Как составить договор на организацию банкета

Договор на проведение банкета в ресторане — это двустороннее соглашение, заключаемое между физическим или юридическим лицом и организацией, оказывающей услуги в сфере общепита. Предметом такого соглашения является организация исполнителем праздничного мероприятия для заказчика и его гостей.

Когда оформляют соглашение

Любое посещение человеком заведения общепита — это, по сути, гражданско-правовая сделка. Даже если физическое лицо приходит в кафе просто пообедать, оплачивает чек и покидает заведение, завершив трапезу, оно фактически заключает договор с заведением, но только устно. Подписание письменного соглашения в таких ситуациях не практикуется.

Но в некоторых ситуациях заключить с кафе письменный документ необходимо. К таким случаям относится организация масштабного банкета на большое количество персон по случаю какого-то праздника, договор аренды банкетного зала на вечер в такой ситуации необходим, потому что он гарантирует заказчику, что ресторан, кафе или необходимый ему зал окажется свободен в нужную дату, то есть с помощью такого соглашения заказчик бронирует место.

Практикуются и другие варианты организации корпоративов, например договор организации банкетного стола, или кейтеринга, заключается, когда заказчик намерен проводить мероприятие на своей территории. Организация общепита по такому документу оказывает выездные услуги.

Таким образом, письменное соглашение с рестораном и кафе необходимо при организации крупного мероприятия, требующего предварительной брони места и подготовки со стороны исполнителя.

Конкретного срока, в течение которого необходимо заключить соглашение с рестораном, нет. Стороны вправе подписать его хоть за полгода до мероприятия, хоть за несколько дней. Выбирая момент подписания документа, важно учитывать загруженность конкретного места. В преддверии новогодних праздников быстро заканчиваются места в популярных ресторанах, поэтому новогодние корпоративы следует организовывать еще в октябре-ноябре.

Если дата не является всеобщим праздником, забронировать ее проще, но и здесь важно учитывать популярность конкретного ресторана.

Что обязательно прописать в тексте

С юридической точки зрения, заказать банкет по ГК РФ означает заключить соглашение возмездного оказания услуг. Его существенные условия и порядок заключения урегулированы, в первую очередь, главой 39 Гражданского кодекса РФ.

В тексте необходимо предусмотреть такие условия:

• наименования сторон — названия юридических лиц или Ф.И.О. физических;
• предмет — это одно из существенных условий, без него соглашения нет. В предмете необходимо четко прописать, какие конкретно услуги предстоит оказать исполнителю. Здесь важно указать вид праздника, место проведения. Если у юридического лица имеются несколько заведений, необходимо написать название и адрес выбранного заказчиком, дату проведения, примерное количество гостей и основные обязанности исполнителя;
• стоимость и порядок оплаты услуг. Она рассчитывается, как правило, исходя из числа гостей. Устанавливается стоимость обслуживания одного гостя и минимальный гонорар исполнителя, рассчитанный исходя из минимального планируемого количества гостей. Здесь же необходимо описать порядок оплаты — обычно некоторая часть общей суммы перечисляется в качестве предоплаты для подтверждения бронирования, а остальное — позже;
• обязанности сторон. В этом разделе необходимо подробно указать, что делают исполнитель и заказчик. Например, исполнитель обязуется оборудовать помещение в соответствии с требованиями заказчика, приготовить блюда согласно меню, организовать развлекательную программу и обслуживать гостей в течение мероприятия. Заказчик обязуется оплатить услуги согласно договоренности, в ходе мероприятия бережно относиться к имуществу исполнителя, а в случае его порчи — возместить убытки. В этом разделе важно учесть нюансы проведения конкретных праздников, например, нюансы договора свадебного банкета состоят в подготовке особой программы, предполагающей тамаду, конкурсы на свадебную тематику и порядок проведения вечера, соответствующий свадебной традиции. В целом законом какие-то специальные особенности договора на аренду банкетной площадки на свадьбу не предусмотрены, это обычная сделка оказания услуг;
• условия отказа. Важной особенностью таких правоотношений являются условия о порядке отказа от заказчика. Если заказчик решил не проводить мероприятие, он несет убытки. Поскольку большинство таких документов предполагают внесения предоплаты, ее сумму заказчик в случае отказа теряет полностью или частично. Обычно то, какой процент предоплаты исполнитель вернет после расторжения соглашения, зависит от того, сколько времени осталось до мероприятия. Если отношения расторгаются сильно заранее, есть шанс вернуть предоплату если не полностью, то в большей части. Если расторжение имеет место накануне праздника, предоплату, вероятно, не вернут;
• дополнительные условия, например обстоятельства непреодолимой силы, и порядок разрешения споров.

Нередко имеется приложение к договору — меню на банкет или развлекательная программа.

Порядок составления договора

Соглашения на банкет с рестораном заключаются письменно. У заведения общепита имеется типовая форма, которую заказчику необходимо только заполнить. Обычно такая форма едина для всех видов мероприятий, но заведение вправе разработать отдельно типовой договор на новогодний корпоратив, свадьбу и другие виды праздников.

Когда текст соглашения согласован, уполномоченные представители сторон подписывают его в двух экземплярах.

Пример договора

Об авторе

Полина Гольцова

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.

Свежие публикации

• 2022.03.14Авторское право, патентКак проверить музыку на авторские права онлайн
• 2022.02.28Процедура регистрации ОООЧто такое расчетный счет для организации
• 2021.12.16ДоговорыКак составить договор на организацию банкета
• 2021.11.10РосстатКак узнать код территориального органа Росстата