Зачем нужен отчет о проделанной работе и как его составить

Отчет о проделанной работе — это рабочий инструмент менеджера. Он позволяет оценить производительность и результативность подчиненных, вносить коррективы в зависимости от полученной информации.

Кому и для чего требуется отчетность о проделанной работе

На предприятиях и в организациях регулярная формализованная рабочая отчетность (РО) занятых является частью управления по задачам с помощью:

  • планов;
  • сообщений о выполненных заданиях;
  • «обратной связи» руководителя, после анализа выполненного.

Цель формирования ежедневного, еженедельного отчета сотрудника о проделанной работе — контроль и оценка эффективности исполнителей. Особые формы применяются при реализации проектов, для нее характерна:

  • многосубъектность исполнителя;
  • отсутствие вертикальной подчиненности внутри организации между руководителем и проектной группой;
  • этапность (не периодичность), соответствующая стадиям реализации проекта.

Ключевые принципы подготовки документов с перечнем выполненных заданий:

  • регулярность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д.);
  • соблюдение времени и даты подачи;
  • детальность;
  • электронный формат для анализа руководителем.

Выгоды от РО для руководителей:

  • прозрачность действий каждого исполнителя по итогам дня, недели, месяца и т. д.;
  • возможность отложенной и дистанционной проверки деятельности;
  • экономия времени как руководителя, так и подчиненного за счет отсутствия многочасовых опросов.

Преимущества для подчиненных:

  • непрерывный процесс получения знаний и опыта от руководителя;
  • развитие профессиональных и личностных умений и навыков;
  • возможность самооценки личной эффективности;
  • понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю.

Форма отчета для удаленного исполнителя

Для этой категории занятых порядок, сроки и содержание РО указывают:

  • в трудовом договоре с дистанционным сотрудником;
  • в допсоглашении о переводе на такой формат занятости.

Шаблон:

Отчет о проделанной работе

__________________________________________________________________

Предоставлен _________________________________________________________

За период с «__» ___________ 20__ года по «__» ___________ 20__ года

На отчетный период передо мной стояли следующие задачи:

Выполнено:

Не удалось выполнить:

План на следующую неделю:

Предложения:

Подпись: _______________ /_______________Периодичность

Интервал формирования РО, форма документа никак не регламентируются законодательно. Периодичность и параметры утверждаются на конкретном предприятии (в организации), иногда фиксируются в ЛНА. Руководитель может обязать сотрудника сообщать о выполнении заданий раз в месяц, в неделю или даже каждый день — это зависит от сложности функционала и решения самого управленца. В документе указывают:

  • Ф.И.О. сотрудника,
  • должность;
  • номер трудового договора;
  • дату составления и период;
  • описание выполненных заданий;
  • результат;
  • время, затраченное на решение задачи (если такую опцию оговорили заранее).

Набор элементов структуры зависит от отчетного периода. РО об офисной или удаленной занятости за день или неделю не обязательно содержит анализ и предложения. В ежемесячном или в годовом формате эти элементы желательно указывать.

Как написать

Пошаговый алгоритм написания отчета о проделанной работе выглядит следующим образом:

Шаг 1. Укажите название выполненной задачи. Например: «Оплатить счет на покупку канцтоваров».

Шаг 2. Опишите результат — «Счет оплачен частично, у продавца не было в наличии двух позиций заказа». Если результат не достигнут, вносится информация, как и когда проблему планируется решить.

Шаг 3. При оформлении документов, файлов или другой информации разумно поставить прямую ссылку на папки или место, где они хранятся.

Шаг 2. Время, затраченное на выполнение задачи, указывается рядом с полученным результатом.

Шаг 3. Рекомендуется завершить оформление отчета о проделанной практической работе за один день, поставив следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Если период — неделя и месяц, отработанное время детализируют — итого за DD.MM.YY:

  1. Отработано в офисе — HH:MM.
  2. Отработано удаленно — HH:MM.
  3. Итого — HH:MM.
  4. Больничный (при наличии) — HH:MM.
  5. Часы за свой счет — HH:MM.

Существуют РО, которые составляются для однотипных функций, исполняемых ежедневно. Они проще, содержат сведения о выполнении и статус задачи. Примером служит образец отчета о проделанной работе за день торгового представителя (мерчандайзера). Вариант используется для контроля курируемых торговых точек.

 образец формы отчета о проделанной работе

Этот пример — образец, как написать отчет о проделанной работе за месяц:

пример отчета о проделанной работе

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных

Adblock
detector