Как составлять договор аутсорсинга на оказание услуг

Конкуренция – фактор, развивающий рынок. В современных условиях постоянной борьбы, добиться успеха получается только у тех бизнесменов, которые способны максимально оптимизировать расходы своих предприятий, не нанеся при этом ущерба производству или репутации. Одним из методов сокращения дополнительных затрат служит сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями.

Например, когда в компании содержится собственный штат бухгалтеров – это дорого и хлопотно: каждому из них нужно выплачивать регулярную зарплату, обеспечить место, постоянно менять оборудование, следить за уровнем квалификации, выплачивать налоги. Потому часто для ведения бухгалтерских бумаг выгоднее обратиться к специализированной компании, предлагающей свои услуги для рынка.

Что это за документ

Подобный договор подразумевает передачу каких-либо обязанностей в компанию, которая специализируется на таких услугах. Это делается для экономии средств предприятия, исключения необходимости содержать собственный штат работников.

В нашей стране это сравнительно новое явление, хотя оно уже и успело получить широкое распространение. Путем передачи ряда неосновных занятий фирмы другим людям, профессионально на этом специализирующимся, можно получить немало преимуществ:

• сокращение непроизводственных расходов;
• экономия ресурсов, времени (бывает сложно найти, обучить и правильно оформить новых сотрудников, не допустив ошибок).

Направив дополнительные функции на реализацию в стороннюю компанию, фирма может рассчитывать на корректное и своевременное выполнение задания. Суть в том, что аутсорсеры – это в большинстве своем профессионалы, имеющие собственное рабочее место и программное оборудование, а также профессионалы имеют высокую квалификацию. Управляющие аутсорсинговой компанией заинтересованы в том, чтобы поднимать профессиональный уровень своих сотрудников.

Принцип аутсорсинга прост – человек числится в штате одной компании-аутсорсера, которая получает задание от предприятия–заказчика. Работая на одну фирму, он одновременно помогает другой, подчиняясь при этом своему начальству. В итоге, его функции в какой-то степени контролируются двумя сторонами – клиентом и работодателем.

Законодательство не регламентирует четкий список правил, которые бы указывал на диапазон услуг, разрешенных для выполнения по договору аутусорсинга. Обычно к ним относятся типы работ вроде программирования, разработки дизайна, разные услуги ИТ характера, бухгалтерский учет, уборка и охрана помещений, организация переговоров, встреч, мероприятий и питания. Это помогает сосредоточить все силы компании на ее основной задаче, не заставляя руководство контролировать незначительные вспомогательные процессы.

Одни предприниматели без проблем передает свою бухгалтерию в руки чужих сотрудников, другие слишком недоверчивы и пока не готовы на такой шаг, ведь не каждый бизнесмен хочет работать открыто и полностью отразить все сведения по денежным потокам компанию. Выбор слишком индивидуален и зависит от репутации аутсорсера и доверия к этой организации.

Допустимые виды оказываемых услуг по законодательству

Существует немало видов деятельности, передаваемых компаниями на аутсорсинг – это все функции, которые не являются для организации основными. К ним чаще всего относятся:

• бухгалтерия – передача составления бухгалтерской документации другой компании является самым популярным видом услуг в аутсорсинге. В этом направлении выделяется несколько ветвей: составление бумажной отчетности, полное обслуживание с ведением/без ведения счета. Особо востребована эта услуга у малых компаний. Их штата сам по себе не слишком большой, чтобы держать бухгалтеров, а руководитель самостоятельно не может подготовить отчетность, это занимает немало времени и сил;
• IT-индустрия. Опять же, все дело в элементарной экономии. Невыгодно нанимать отдельного работника для содержания офисного оборудования, разработки сайтов или установки дополнительного обеспечения. Для подобных нужд используют услуги аутсорсинга;
• юридическая помощь. Профессиональные юристы могут работать на заказчика, сопровождая его во всех юридических делах, связанных с налоговыми и административными конфликтами, договоренностями с контрагентами. В большинстве малых предприятий работы для юриста практически нет, потому платить полноценную зарплату такому сотруднику бессмысленно, гораздо проще на время нанять специалиста;
• логистические услуги – это сфера связана с обеспечением предприятия, выполнения функции перевозки. Это необходимо, если предприятию иногда требуется перевезти груз, а покупка собственного транспорта и наем водителей невыгоден.

Обращаться к аутсорсерам выгодно в ситуации, когда штат компании небольшой, а также когда обороты не позволяют содержать в штате непрофильных специалистов. Например, если услуги бухгалтера или системного администратора нужны не каждый день, то выгодней заключить договор с аутсорсингово компанией, которая возьмет на себя эти услуги.

Общие положения договора

Начнем с того, что законодательство не предусматривает особых мер регулирования аутсорсинговых услуг. Соглашение – единственный документ, контролирующий сделку.

Все договоры, согласно существующей сегодня юридической практике, должны содержать в себе следующие моменты:

• условия выполнения соглашения для обеих сторон;
• максимально детализированное описание, оказываемых услуг;
• должен содержать подписи должностных лиц, имеющих на то право (руководитель, заместитель директора и др.);
• выполняемые операции должны быть зафиксированы, чтобы исключить недопонимания.

Образец документа

Договор содержит следующие разделы:

1. Вступление, в котором прописываются названия компаний, имена лиц, подписывающих соглашение, и основание, на которых они это делают.
2. Предмет договора – в этой части перечисляются услуги, которые передаются в работу аутсорсинговой фирме.
3. Объем и стоимость работы. Этот раздел требует особого внимания. Очень важно оговорить, какие конкретно функции и в каком объеме передаются аутсорсеру, какую оплату он за это получит.
4. Права и обязательства сторон.
5. Порядок контроля проделанной работы.
6. Ответственность компаний – в разделе указывается ответственность за игнорирование сроков сдачи работы или передачи услуги неприемлемого качества, описывается точный размер штрафных санкций и неустоек.
7. Разрешение возможного конфликта – пункт содержит информацию о досудебном порядке урегулирования споров, описывает, в какой инстанции будет рассматриваться процесс, если к консенсусу прийти не удастся.
8. Сроки – речь идет о сроках действий соглашения. Обычно оно заключается на 12 месяцев с возможностью продления.
9. Порядок корректировки или расторжения контракта. Речь идет о процессе внесения дополнительных условий, услуг или требований, а также о разрыве отношений.
10. Другие условия – тут оговариваются все прочие моменты, которые компании посчитали значимыми.
11. Реквизиты, печати фирм и подписи должностных лиц.

[docs]

Рекомендации по подписанию. На что обратить внимание

Первое, на что следует обратить внимание – конфиденциальность. Это соблюдение служебной и коммерческой тайны, а также анонимность всех причастных сотрудников, которые станут известны аутсорсеру. В этом вопросе большое значение имеет выбор хорошей компании-партнера и отражение в соглашении соответствующих условий.

Договор на услуги должен включать в себя ряд требования, связанных с квалификаций профессионального опыта сотрудников аутсорсера, которых он намерен привлечь к решению задач заказчика. Это действительно необходимо, если заключается контракт на предоставление рабочей силы, в том числе при предоставлении людей из ближнего зарубежья.

Рекомендуется, чтобы сократить налоговые риски, в состав документа о предоставлении услуг включить все надлежащие требования о страховании рисков, предусмотренные законодательством. Речь идет о предмете договора, порядке предоставлении услуг, сроков и прочего. Причем все пункты должны быть сформулированы максимально конкретно, без неточностей, потому как это может стать спорным моментов в судебном разбирательстве. В тексте документа нужно использовать терминологию Налогового Кодекса.

Состав соглашения обязательно предусматривает корректное документальное оформление всех услуг, о которых пойдет речь: счета-фактуры, рабочие акты и подписи. Особое внимание уделяется ответственности за качество сданной работы и соблюдение всех сроков.

Видео содержит интересную и полезную информацию о том, что такое аутсорсинг и как эффективно использовать данный инструмент ведения бизнеса.