Содержание статьи
Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.
Офис – менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.
Основной регулятивный функционал
Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство. Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет. Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты. Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.
Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:
- Входящая документация распределяется этим специалистом.
- Изучение корреспонденции.
- Координация деятельности нижестоящего персонала.
- Ведение протоколов на заседаниях.
- Организация приема посетителей.
- Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
- Естественно, владение оргтехникой.
- Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
- Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
- Контролирует технические службы.
Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.
Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер
Общие положения дают нам информацию о классификации и специфике, здесь отображается информация, кто принимает на работу этого сотрудника, кому он подчиняется, что у него за категория. Утверждение должностной инструкции производится Генеральным директором. Изучать ее нужно до того, как заключается договор о трудоустройстве, чтобы потом не было ненужных казусов.
Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:
- Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
- Непосредственное подчинение Генеральному директору.
- Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
- Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
- Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
- Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.
Офис-менедже обязан знать:
- задачи и функции компании
- свои права и обязанности
- штатно-организационную структуру компании
Должностные обязанности и задачи.
Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса. Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность. В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.
Таким образом, его основные задачи и обязанности:
- Контроль за документооборотом
- Печать документов
- Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
- Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
- Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
- Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
- Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
- Встреча посетителей.
- Выполнение поручений руководителя.
- Отправка почты.
- Подготвка и организация командиовок руководителя.
- Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.
В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.
Требования к специалисту
Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:
- Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
- Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
- Хорошее знание оргтехники;
- Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
- Грамотное ведение переговоров по телефону;
- Этика делового общения.
Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.
- Пунктуальность.
Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера. Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация. Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.
- Хозяйственность.
Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться. Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.
- Грамотность.
Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.
- Коммуникабельность.
Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера. Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом. Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.
- Позитивность.
Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие. Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс. Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.
[docs]
Права
У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать. Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы. Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:
- Этот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
- Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
- Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
- Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
- Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.
Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.
Ответственность
При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.
Офис – менеджер привлекается к ответственности при:
- При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
- При несоблюдении субординации в компании.
- При использовании информации, которая является коммерческой.
- При превышении прав, установленных руководителем компании.
- При отсутствии должной подготовки документов.
Плюсы и минусы работы
В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе. Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой. Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он. Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста. Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.
Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности. Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.
Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.12.08Инструкции для ИПКак ИП перейти с УСН на патент
- 2020.09.09В помощь каждомуКак подготовиться ко второй волне коронавируса
- 2020.09.08Договорные отношенияЗаключение договора в электронном виде: а так можно?
- 2020.07.29Инструкции для ИПКак ИП без работников заполнить заявление и получить субсидию