Как составить акт передачи ключей от помещения

Акт приема-передачи ключей от помещения — это документ, который фиксирует передачу доступа к квартире, офису при оформлении договора аренды, к квартире в только что построенном доме, к подотчетному имуществу организации.

Когда и для чего нужен акт

Передача ключей фиксирует получение доступа к помещению или квартире и оформляется отдельно в некоторых ситуациях:

• при оформлении договоров аренды, оказания риелторских услуг, подряда, купли-продажи;
• при сдаче построенной квартиры застройщиком;
• при передаче полномочий от одного материально ответственного лица другому (например, при сдаче склада, офиса и т. д.).

Самостоятельным документом он является редко, обычно он оформляется в виде приложения к договору или удостоверяет проведение процедуры, утвержденной внутренними локальными документами компании.

Акт или расписка удостоверяют передачу ключей и требуются для четкого разграничения пределов ответственности уполномоченных лиц за сохранность материальных ценностей в помещении или квартире. С этим моментом договор может связывать момент перехода риска случайной гибели имущества на арендатора, ответственности за утрату или повреждение вещей.

Кто его готовит

Документ при наличии договорных отношений готовит та сторона, на которую по договору возложена такая обязанность. Обычно это тот, кто передает объект. Подписи ставят обе стороны, он составляется в двух экземплярах, по одному — для каждого участника правоотношений.

Если документ составляется для использования внутри организации, порядок его подготовки и ответственные лица определяются учетной политикой или другими локальными нормативными документами.

Форма и содержание акта

Законодательно структура и форма не регулируются, унифицированного бланка нет. В соответствии со ст. 556 и 655 ГК РФ, устанавливают обязательность составления передаточных документов относительно недвижимости, но унифицированный бланк не разработан, форму документов утверждают сами участники правоотношений. Если на предприятии утвержден шаблон, то используется он.

Структура и содержание:

• в шапке или вводной части указываются наименование, место, дата и время составления;
• наименование участников правоотношений указывается в полном объеме с данными, которые позволят их идентифицировать (если бланк является приложением, указывать данные полностью нет необходимости, но в этом случае делается ссылка на договор);
• в основной части описывается имущество, ключи от которого передаются, описание включает данные (адрес, характеристики, кадастровый номер), которые позволяют идентифицировать объект. Фиксируется факт передачи, указывается ссылка на договорные или иные отношения;
• в заключительной части ставятся подписи ответственных, уполномоченных лиц. Печати не являются обязательным реквизитом.

Образцы

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КЛЮЧЕЙ от помещения г. Санкт-Петербург «24» марта 2021 г. Время: 12:00 Общество с ограниченной ответственностью «Стол», именуемое в дальнейшем «Сторона 1», в лице директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Znaybiz.ru», именуемое в дальнейшем «Сторона 2», в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», составили настоящий передаточный акт о нижеследующем: Сторона 1 передает, а Сторона 2 принимает 3 ключа от офисного помещения по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Новая, 2, кадастровый номер 75:75-777777-77. Ключи передаются в целях исполнения договора аренды № 1 от 24.03.2021. Директор ООО «Стол» Петров П.П. Петров Директор ООО «Znaybiz.ru» Иванов И.И. Иванов

Так выглядит расписка:

Сколько времени хранить акт

Для организаций и хозяйствующих субъектов срок хранения документации установлен приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Передаточные бумаги, в соответствии с п. 77, хранятся в архиве компании до ликвидации. Физические лица хранят передаточные бланки до минования надобности, то есть до окончания взаимоотношений, истечения срока, в течение которого предъявляются претензии или иски.