Содержание статьи
Как хранить трудовые книжки в организации — в металлическом сейфе или шкафу, как документацию строгой отчетности.
Кто ответственный за ведение и хранение ТК
Согласно Приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» ответственное лицо за ведение трудовых книжек назначается работодателем.
В крупных организациях это могут быть:
- руководитель отдела кадров;
- ведущий специалист по кадрам;
- специалист по кадрам;
- специалист по персоналу;
- менеджер по персоналу;
- и т.п.
В небольших фирмах данную обязанность часто возлагают на:
- делопроизводителя;
- секретаря;
- офис-менеджера;
- специалиста по документообороту;
- бухгалтера;
- и т.п.
Сотрудник, ответственный за хранение ТК, назначается приказом руководителя (п. 42 приказа Минтруда и соцзащиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н).
Согласно п. 2 приложения № 2 к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя (исключение: работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и где правильно хранить ТК
Пункт 41 приказа Минтруда и соцзащиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н косвенно отвечает, можно ли хранить трудовые книжки в организации, — да. По этому документу бланки, их вкладыши являются документами строгой отчетности, и хранят их в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые позволяют обеспечить их сохранность. В п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) прописаны требования к сейфу для трудовых книжек, работодатель обязан обеспечить их сохранность.
По окончании каждого месяца лицо, ведущее ТК, представляет в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков ТК и вкладышей к ним и о суммах, полученных за оформленные документы и вкладыши в них. Прикладывает приходные ордера кассы компании. Испорченные при заполнении бумаги уничтожаются, для этого составляется акт.
П. 41 Приказа Минтруда и соцзащиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н сообщает, нужно ли хранить трудовую книжку на работе, — бланки, вкладыши хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение ТК, по его заявке.
Обеспечить сохранность документации о профессиональной деятельности руководство компании обязано на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Документ выдается только в день увольнения и еще в некоторых установленных случаях, например, на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти под расписку, или по письменному заявлению одного из родственников высылается по почте (п. 38 приказа Минтруда и соцзащиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н).
Для учета ТК, бланков и вкладышей в нее у работодателей ведется:
- учет бланков ТК и вкладыша в нее;
- учет ТК и вкладышей в них.
Организация самостоятельно разрабатывает журналы по учету бланков ТК и вкладыша в нее и учета движения документов.
Ответственность за неправильное хранение ТК
Государственная инспекция труда может выписать штраф за хранение трудовой книжки у работодателя, если организация хранит их с нарушениями. Наказание выписывается согласно п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права». Это штрафы в размере:
- 1000–5000 руб. — на должностное лицо;
- 1000–5000 руб. — на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юрлица;
- 30 000–50 000 руб. — на юрлица.
По действующему законодательству хранение трудовой книжки у работника не допускается. Забрать ее из организации домой сотрудник может, если подаст заявление работодателю о предоставлении ему сведений о профессиональной деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (при переходе на электронную ТК).
Об авторе
- С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста по документообороту в коммерческой организации, которая занимается производством и продажей упаковки.
На практике инспекция труда не всегда сразу выписывает штраф за неправильное ведение трудовых книжек, многие инспекторы сначала выдают предписание по устранению недочетов, но невыполнение требований уже влечет за собой наложение строгих санкций.