Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
2. Контролировать их обновление.
3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления  сотрудников,  учету и хранению оригиналов и копий.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления  работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

1. Титульный лист.
2. Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
3. Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
4. Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

1. Название журнала.
2. Наименование организации.
3. Дата начала и окончания ведения.
4. При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

• общее количество листов;
• название должности заверяющего;
• ФИО заверяющего;
• подпись;
• дата;
• место для печати.

Страница об ответственных за ведение

Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.

Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.

Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.

Примерная форма первого листа может быть такой:

Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения		ФИО ответственного	Должность ответственного	Основание назначения (приказ, распоряжение)	Подпись ответственного
Начало	Окончание
01.03.2014	15.12.1017	Иванова П.И.	Начальник отдела кадров	Приказ№ 8 от 01.03.2014г.	Иванова

[docs]

Структура листа учета ДИ

В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу. Состав ее полей определяется каждой организацией самостоятельно.

Регистрационная таблица может включать в себя следующие графы:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата утверждения ДИ.
3. Дата введения в действие.
4. Основание для введения в действие (если этого требует внутренние положения по документообороту).
5. Название должности, для которой разработана ДИ.
6. Название подразделения, в состав которого включена должность.
7. Если были изменения, то номер раздела, в который изменения вносились.
8. Дата внесения изменений.
9. Место хранения оригинала.
10. Место хранения копии.

Если в журнале отсутствует лист с закреплением ответственных за его ведение, то необходимо добавить поля с ФИО и личной подписью ответственного.

Как регистрировать инструкции

Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.

Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях организации по документообороту.

Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.

Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания  документа о ее введении в работу.

Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.

Записи ведутся в хронологическом порядке.

Журнал ознакомления с ДИ

Этот журнал имеет схожую структуру разделов с предыдущим. Меняется сама регистрационная таблица, в которой состав полей отвечает основной задаче  – зафиксировать ознакомление сотрудника со своими обязанностями. Итоговый вид зависит от принятого в организации порядка ознакомления работников с внутренней документацией и локальными актами.

В состав граф регистрационной таблицы может быть включена следующая информация:

1. Порядковый номер записи.
2. ФИО работника.
3. Должность.
4. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
5. Название должностной инструкции.
6. Дата ознакомления.
7. Личная подпись работника.

В некоторых компаниях ведется один журнал регистрации ДИ, в котором делается отметка об ознакомлении с ней сотрудника.

Данное видео поможет вам быстро и правильно разработать должностные инструкции.