Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа — это документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она имеет юридическую силу оригинала.

Кто и для каких целей запрашивает

Кадровые процедуры в организации сопровождаются документированием: прием, увольнение, отпуск, перевод и пр. На каждый процесс издают нормативный акт, который является основанием для кадровой процедуры.

При большом количестве сотрудников кадровики издают общие акты на несколько человек и знакомят с ними под роспись всех поименованных работников.

Контролирующие органы (Трудовая инспекция, ФНС, Пенсионный фонд и пр.) запрашивают кадровые сведения для проверок или подтверждения стажа, если информация запрошена об одном сотруднике — кадровик делает выдержку с информацией о конкретном работнике. Ее целесообразно изготовить при большом объеме основного документа, если в нем содержится конфиденциальная информация: документ о премировании сотрудников отдела содержит личную информацию нескольких людей — сведения о выделенных суммах на премию и др. В этом случае выписывают информацию, которая относится к запросившему ее человеку.

Ее праве запросить любой работник по заявлению, работодатель предоставляет ее в течение трех дней (ст. 62 ТК РФ) для оформления пособий или подтверждения дохода. Статус заявителя на срок выдачи не влияет: даже если обратился бывший сотрудник компании, у работодателя есть три рабочих дня, чтобы изготовить документ. Готовый документ выдайте заявителю лично или отправьте по почте с его согласия.

Отметим, что такое выписка из приказа — это отдельный документ со ссылкой на первичное распоряжение, с отражением частичной информации из него. Основная функция — предоставить документальное доказательство того или иного факта путем дословного цитирования подлинника.

В чем отличие от копии

Основные отличия:

• копия полностью отражает содержание документа, выдержка — только необходимые пункты;
• копию заверяют, выдержка — основной документ, не требует заверения.

В отдельных случаях копии не подходят для предоставления в гос. органы, и приходят запросы на оригиналы, например, в случае судебного разбирательства на обозрение суда.

Правила подготовки документа

Ее готовят на основании запроса контролирующего органа или по заявлению сотрудника. К ответу на запрос прикладывают сопроводительное письмо с указанием реквизитов запроса.

Справку готовят на фирменном бланке или на обычном листе А4. При наличии шаблона в организации — изготавливают по нему.

Ознакомьтесь с инструкцией, как правильно оформить выписку из приказа:

1. Укажите наименование основного распоряжения, его реквизиты.
2. Укажите дату составления выдержки и ее номер, количество изготавливаемых экземпляров.
3. Перепишите требуемую часть основного распоряжения.
4. Подпишите ее у руководителя и поставьте печать.

В шапке стандартно указывают название: выписка из приказа о зачислении/ о приеме/ о премировании и пр. Основной текст переписывают как в распоряжении — без замен слов и сокращений.

В тексте — обязательно наименование и реквизиты организации. Если организация переименована, то прикладывают архивную справку о переименованиях.

Образцы

Предлагаем стандартный образец выписки из приказа о приеме на работу 2021 года (можете скачать и использовать в работе):

_____________________________________ (реквизиты организации) ____________________ (реквизиты основного документа) Принять на работу с __________________ (дата) _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Руководитель __________ подпись Дата: ___________________ Количество экземпляров: ________________________

Еще один пример: