СЗВ-СТАЖ: как заполнять, если нет работников и деятельность не велась

Нужно ли сдавать нулевую отчетность СЗВ-СТАЖ — да, даже если в организации никто не числится, кроме директора-учредителя, и нет, если это индивидуальный предприниматель без наемных сотрудников.

Нужно ли сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ

С 2017 г. все организации и индивидуальные предприниматели, у которых числится хотя бы один сотрудник, обязаны ежегодно сдавать отчеты по форме СЗВ-СТАЖ. Это предусмотрено в пункте 1.5 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018 (ред. от 06.09.2021). При помощи этих сведений Пенсионный фонд учитывает трудовой стаж работников. Новая форма появилась вместо отчета РСВ-1, который работодатели сдавали ранее.

Отчетность условно считают нулевой в двух ситуациях: если в организации отсутствуют работники и если нет деятельности. Название «нулевая» не означает, что отчетность не следует оформлять и подавать в ПФР.

В ПФР необходимо сообщать информацию обо всех сотрудниках, которые работали в компании в течение года:

• по трудовому договору;
• по договору ГПХ;
• по договору оказания услуг;
• по авторскому договору и др.

При этом не важно, сколько дней они трудились и какую зарплату получали. Если работнику не начислялась зарплата, то возникает вопрос, сдавать или нет нулевой СЗВ-СТАЖ, — сдавать обязательно, если заключен хотя бы один трудовой договор или договор ГПХ. Даже если нет доходов и взносов, ПФР распределяет стаж по лицевым счетам физических лиц для расчета в будущем пенсий.

Нулевым такой документ не является, поскольку в нем есть информация о физических лицах. К примеру, особая ситуация, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если нет работников, — да, подавать его придется, поскольку в организации есть директор (он же единственный учредитель), даже тогда, когда с ним нет трудового соглашения и не выплачивается заработок. Это предусматривают письма Минтруда № 17-4/10/В-1846 от 16.03.18 и ПФР № ЛЧ-08-24/5721 от 29.03.18. Дело в том, что человека считают работающим, если он выполняет функции даже без оформления трудового договора (ст. 16 ТК РФ).

Выплаты и взносы следует отразить в документе и на работников, уволенных в течение отчетного периода, ушедших в декрет и отпуск по уходу за ребенком. Информацию о них подают по итогам года в одной отчетности с работающими.

Сложнее обстоит дело с предприятием, которое не работало по разным причинам — модернизация производства, отсутствие заказов, реконструкция помещения и др. Необходимо ли предоставлять данные о работниках в этом случае — да, если в компании все равно числятся работники.

Другая ситуация с индивидуальными предпринимателями, в которых часто нет наемных сотрудников. В этом случае ответ на вопрос, должны ли сдавать ИП без работников СЗВ-СТАЖ в 2022 году, прост: нет необходимости, поскольку нет данных о застрахованных физлицах — все графы формы останутся пустыми. Если подать его без единой записи в электронном виде, то программа не примет такой отчет.

Если работников индивидуальный предприниматель не нанимал, то за себя он отчет о стаже не сдает. Его стаж подтверждают страховые взносы ИП. Но как только появляется хоть один работник, ИП становится страхователем и на него распространяется обязанность сдавать документ.

Как заполнять отчет

Форма персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ за 2021 год не изменилась. Она утверждена тем же постановлением Правления ПФР № 507п от 06.12.2018. В ней указывают личную информацию о застрахованных лицах (ФИО, СНИЛС), их сроки работы в отчетном году, начисления зарплаты и страховых взносов. Опытному кадровику составить СЗВ-СТАЖ при нулевой отчетности ООО несложно, поскольку он содержит минимум сведений.

В основном заполняют только три раздела. В первом указывают данные о компании-страхователе: регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП организации и ее наименование (краткое). В нулевом отчете СЗВ-СТАЖ ставят знак «Х» в типе сведений «Исходная». Во втором разделе указывают период, за который сдается форма (например, календарный год — 2021).

В третьем разделе сведения вписывают только в часть столбцов таблицы:

• номер записи;
• фамилия, имя, отчество работника;
• его СНИЛС;
• период работы.

Вот образец таблицы, которая нам пригодится для заполнения раздела 3.

В периодах работы указывают, когда сотрудник работал, а когда нет. Обратите внимание, как заполнить нулевую СЗВ-СТАЖ, если человек не трудился: указываем причину его отсутствия при помощи специального кода. За неотработанные дни код проставляем в графе 11, например:

• неоплаченный отпуск — НЕОПЛ;
• больничный — ВРНЕТРУД;
• отпуск работников с особыми условиями труда — ДЛОТПУСК;
• отпуск по беременности и родам — ДЕКРЕТ;
• отпуск по уходу за ребенком от 0 до 1,5 года — ДЕТИ;
• отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет — ДЛДЕТИ.

Обычный отпуск входит в период работы, поэтому отдельно его указывать нет необходимости. В четвертом и пятом разделах формы данные не указывают, прочерки ставить не следует. Внизу необходимы дата, должность руководителя и подпись.

Как заполнять, если нет работников

Если в компанию не наняли персонал, то оформить документ придется в любом случае, поскольку предстоит составить СЗВ-СТАЖ, при отсутствии работников, на генерального директора, который в компании есть.

Если на директора не производили начислений, то в раздел 3 вносятся персональные данные о руководителе — ФИО, СНИЛС, указывают период его трудовой деятельности. В других столбцах ничего не пишем. Внизу около должности директор ставит подпись с ее расшифровкой.

Вот пример заполнения документа СЗВ-СТАЖ на директора:

Как заполнять, если компания не работала

За период, когда компания не осуществляла трудовую деятельность из-за модернизации, ликвидации, составить нулевую отчетность все равно придется. Заполнить документ СЗВ-СТАЖ при отсутствии деятельности следует не только на директора, но и на всех сотрудников, которые входили в штат. Если у некоторых сотрудников не завершен договор ГПХ, то и их указываем в документе.

Заполняем раздел 3 по той же схеме, только в отличие от ситуации, когда сдаем отчетность на одного директора, указываем специальные коды в графе 11. Если в связи с реорганизацией предприятия работников отправили в неоплачиваемый отпуск, то пишем НЕОПЛ.

Ответственность за несдачу нулевого отчета

Если документ не сдан, даже с минимальными сведениями, то организации грозит административное наказание. Если компания не представит нулевой СЗВ-СТАЖ в 2022 году, то придется заплатить 500 рублей (ст. 8, 11, 17 закона «О персонифицированном учете» № 27-ФЗ от 01.04.1996). Если организации, в которых больше 10 сотрудников, подали отчет на бумаге вместо электронной формы, то их оштрафуют на 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Об авторе

Анна Ломова

Свежие публикации

• 2022.02.02ОтчетностьСЗВ-СТАЖ: как заполнять, если нет работников и деятельность не велась
• 2022.02.01Трудовой договорИнструкция: как подготовить трудовой договор для несовершеннолетнего
• 2021.12.20Другие документыКак составить письмо об отсутствии печати у ИП
• 2021.11.26Другие документыАкт передачи денежных средств: кому нужен и как составить