Как отправлять претензию по почте

Как отправляются претензии:

• почтой;
• через канцелярию;
• электронно;
• через мессенджеры;
• через сайт контрагента.

Для досудебного урегулирования разногласий между сторонами предусмотрен претензионный порядок. Он обязателен в силу закона и если согласован договором.

Как отправить претензию почтой

В договоре стороны предусматривают, каким почтовым отправлением отправить досудебное обращение: простым или заказным. Если соглашением порядок не предусмотрен, то применяют положения Постановления Пленума ВС РФ № 18 от 22.06.2021.

Ранее Пленум ВС РФ отмечал, что надлежащей признают отправку через лицензированного оператора связи, с 22.06.2021 подход иной: п. 12 Постановления закрепил возможность отправки посредством почтовой связи или иных служб доставки.

Существует несколько вариантов, как отправить досудебную претензию по почте:

• простым письмом;
• заказным отправлением;
• с уведомлением о вручении;
• с описью вложения.

Простым письмом

Пункт 12 Постановления № 18 определяет, как отправить претензию по почте России: заказным письмом или ценным с описью вложения. Договором стороны вправе закрепить иной способ — простым письмом.

Простое отправление дешевле, чем заказное или ценное, однако при таком способе у отправителя не будет достаточных доказательств направления. На руки выдадут чек без указания отправителя и получателя. В такой ситуации процесс доказывания соблюдения досудебного порядка будет затруднен: претензия без описи вложения не позволит идентифицировать, кому отправлено письмо и что находилось в конверте.

Заказным письмом

Наиболее доказательный способ — отправка претензии заказным письмом с уведомлением или ценным с описью вложения.

Заказному отправлению присваивают трек-номер для отслеживания перемещений, в чеке указывают отправителя и получателя. Почтовую квитанцию прилагают как доказательство соблюдения претензионного порядка.

По трек-номеру на сайте почтовой службы отслеживается информация о вручении отправления. Дополнительно можно запросить отправку с уведомлением.

Вот как отправить претензию по почте с уведомлением о вручении:

1. Заполните бланк уведомления на стороне для отправителя.
2. Сотрудник почты прикрепит бланк на конверт.
3. Получатель при вручении отправления заполнит бланк уведомления.
4. Уведомление вернут отправителю с отметкой получателя о вручении письма.

Уведомление выглядит так:

Рекомендуем отправлять письмо с описью вложения: оператор проверит содержимое конверта и заверит опись подписью и печатью.

Бланк описи:

Как вручить лично

При наличии возможности личного вручения соблюдайте правила:

1. Подготовьте два экземпляра документа.
2. Один экземпляр вручите контрагенту, второй оставьте у себя.
3. На вашем экземпляре запросите отметку о получении: входящий номер в канцелярии и подпись принявшего сотрудника с указанием ФИО и должности. Если у контрагента не ведется учет корреспонденции — запросите подпись, ФИО принявшего документ, указание должности и даты получения.

Направление через интернет

В соответствии с п. 13 Постановления № 18 направление через интернет допустимо, если:

• такой способ предусмотрен законом или договором;
• данный способ переписки — привычная деловая практика между сторонами.

Отправить документ разрешено по электронной почте, через сайт контрагента или с использованием мессенджеров.

Пленум не разъясняет, как правильно отправить претензию по электронной почте, рекомендуем соблюдать правила:

1. Используйте адрес, указанный в договоре, на сайте компании или на визитках.
2. При наличии технической возможности запросите подтверждение получения.
3. Сохраните отправленное письмо или приложите распечатку отправки к претензии: сделайте скриншот, запросите отчет об отправке.

Закон не содержит требований и разъяснений, как оформить претензию по электронной почте, поэтому рекомендуем составить документ на фирменном бланке, подписать, поставить печать и отсканировать. Скан документа выслать контрагенту.