Инструкция: как написать официальное письмо в организацию с просьбой

Письмо-обращение с просьбой — это деловая корреспонденция, которую направляют в различные ведомства, госорганы, контрагентам, клиентам с целью получения информации, документов, услуги и иных действий, необходимых отправителю. Такой вид послания требует ответа от адресата.

Основные случаи, когда пишется письмо-просьба

Такие деловые послания применяются в самых разных ситуациях, когда необходимо содействие третьих лиц. К ним относятся:

• деловые партнеры, контрагенты;
• различные организации, в которых ранее работали сотрудники компании;
• государственные ведомства.

К коммерческим партнерам компании обращаются с многочисленными просьбами ежедневно с целью:

• получить сведения о поставках, выполненных услугах в рамках договорных отношений;
• узнать об ассортименте продукции;
• уточнить цены на товары и услуги;
• получить образцы товара;
• попросить помощи в организации некоего мероприятия;
• получить скидку, отсрочку платежа, снижение оплаты за аренду помещения и др.

Нередко предприятия обращаются и в государственные структуры с просьбой:

• продлить сроки подачи документов;
• отсрочить выплату задолженности;
• разъяснить новые правила, положения законодательства (в ФНС, ПФР, ФСС, Росреестр и др.);
• оказать содействие в решении различных вопросов (к губернатору, мэру, депутату и т. д.).

Как составить письмо-просьбу

Если послание пишут от имени компании, предпочтительнее использовать официальный бланк фирмы. В нем уже указаны все реквизиты: коды по ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО, почтовый и электронный адреса, номера телефонов и контакты должностных лиц, которым предполагается отвечать. Если бланка нет, придется вбивать эти данные вручную.

Единого шаблона для составления письменных просьб не предусмотрено, как и для иных подобных деловых посланий и заявок. Составляют их в свободном стиле с соблюдением деловой этики и стандартов делопроизводства (нацстандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В структуру делового обращения входят следующие общепринятые разделы:

• данные отправителя (название фирмы со всеми реквизитами, адресом, номерами телефонов, Ф.И.О. должностного лица);
• данные адресата (название организации и Ф.И.О. руководителя);
• дата и место составления;
• исходящий порядковый номер при регистрации документа;
• основная часть (в ней подробно пишут суть прошения);
• должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника;
• печать (если принято в организации).

Письмо составляют в одном экземпляре и вносят данные о нем в журнал учета исходящей корреспонденции.

В основной части важно подробно описать суть вопроса со ссылкой на основания и причины обращения. Если позволяет ситуация, допустимо сослаться на нормативные акты, заключенные договоры, постановления суда и др. В таком виде прошение выглядит убедительнее.

Есть правила и рекомендации, которых стоит придерживаться:

1. В таком послании важна краткость и лаконичность. Чтобы не запутать получателя, пишите только информацию, относящуюся к сути вопроса.
2. Для удобства применяйте крупный или средний шрифт, а значимые сведения оформите в виде списка или таблицы.
3. Чтобы придать солидность и показать уважительное отношение к адресату, рекомендуется обращаться к должностному лицу по имени и отчеству.
4. Если вы уже общались ранее, кратко отметьте историю обращений.
5. Если позволяет ситуация, укажите, какие выгоды вы готовы предоставить в ответ. Например, помогите организовать мероприятие, а мы упомянем вас среди организаторов.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Понять, как составить обращение, легче на конкретных примерах разных ситуаций. Важно в письме не только обосновать причины, побудившие обратиться к адресату, но и указать выгоды, которые ждут компанию в случае оказания помощи. Но информацию необходимо предоставить лаконично и ненавязчиво, как в следующем примере.

Другой пример, как попросить предоставить скидку или отсрочку платежа. В этом случае партнер вправе сослаться на сложные обстоятельства, финансовый кризис, невыполнение обязательств со стороны других контрагентов и др. Этот прием особенно удается, если фирмы являются давними партнерами или покупают, например, большие объемы продукции. Чтобы побудить партнера пойти вам навстречу, необходимо подчеркнуть, что это вынужденная мера, и это временно, пока не наладится ситуация.

Этот пример — письмо к представителям местной администрации оказать содействие в решении проблемы. В нем кратко описывают суть вопроса и указывают причину, по которой необходимо незамедлительное вмешательство власти.

Об авторе

Анна Ломова

Свежие публикации

• 2022.02.02ОтчетностьСЗВ-СТАЖ: как заполнять, если нет работников и деятельность не велась
• 2022.02.01Трудовой договорИнструкция: как подготовить трудовой договор для несовершеннолетнего
• 2021.12.20Другие документыКак составить письмо об отсутствии печати у ИП
• 2021.11.26Другие документыАкт передачи денежных средств: кому нужен и как составить