Как уведомить контрагентов о смене директора

Письмо о смене директора — это документ, который компания рассылает своим контрагентам, когда у нее меняется первое лицо. Такое уведомление не является обязательным, но принято в рамках делового этикета.

Надо ли и зачем уведомлять контрагентов о смене руководителя

Федеральный закон №129-ФЗ обязывает компании уведомлять об изменении у них первого лица регистрирующий орган, то есть налоговую инспекцию. Информация о первом лице фирмы включается в ЕГРЮЛ, поэтому такое извещение является обязательным.

По общему правилу уведомлять партнеров о смене первого лица фирма не обязана, но это принято в деловом обороте и является хорошим тоном.

Исключение составляют случаи, когда договором с контрагентом предусмотрена обязанность извещать его о переменах в органах управления компании: если такая обязанность в договоре зафиксирована, уведомление является обязательным и его ненаправление чревато санкциями, установленными тем же договором.

Как написать

В отличие от уведомления, которое направляется в налоговую, извещение партнеров не имеет установленной, обязательной формы. Компания вправе изложить информацию в том виде, который ей удобен. При этом следует учесть следующие рекомендации:

• оформите письмо на принятом в организации бланке, если таковой имеется;
• присвойте ему исходящие реквизиты;
• в тексте укажите Ф. И. О. нового главы компании, документ, на основании которого он занял эту должность, дату, с которой он вступил в должность;
• в качестве приложения к письму направьте копию документа, на основании которого новый глава вступил в должность, например приказа о назначении или протокола собрания участников.

Также в виде еще одного приложения или прямо в тексте письма следует указать контактные данные нового первого лица: телефон, адрес электронной почты и иные данные, которые требуются контрагенту в рамках сотрудничества.

Уведомление подписывает уполномоченное доверенностью должностное лицо или сам новый глава.

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ Куда___________________ Исх. от «__» ___________ 20__ г. № Уведомление о смене генерального директора Уважаемый(ая)______________________! Настоящим уведомляем Вас о смене генерального директора _________________ на основании _________________ от «__» ___________ 20__ г. № ____. С «__» ___________ 20__ г. генеральным директором ______________________________ является ________________. Приложения: Копия _________________ от «__» ___________ 20__ г. Контактные данные генерального директора _________________. ___________________ ______________________/________________

Вот для примера образец письма о смене директора для контрагентов, составленное по всем правилам:

Каким способом и в какие сроки направить

Если извещение в силу договора является обязательным, направлять его следует способом, который позволит подтвердить факты отправки и получения контрагентом:

• по почте с подтверждением вручения;
• лично в руки под подпись принимающего лица;
• способом, оговоренным в тексте соглашения, например стороны вправе договориться, что электронная переписка приравнивается к бумажной.

Если такой обязанности в договоре не указано, направлять письмо следует любым удобным компании способом:

• по почте;
• по электронной почте;
• по факсу;
• иными способами.

Также если между компаниями есть договор, в котором указана обязанность направлять извещение об обновлении в органах управления компании, то следует соблюдать установленные в нем требования к сроку отправки. Если же такой обязанности не предусмотрено, следует придерживаться разумных сроков извещения, например направить письмо в течение недели с момента вступления нового человека в должность.