Правила и особенности выдачи трудовой при увольнении

Прекращение трудовых отношений – ёмкая процедура. Она требует чёткого соблюдения правил Трудового Кодекса, а особенно – сроков выдачи трудовой книжки. Как оформляется выдача документа? В течение какого времени работодатель обязан его вернуть, и какова ответственность за несвоевременные действия? Расскажем в статье.

Как уволить работника правильно

Чаще всего работники, которые хотят уволиться, пишут заявление по собственному желанию самостоятельно, ввиду простоты оформления такого вида увольнения. Согласно ст. 77 Трудового Кодекса РФ причины прекратить действие договора с работником могут быть следующими:

• обоюдное согласие сторон;
• инициатива работодателя;
• инициатива сотрудника:
• желание сменить рабочее место;
• перевод;
• изменение структуры организации, переподчинение фирмы и др.;
• внесение изменений в условия договора;
• медицинские противопоказания;
• нарушение правил оформления трудовых отношений;
• истечение срока трудового договора, когда ни сотрудник, ни работодатель не изъявил желание продлить его.

Основанием для увольнения является приказ. Сотрудник должен быть уведомлен об этом и дать своё согласие, поставив подпись. В случае отказа работника или отсутствия возможности его уведомить, на документе проставляется соответствующая метка. Также рекомендуется составить акт, в котором указать причины отказа.

Сотрудник вправе потребовать копию документа, заверенную работодателем.

Последним рабочим днём будет считаться дата, когда работник выполнял возложенные на него функции.

В какой срок должны выдать трудовую и произвести расчет

Как гласят статьи 80 и 84.1, выдать трудовую необходимо в последний день трудовых отношений. Даже если сотрудник имеет задолженность перед организацией за порчу имущества или не выполнил обязанности перед фирмой – не передал дела, не сдал обходной лист, руководитель или кадровый работник обязаны вернуть его трудовую в последний рабочий день.

Помимо этого, требуется представить остальные документы, в том числе их заверенные копии, закрыть трудовую карточку и рассчитаться с сотрудником.

Если увольняемый уходит в отпуск, то завершить все процедуры и выдать документы работодатель обязан в последний день перед ним.

В случае, если сотрудник в последний день на рабочее место не явился, на уведомление не отреагировал и отправить трудовую по почте не разрешил, документ не уничтожается. Работодатель обязан его сохранить и по личному письменному заявлению возвратить сотруднику в течение трёх рабочих дней. Трудовая книжка хранится до востребования.

Первым этапом в оформления процесса увольнения работника будет составление им заявления. После этого начинается двухнедельный срок, в течение которого сотрудник должен выполнять свои обязанности. В статье 80 Кодекса он называется «сроком предупреждения» работодателя о желании расторгнуть трудовой договор.

В течение этого времени начальник имеет право пригласить на должность нового кандидата. Однако и сотрудник имеет право в течение двух недель отозвать заявление. И потенциальный новый работник не будет иметь преимущества перед действующим работником фирмы.

Допускается сокращение «срока предупреждения». К таким случаям, на основании статьи 80, относятся:

• поступление в ВУЗ или среднее учебное заведение;
• выход на пенсию и др.

Как и кто может получить книгу?

Согласно законодательству книга должна быть отдана лично сотруднику. Но в некоторых ситуациях обстоятельства складываются так, что это сделать невозможно. В таких случаях законодательно продуман алгоритм действий, чтобы защитить работодателя от нарушений.

Особенности личной выдачи

В последний рабочий день, при получении трудовой, сотрудник ставит подпись в личной карточке. Если выдать трудовую лично нет возможности, работодатель имеет право направить сотруднику уведомление явиться и забрать книжку или отправить документ по почте. При этом рекомендуется разработать акт, в котором следует указать причины таких действий.

Также, если день расторжения отношений, по причине прогула сотрудника, не совпадает с днём увольнения, работодатель не несёт ответственности за задержки в выдаче документов.

Подобная ситуация с беременными женщинами. В соответствии со статьёй 261 сотрудница, договор с которой был продлён по причине беременности и до срока ее окончания, обязана каждые 3 месяца подтверждать свое положение справкой. При отсутствии документа, договор может быть расторгнут, но ответственность за несвоевременную выдачу трудовой работодатель нести не будет.

Если же сотрудник выразил желание получить документ, то закон устанавливает трехдневный срок, в течение которого начальник должен выдать трудовую работнику. Основанием будет являться его письменное заявление.

Ещё одной разновидностью личного получения книжки является передача документа доверенному лицу. Официальным основанием для этого станет нотариально оформленная доверенность. Лицо, которому были делегированы полномочия получить трудовую, должен составить расписку. Кадровик, в свою очередь, поставить отметку, что книжка была выдана не лично, а по доверенности.

Однако прямая ссылка в Трудовом кодексе на возможность получения документа через представителя отсутствует. Данные отношения регламентированы Гражданским кодексом, а именно статьёй 185. Поэтому работодатель вправе отказаться от подобного предложения. В таком случае получить документ без личного визита можно с помощью почты.

Отправка почтой

Используется, если возможность забрать трудовую лично отсутствует. К примеру, сотрудник вообще не появляется на рабочем месте – прогуливает, или не может посетить отдел кадров по личным причинам.

Если было принято решение вернуть документы по почте, работодатель освобождается от ответственности за задержку его возврата. Однако сделать это можно только с письменного согласия владельца трудовой. А попытки получить разрешение должны быть предприняты заранее.

Выдача родственникам

Единственной причиной, на основании которой могут выдать документ родственникам, является смерть сотрудника. Этот факт должен быть документально подтвержден.

В данном случае все отметки в документах проставляют родственники умершего. Все бумаги также выдаются им лично.

Допускается использование почты, если лично прийти за трудовой и другими документами указанные лица не имеют возможности. Принцип тот же – получение письменного разрешения на отправку по почте.

Что делать, если работник не получил трудовую в последний день

Не выдача документа в срок является административным правонарушением со стороны работодателя. Как гласит статья 352 ТК РФ, в таком случае защищать свои права может работник самостоятельно, через профсоюзные организации, трудовую инспекцию или суд. Также, органом, который поможет в решении Трудового спора может выступить районная прокуратура.

Единственное, исковое заявление в суд должно быть направлено не позже трёх месяцев, с момента последнего рабочего дня и даты, когда трудовая должна была быть выдана.

Ответственность при задержке в выдаче

За неправомерные действия по отношению к сотруднику законодательством предусмотрены административные штрафы. Ведь задерживая документ, он лишает его конституционных гарантий – права на труд.

Размер штрафа зависит от вида организации:

• для ИП и должностных лиц – от 1 до 5 тысяч;
• для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч.

Также возможно ограничение наказания в виде штрафа. Однако если лицо повторно совершает правонарушение, размер ответственности увеличивается:

• для ИП и должностных лиц – от 10 до 20 тысяч. При этом в отношении должностных лиц ещё допускается применять дисквалификацию;
• для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч.

В дополнение к этому, работодатель обязан выплатить средний заработок за каждый день задержки трудовой. Причем, законодательно не установлен предельный срок возмещения ущерба. Основанием для выплаты станет решение суда.

Данное видео содержит полезную информацию об увольнении сотрудника и выдачи ему трудовой книги.