Содержание статьи
В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.
Обязанности и задачи
Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:
- систематизация и отбор документации;
- принятие и обработка документов на хранение;
- составление справок на документы;
- передача документов в хранилище государственных органов;
- ведение делопроизводства организации;
- хранение документов до истечения их срока;
- контроль над использованием архивных материалов;
- составление и наполнение базы данных документации;
- учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
- размещение дел;
- контроль над состоянием документации;
- восстановление утраченных документов.
К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:
- участие в проведении экспертиз;
- соблюдение правил пожарной безопасности;
- выдача копий документов по поступающим запросам.
Основные положения инструкции
Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.
Архивист должен знать:
- положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
- структуру организации;
- порядок принятия и передачи документов на хранение;
- правила пользования документами;
- систему делопроизводства;
- нормативно-правовые акты об архивном деле;
- правила трудового распорядка;
- правила пользования техническими средствами;
- правила составления отчетов;
- трудовое законодательство;
- порядок составление актов уничтожения документации;
- правила составления описи;
- правила пожарной безопасности.
Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.
К ним относятся:
- ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
- запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
- запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
- сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
- представление интересов компании;
- не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
- подписание документации в пределах своих обязанностей;
- поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.
За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.
Ответственность может наступить за:
- некачественное исполнение своих обязанностей;
- разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
- разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
- нарушение внутреннего распорядка организации;
- нарушение делового этикета;
- разглашение конфиденциальной информации;
- нанесение предприятию ущерба;
- нарушение пожарной безопасности;
- направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
- нарушений положений и инструкций предприятия.
Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:
- соблюдение дисциплины на предприятии;
- качественное исполнение своей работы;
- своевременное исполнение обязанностей.
Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.
[docs]
Требования к архивариусу. Что он должен знать?
Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:
- быть внимательным и педантичным;
- обладать усидчивостью и терпеливостью;
- быть ответственным и организованным;
- обладать дисциплинированностью и спокойствием;
- быть аккуратным и сосредоточенным;
- обладать тонкой ручной моторикой;
- обладать хорошими знаниями русского языка;
- иметь способность анализировать информацию.
И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.
Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:
- умение работать с организационной техникой;
- знание основ работы на компьютере;
- письменная и устная грамотная речь;
- знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
- умение работать с огромным потоком информации;
- опыт работы;
- в некоторых случаях возрастной ценз.
Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.
У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:
- болезни опорно-двигательного аппарата;
- нарушение зрения;
- нервные и психические заболевания;
- аллергия на пыль;
- наркотическая и алкогольная зависимость;
- заболевания слухового аппарата;
- заболевания, связанные с речью;
- потери сознания;
- эпилептические припадки;
- заболевания кожных покровов;
- судороги;
- нарушение координации движений;
- инфекционные болезни.
В каких компаниях нужен такой сотрудник
В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.
В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.
Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.
Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.
Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.12.08Инструкции для ИПКак ИП перейти с УСН на патент
- 2020.09.09В помощь каждомуКак подготовиться ко второй волне коронавируса
- 2020.09.08Договорные отношенияЗаключение договора в электронном виде: а так можно?
- 2020.07.29Инструкции для ИПКак ИП без работников заполнить заявление и получить субсидию