Содержание статьи
Заявление на выдачу документов, связанных с работой, — это письменное требование, на основании которого работодатель обязан предоставить работнику запрошенный перечень документации.
Надо ли писать заявление
Случаются ситуации, когда необходимо получить копии трудовых документов от действующего или бывшего работодателя. Закон позволяет направить обращение и регламентирует процесс.
Порядок выдачи оригиналов и копий документов относительно трудовых отношений, в том числе по ГПХ, закреплен ст. 62 ТК РФ. Для получения документации необходимо написать заявление о выдаче документов, связанных с работой, указав перечень необходимых бумаг. Указывать причину запроса не требуется. Если организация потребует указания причины обращения и без обоснования откажется предоставить копии, ее действия неправомерны. В таком случае вы вправе обратиться в трудовую инспекцию или в суд.
Письменный запрос требуется не всегда: в некоторых организациях достаточно устной просьбы. Если просьбу не выполнили, подавайте ее в письменной форме.
Какие документы можно запросить у работодателя
Включить в заявление-запрос о выдаче документов, связанных с работой, допустимо (ст. 62 ТК РФ):
- трудовую книжку или ее копию;
- копии приказов о приеме, увольнении, переводе;
- копии приказов о возложении обязанностей;
- выписку из трудовой книжки;
- справку о зарплате;
- копию трудового договора;
- характеристику и пр.
Приведенный перечень не является исчерпывающим, работник вправе запросить любой документ, связанный с его трудовой деятельностью.
Оригиналы или заверенные копии запрашивают для подтверждения стажа и квалификации, для судебных разбирательств. Оригинал трудовой книжки запрашивают для предоставления в Пенсионный фонд.
Как написать заявление
Законом не утверждена единая форма заявления на предоставление характеристики и иных бумаг, обращение пишут в свободной форме.
Организация вправе локальным нормативным актом утвердить единый шаблон, в таком случае заявление на истребование документов у работодателя составляют по образцу организации.
Для обращения используют лист формата А4. Запрос составляют от руки или печатают на компьютере. В шаблон вписывают вручную недостающие данные. Рукописный вариант должен быть написан разборчивым почерком.
Вот алгоритм, как правильно составить заявление на предоставление справки и прочих бумаг:
- Заполните шапку: укажите наименование организации, Ф.И.О., должность и номер телефона работника.
- Укажите вашу просьбу к организации.
- Укажите перечень требуемой документации.
- Сообщите, как вы получите документацию: заберете лично или необходимо отправить почтой по указанному адресу.
- Поставьте дату и подпись.
- Зарегистрируйте обращение у работодателя — попросите поставить входящий номер или отметку о получении.
- Копию запроса с отметкой или второй экземпляр возьмите себе.
Вот стандартный шаблон:
|
Руководителю _______________________________ (наименование организации) ____________________________________________ (Ф.И.О. руководителя) от _________________________________________ (должность, Ф.И.О. работника) адрес: ____________________________________, телефон: __________________________________, адрес электронной почты: ___________________ _____________________________ В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии:
А также:
«___»__________ ____ г.
Работник:
_____________ (подпись) / ________________________________ (Ф.И.О.) |
Пример заполнения:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, может ли лицо, выполнявшее работы для организации по договору подряда, требовать от нее предоставления справки 2-НДФЛ, и если вправе, то в течение какого срока организация должна предоставить эту справку. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и в какие сроки подать запрос
Подайте заявление на выдачу документов, связанных с работой по договору ГПХ, по трудовому договору, лично или направьте почтой с описью вложения и уведомлением. Если в трудовом договоре указан адрес электронной почты работодателя и предусмотрен способ обмена электронными сообщениями, направьте запрос электронно.
Сроки для направления обращений законом не установлены, работник вправе обратиться к работодателю в любое время. Для бывших работников необходимо учитывать предельные сроки хранения документации, установленные разд. 8 перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, разд. 4 инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Что делать, если работодатель игнорирует обращение
Для ответа на запрос у работодателя есть три рабочих дня (ст. 61 ТК РФ). Если ответа на обращение не поступило, работник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд с исковым заявлением.
Доказательством невыполнения требований о предоставлении бумаг является заявление с отметкой о получении, опись почтового вложения или данные электронной почты об отправке.
Имейте в виду, что в случае направления ответа почтой срок в три рабочих дня считают по дате отправки письма. В таком случае бумаги вы получите позднее, а законный срок не является нарушенным.
Об авторе
- В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела.
У нас в организации документы выдают по устной просьбе. Очень редко пишут заявление о выдаче документа, так как предприятие маленькое. Я думаю, заявление целесообразно писать, если необходимо получить оригинал трудовой книжки — ее выдают на время. На крупных предприятиях с большой численностью персонала также нужно заявление. Как часто работники обращаются к вам за копиями?