Как руководителю правильно ставить задачи

Содержание статьи

Если задача не записана, ее не существует
Принцип SMART
Определить ответственного
Держать все в одном месте
Практика инбокса

У компаний, которые стремятся систематизировать свою работу, часто, возникает одна и та же проблема: они просто неправильно называют задачи.

Например, «Конференция»: когда мы видим такую задачу в общем списке, она может трактоваться несколькими способами, и нашему мозгу нужно приложить усилия, чтобы понять ее значение.

Бессознательно мы выбираем из списка более понятные задачи или те, которые уже выполняли многократно. Поэтому новая и важная задача, которая нуждается в значительных ментальных усилиях, будет отложена с большой вероятностью в интересах знакомых, но неважных. А когда задача связана с чем-то новым, с потенциальным хаосом, а его название непонятно, вероятнее всего, она никогда не будет выполнена.

Поэтому первое правило – назвать задачу так, чтобы четко было понятно, что делать и какой шаг выполнить первым.

Название должно начинаться с глагола. Например, «Подобрать место для конференции и связаться с партнерами».

Если задача не записана, ее не существует

Нужно избегать постановки задания в устной форме, поскольку так появляется сразу два слабых звена: автор и исполнитель. Вероятнее всего, такая задача будет потеряна или забыта, особенно если их множество. Если же задание все-таки было поставлено устно, хорошей практикой будет сразу же прописать follow-up в письме, чтобы договоренность была зафиксирована.

Каждый раз, когда в компании внедряется новый инструмент, у работников из-за непонимания задачи возникает сопротивление, поэтому четкая формулировка задач, которую можно прочитать, а затем если что-то не понятно, вернуться, значительно эффективнее.

К тому же если у работника уже есть большое количество заданий, он всегда может показать список руководителю и сказать, что с дополнительными просто не успеет справиться.

Принцип SMART

Если в компании начинают ставить задания по принципу SMART и максимально детально их описывать, рабочий процесс становится эффективнее.

В соответствии с известным подходом к постановке заданий SMART, задача должна быть следующей:

S – Specific – конкретной
M – Measurable – измеряемой
A – Achievable – досягаемой
R – Relevant – релевантной
T – Time bound – ограниченной во времени

Важнейшим компонентом в постановке задач считается релевантность относительно целей компании. Часто руководитель является генератором разных идей и придумывает много разных задач, но не все они релевантные. Поэтому каждая должна фильтроваться по релевантности к общей цели, актуальной в этот момент.

Важно сразу определять конкретные критерии, по которым можно считать задачу выполненной. В идеале нужно записать критерии выполнения задания: когда оно считается хорошо, нормально и плохо выполненным. Нужно, как можно детальнее прописывать задания, четко указывая сроки выполнения.

Определить ответственного

В некоторых компаниях есть практика ставить задачи на несколько исполнителей сразу или вообще не определять ответственного. Вероятность выполнения задачи без ответственного за ее выполнение ниже на 60%.

Неправильно поставленное задание: Вода в офис

Правильно поставлено задание: Позвонить в компанию XXX по доставке воды по телефону XXXX и заказать два баллона в офис в среду к 16:00. Исполнитель: Татьяна Вознюк.

Держать все в одном месте

И у автора задания, и у исполнителя должно быть одно место, где сохраняются все задачи. Это может быть таск-менеджер или специализированный рабочий чат в мессенджере.

Если же команда работает над несколькими проектами, а коммуникация относительно них ведется в разных каналах, например, по почте и в нескольких мессенджерах, то, чтобы погрузиться в задание, поставленное три недели назад, нужно перерыть множество сообщений и потратить время.

Поэтому нужно все фиксировать в таск-менеджере, в котором коммуникация привязана непосредственно к задаче. То есть, заходите в контейнер задач, находите нужную и сразу же видите всю коммуникацию относительно нее. Когда все задания держатся в одном месте, они перестают теряться.

Практика инбокса

В момент, когда генерируются идеи задания, уместна практика, – быстро их записывать. Это актуально даже, когда вы сами себе даете задания, а затем делегируете. Все задания нужно набрасывать в инбокс, а потом раз в сутки или раз в неделю просматривать их и фильтровать по важности. Храните задачи на внешнем носителе, а не держите в голове.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.