Составляем опись для передачи документов другой организации

Опись документов — это перечень бумаг, которые передаются в организации или сторонним контрагентам. Используется для ведения внутреннего и внешнего документооборота и отслеживания корреспонденции.

Назначение

В п. 3.7.1 Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, указано, что такое опись документов — справочник, включающий систематизированный перечень единиц хранения. Описывать документацию необходимо для упорядочивания дел и контроля документального оборота в учреждении. Описать бумаги потребуется:

  • при сдаче бумаг в архив;
  • внутреннем документообороте — движении регистров между отделами и подразделении внутри учреждения;
  • внешнем документообороте — передаче документации по запросу контрагентов или требованию вышестоящих организаций.

Описание документации необходимо для оптимизации работы предприятия в целом и отдела делопроизводства в частности.

Форма

Унифицированная форма описи документов не предусмотрена. Каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает передаточный бланк. Закрепляют не только вид, но и порядок перемещения бумаг на предприятии.

И хотя единых нормативов по формированию передаточного акта нет, существуют общие рекомендации, как оформить перечень документов. Вот что следует включить в ведомость:

  • название учреждения-составителя;
  • наименование получателя;
  • основание для составления: внутреннее перемещение, запрос от другой организации, передача бумаг в архив;
  • дату формирования;
  • название передаваемых единиц, их порядковые номера и количество листов и экземпляров.

Список бумаг для передачи готовят в форме таблицы. Дополнительно указывают, что конкретно передают — копии или оригиналы. Передаточный акт оформляют в двух экземплярах и подписывают передающая и принимающая стороны.

Разновидности

Существует несколько классификаций, что влияет на правила составления документа.

По месту передачи бумаг:

  • сдаточные — для архива;
  • для внутренних пользователей — подразделений одного предприятия;
  • для внешних пользователей — других организаций.

По тематике документации:

  • бухгалтерская;
  • юридическая;
  • кадровая;
  • закупочная;
  • техническая.

По сроку хранения:

  • дела постоянного хранения;
  • временного хранения.

Для каждого вида передаточного акта формируют и утверждают отдельный шаблон описи документов.

пример описи для передачи документов

Порядок составления

Вот инструкция, как составить опись документов для передачи внутри организации:

  1. Озаглавить и присвоить номер.
  2. Составить таблицу.
  3. Заполнить табличную часть. Указать индексы (если есть) и номера дел, наименования и порядковые номера бумаг, номера листов (у дела — сквозная нумерация), общее количество листов.
  4. Описать примечания (при необходимости).
  5. Внести Ф.И.О., должность и подпись составителя.

Если готовите сдаточную документацию для архива, включите в таблицу крайние даты и общий срок хранения. Заполните такую таблицу в соответствии с действующими нормами Росархива. В 2020 году — это приказ №236 от 20.12.2019. Если по итогу заполнения в таблице остались пустые строки, перечеркните их ручкой.

Для дел постоянного хранения готовят другой сдаточный акт — без столбца «Срок хранения». Такая документация хранится бессрочно: у нее нет нормативного периода хранения.

Это образец описи документов для сдачи в архив: используйте шаблон в работе.

ОПИСЬ №

п\п

Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов Срок хранения Примечание
1
2
3
4
В данную опись внесено: ед. хр.
(цифрами и прописью)

с № _______ по _______, в том числе:

Литерные номера: __________________________________________

Пропущенные номера: ______________________________________

Лицо, ответственное за составление внутренней описи документов дела:
(подпись)
« » г.

А вот так выглядит образец описи документов в налоговую:

образец описи документов для передачи другой организации

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных

Adblock
detector