Как составить положение о договорной работе

Положение о договорной работе — это документ, который регламентирует порядок разработки, согласования и подписания контрактов, их систематизацию и хранение.

Зачем нужно положение о договорной работе

Подписание сделки — сложная процедура, которая требует слаженного взаимодействия подразделений организации:

• проверка юридическим отделом;
• согласование бухгалтером;
• утверждение профильным подразделением — инженерами, отделом закупок и пр.;
• подписание руководителем;
• передача на подпись контрагенту;
• получение подписанного экземпляра.

Чтобы координировать взаимодействие служб, разрабатывают положение о ведении договорной работы, в котором регламентируют этапы утверждения сделки и определяют лиц, ответственных за выполнение. В нем утверждают обязательные пункты контрактов, порядок их изменения.

Единые правила по процессу взаимодействия с контрактами позволят выработать единообразную практику на предприятии. При слаженном взаимодействии подразделений организации понижается риск ошибок и неблагоприятных последствий.

Кто составляет положение

Разработку документа поручают юристу. При согласовании проекта положение о договорной работе в бюджетном учреждении необходимо обсудить со всеми службами и подразделениями, которые участвуют в процессе подписания контракта.

Если на предприятии ведут электронный учет документации, проект необходимо согласовать со специалистом, обслуживающим программу документооборота.

После того как проект регламента готов и согласован, его передают на утверждение руководителю организации. Если регламент подписан, готовят приказ о его утверждении.

Что включить в положение о договорной работе на предприятии

Единая форма документа законом не утверждена, его разрабатывают в свободной форме с учетом правил локальных нормативных актов в организации.

Разрабатывая регламент, необходимо указать конкретно, в соответствии с какими документами РФ разработано данное положение о договорной работе, обычно за основу берут:

• Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71;
• Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
• Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами, утвержденные ФНС России 17.06.2021.

Данные нормативные акты содержат алгоритмы согласования контрактов и их электронного оборота.

В регламент включают:

• порядок регистрации поступившего контракта;
• порядок разработки текстов сделок;
• процесс согласования с подразделениями предприятия;
• порядок передачи документа на подпись руководителю;
• правила хранения и учета контрактов;
• правила взаимодействия с подписанным контрактом;
• ответственность за нарушение регламента.

Обратите внимание, что положения о договорной ответственности должны быть определенными и соответствовать нормам ТК РФ.

Титульный лист оформляют так:

_____________________________________________________ (полное фирменное наименование юридического лица) ________________________________________________ (место нахождения юридического лица) УТВЕРЖДЕНО Приказом от «___»________ ____ г. № ___ _______________________________________ (наименование должности руководителя) _______________________________________ (Ф.И.О., подпись) ______________ (наименование документа) в __________________________________________ (наименование юридического лица)

Пример положения:

Как утвердить регламент и ознакомить с ним

Готовый регламент утверждают приказом руководителя.

После того как положение о договорной работе в государственных автономных учреждениях подписано руководителем, необходимо ознакомить с регламентом лиц, ответственных за взаимодействие с контрактами.

Сотрудников знакомят с регламентом письменно. Для этого оформляют лист ознакомления, в котором сотрудник указывает дату, Ф.И.О. и ставит подпись.

Если редакция меняется, с новым документом необходимо ознакомить сотрудников.