Сроки хранения журналов по охране труда

Сроки хранения журналов по охране труда — от 5 до 45 лет. Это регламентировано Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Кто утверждает сроки хранения

Перечень документации, созданной в процессе деятельности компании, с указанием, сколько ее хранят, утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В нем прописаны и сроки хранения документов по охране труда — в разделе 7.3 указанного приказа (пункт 423).

Где надо хранить документацию по охране труда

Бумаги, образующиеся в процессе деятельности компании, как правило, хранят в архиве организации, который создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов, их подготовку к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация (Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42). Компания создает положение об архиве, в котором прописывает основные цели, задачи, функции архива. При создании архива в организации можно ориентироваться на правила от 02.03.2020 № 24, утвержденные Федеральным архивным агентством. Согласно документу, архивное помещение должно:

• быть отделено от других помещений огнеупорными стенами и перекрытиями;
• быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений;
• быть гидроизолировано;
• иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;
• иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Архив организации оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами и специальным оборудованием.

Если сроки хранения документов по ОТ установлены на законодательном уровне, то состояние этой документации оценивает экспертно-проверочная комиссия организации (ЭПК). Ее состав утверждается приказом руководителя компании.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Первичный инструктаж по ОТ на рабочем месте проводится на основании п. 2.1.4 Постановления Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 (утратит силу на основании Приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 769н с 01.09.2022). Вводный инструктаж проводится на основании п. 2.1.2 этого же документа. Проведение инструктажей фиксируется в журналах, которые необходимо хранить в организации определенное количество лет.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 регламентирован срок хранения журналов инструктажей по охране труда, он составляет от 5 до 45 лет. В подпункте «а» пункта 423 приказа прописан срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте, он составляет 45 лет.

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий необходимо хранить 45 лет согласно пункту 424 приказа Росархива.

Столько же времени составляет и срок хранения журнала вводного инструктажа по охране (п. 423а).

Сроки хранения иных документов по охране труда

Сколько хранить документацию по ОТ, прописано в разделе 7.3 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения инструкций по охране труда и другой документации составляет от 5 до 45 лет. Но может составлять и 75 лет (п. 407, 419 настоящего приказа).

Перечень документации по ОТ с периодами хранения, согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236:

Наименование документа	Срок хранения (лет)	Примечание	Пункт перечня
Отчеты по проведению СОУТ и другая документация к спецоценке:		(1) При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет	407
а) по месту проведения	45 (1)		407а
б) в других организациях	5		407б
Сертификаты соответствия работ по ОТ (сертификаты безопасности)	5 (1)	(1) После истечения срока действия сертификата	408
Бумаги о состоянии и мерах по улучшению ОТ	5		409
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:			410
а) по месту утверждения	Постоянно		410а
б) в других организациях	До замены новыми		410б
Списки вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медосмотры (обследования):			411
а) по месту утверждения	Постоянно		411а
б) в других организациях	До замены новыми		411б
Документы о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:			412
а) по месту утверждения	Постоянно		412а
б) в других организациях	До замены новыми		412б
Заключения психофизиологических обследований работников	50/75		413
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда	50/75		414
Наряды-допуски на производство работ	1 г.(1) (2)	(1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет	415
Журнал учета выдачи нарядов-допусков	1 год (1) (2)	(1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет	416
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:			417
а) по месту утверждения	Постоянно		417а
б) в других организациях	До замены новыми		417б
Документация о причинах заболеваемости работников компании	5 (ЭПК)		418
Документация о расследовании и учете профзаболеваний	50/75		419
Договоры ДМС сотрудников от несчастных случаев и профзаболеваний	5 (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору	420
Документация об обучении сотрудников по ОТ	5		421
Протоколы результатов обучения по ОТ	5		422
Журналы, книги учета:			423
а) инструктажа по ОТ (вводного и на рабочем месте)	45		423а
б) профилактических работ по ОТ, проверки знаний по ОТ	5		423б
Книги, журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учета аварий	45		424
Документация о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:		(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно	425
а) по месту составления;	45 (1)		425а
б) в других организациях	5		425б
Нормы обеспечения СИЗ и СОС, молоком и лечебно-профилактическим питанием:		(1) После замены новыми	426
а) по месту утверждения	Постоянно		426а
б) в других организациях	3 г. (1)		426б
Документация об обеспечении рабочих и служащих СИЗ, СОС, молоком, лечебно-профилактическим питанием	3 г.(1)	(1) При отсутствии других бумаг о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет	427
Ведомости на выдачу СИЗ, СОС, молока и лечебно-профилактического питания	1 г.		428
Документация о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств	5 (ЭПК)		429
Переписка по вопросам ОТ	5		430

Документация по аттестации рабочих мест

П. 407 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 определяет срок хранения документов по аттестации рабочих мест и специальной оценке труда, он составляет от 50 до 75 лет. Документы тех сфер деятельности, где предусмотрены вредные и опасные условия труда, хранят дольше (п. 407 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Удостоверения по охране труда

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 допускает, что организация вправе ставить отметку «ЭПК» к срокам хранения отдельных видов документов. Это означает, что указанные документы вправе отбирать на постоянное сохранение по результатам экспертизы их ценности. Таким образом, компания вправе самостоятельно определить, как ей организовать хранение удостоверений по охране труда.

Новые штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 237 указано, что организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, обязаны соблюдать срок хранения журналов по технике безопасности и других бумаг согласно перечню. Уничтожать документацию раньше времени запрещено. Если работодатель не соблюдает срок архивного хранения журналов инструктажей и других бумаг, то он понесет ответственность, предусмотренную законодательством РФ. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, нарушение правил сохранности, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – 3000-5000 руб.;
• на юрлиц – 5000-10 000 руб.