Составляем опись для передачи документов другой организации

Опись документов — это перечень бумаг, которые передаются в организации или сторонним контрагентам. Используется для ведения внутреннего и внешнего документооборота и отслеживания корреспонденции.

Назначение

В п. 3.7.1 Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, указано, что такое опись документов — справочник, включающий систематизированный перечень единиц хранения. Описывать документацию необходимо для упорядочивания дел и контроля документального оборота в учреждении. Описать бумаги потребуется:

• при сдаче бумаг в архив;
• внутреннем документообороте — движении регистров между отделами и подразделении внутри учреждения;
• внешнем документообороте — передаче документации по запросу контрагентов или требованию вышестоящих организаций.

Описание документации необходимо для оптимизации работы предприятия в целом и отдела делопроизводства в частности.

Форма

Унифицированная форма описи документов не предусмотрена. Каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает передаточный бланк. Закрепляют не только вид, но и порядок перемещения бумаг на предприятии.

И хотя единых нормативов по формированию передаточного акта нет, существуют общие рекомендации, как оформить перечень документов. Вот что следует включить в ведомость:

• название учреждения-составителя;
• наименование получателя;
• основание для составления: внутреннее перемещение, запрос от другой организации, передача бумаг в архив;
• дату формирования;
• название передаваемых единиц, их порядковые номера и количество листов и экземпляров.

Список бумаг для передачи готовят в форме таблицы. Дополнительно указывают, что конкретно передают — копии или оригиналы. Передаточный акт оформляют в двух экземплярах и подписывают передающая и принимающая стороны.

Разновидности

Существует несколько классификаций, что влияет на правила составления документа.

По месту передачи бумаг:

• сдаточные — для архива;
• для внутренних пользователей — подразделений одного предприятия;
• для внешних пользователей — других организаций.

По тематике документации:

• бухгалтерская;
• юридическая;
• кадровая;
• закупочная;
• техническая.

По сроку хранения:

• дела постоянного хранения;
• временного хранения.

Для каждого вида передаточного акта формируют и утверждают отдельный шаблон описи документов.

Порядок составления

Вот инструкция, как составить опись документов для передачи внутри организации:

1. Озаглавить и присвоить номер.
2. Составить таблицу.
3. Заполнить табличную часть. Указать индексы (если есть) и номера дел, наименования и порядковые номера бумаг, номера листов (у дела — сквозная нумерация), общее количество листов.
4. Описать примечания (при необходимости).
5. Внести Ф.И.О., должность и подпись составителя.

Если готовите сдаточную документацию для архива, включите в таблицу крайние даты и общий срок хранения. Заполните такую таблицу в соответствии с действующими нормами Росархива. В 2020 году — это приказ №236 от 20.12.2019. Если по итогу заполнения в таблице остались пустые строки, перечеркните их ручкой.

Для дел постоянного хранения готовят другой сдаточный акт — без столбца «Срок хранения». Такая документация хранится бессрочно: у нее нет нормативного периода хранения.

Это образец описи документов для сдачи в архив: используйте шаблон в работе.

ОПИСЬ № № п\п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов Срок хранения Примечание 1 2 3 4 В данную опись внесено: ед. хр. (цифрами и прописью) с № _______ по _______, в том числе: Литерные номера: __________________________________________ Пропущенные номера: ______________________________________ Лицо, ответственное за составление внутренней описи документов дела: (подпись) « » г.

А вот так выглядит образец описи документов в налоговую: