Обязательно ли заявление на отпуск по графику

Нужно ли писать заявление на отпуск по графику — нет, по трудовому законодательству предприятие обязано заранее планировать отдых сотрудников и требовать дополнительные бумаги не вправе. Но в отдельных случаях обратиться письменно к работодателю все-таки необходимо.

Нужно ли заявление на отпуск по графику отпусков

Организация обязана ежегодно составлять план, в котором отражается отпускной период каждого сотрудника. Порядок формирования графика регламентирован ст. 123 ТК РФ — его требуется утвердить не позднее двух недель до наступления нового календарного года. Требуется ли по закону и обязательно ли писать заявление на отпуск сотруднику, зависит от того, как этот период отображен в плане. Если обозначены точные даты отсутствия на работе, дополнительно никаких бумаг от человека не требуется. При отображении в плане только месяца отдыха, по рекомендации Роструда с сотрудника желательно взять заявление с указанием начала и конца отпускного периода. Но принудительно требовать бумагу с работника наниматель не вправе.

Помимо составления плана законодательство обязывает нанимателей:

1. Уведомлять работников о наступающем отдыхе — минимум за 2 недели до его начала.
2. Выплачивать отпускные не позже, чем за 3 дня до ухода.

Если хотя бы одно условие не выполнено, работник вправе перенести отдых (ст. 124 ТК РФ). То есть обязанность информировать человека об отпускном периоде возложена на нанимателя.

Допускается внесение в нормативную документацию предприятия пункта о необходимости предоставлять заявление об использовании отпускного периода. На это положение может впоследствии ссылаться кадровая служба. Но при нежелании работника заставлять его оформлять бумагу нельзя, поскольку по законодательству график выступает основанием, когда не требуется заявление на отпуск для издания соответствующего приказа. Но установленный план подлежит обязательному соблюдению, как нанимателем, так и сотрудником.

В отдельных случаях работнику все же требуется направить руководству заявление на отпуск — например, если он вправе отдыхать до истечения 6 месяцев непрерывной деятельности на предприятии (ст. 122 ТК РФ). К льготной категории относятся женщины перед или после декрета, лица до 18 лет, усыновители ребенка возрастом до 3 месяцев. В этом случае план определяющего значения не имеет.

Утвержденной формы документа нет — заполнение осуществляется произвольно. Документ содержит сведения:

• Ф.И.О. и должность руководителя;
• Ф.И.О. и должность заявителя;
• просьбу предоставить отпуск с указанием даты его начала и конца и количества календарных дней отсутствия на работе;
• дату написания документа;
• подпись сотрудника с расшифровкой.

А если отдых не по графику

Если у человека возникает необходимость использовать дни вне утвержденного плана, это согласовывается с нанимателем. Обязательно продлевается или переносится отпускной период с учетом предпочтений человека в случаях, обозначенных ст. 124 ТК РФ:

• при пребывании на больничном;
• при выполнении в это время гособязанностей, предполагающих освобождение от трудовой деятельности;
• в иных случаях, предусмотренных законом и локальной документацией предприятия.

В любом случае работник информирует нанимателя о желании внепланово отдохнуть. То есть сотрудник обязательно предоставляет заявление на отпуск не по графику — на его основании в дальнейшем издается приказ. Также заявление берется с человека, который принят на работу в текущем году. Такая мера обусловлена его отсутствием в отпускном графике.

При переносе отпускного периода обращение к работодателю заполняют в свободной форме. Требуется указать причину внепланового использования дней отдыха (например, по семейным обстоятельствам). То есть сотрудник пишет, что просит перенести отпускной период, запланированный по графику, на другое время с указанием дат.

Сколько и где хранить

Срок хранения заявлений на ежегодный отдых регламентирован ФЗ №125 от 22.10.2004 и зависит от того, включены они в документацию по личному составу или выступают частью личного дела. В первом случае период насчитывает 5 лет. При включении в личное дело (у госслужащих) срок хранения увеличивается до 75 лет (если бумага составлена до 01.01.2003) или до 50 лет (при оформлении после 01.01.2003). Хранятся документы в архиве, под который отводится спецпомещение или отдельное здание.