Списываем бланки строгой отчетности

Списание бланков строгой отчетности — это процедура уничтожения БСО после окончания установленного срока хранения. Этот период составляет 5 лет.  

Когда списывать БСО

Формы строгой отчетности — это унифицированные формы, которые используют как фискальные документы. Они хранятся в учреждении минимум 5 лет. К такой документации относятся:

• трудовые книжки и вкладыши к ним;
• удостоверения;
• дипломы;
• больничные листы;
• путевые листы и путевки;
• квитанции и абонементы;
• билеты.

После окончания срока хранения организации списывают бумаги строгой отчетности. В ПП РФ № 359 от 06.05.2008 и приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 указано, как списать БСО в оперативном управлении, — испорченные, устаревшие и неактуальные формы списывают и уничтожают минимум через 5 лет.

Если обнаружили ошибку при составлении или брак в документе, его нельзя просто выбросить или списать одномоментно. Необходимо дождаться окончания срока хранения. Вот когда списывают БСО:

1. После завершения срока хранения, установленного в организации.
2. При наступлении чрезвычайных обстоятельств — утере, хищении, порче.

Списывать бланк необходимо таким образом, чтобы после гашения читались его название, серия и номер, реквизиты организации.

Периодическое списание БСО в бюджете после уничтожения производится по унифицированной форме ОКУД 0504816. Государственные и муниципальные учреждения списывают бумаги только по этому бланку. Коммерческие предприятия вправе взять за основу форму 0504816 или использовать самостоятельно разработанный бланк, утвердив его в учетной политике. Закрепите в учетной политике организации и периодичность списания.

Как их списывают

В ПП РФ № 359 закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2020 году, — издать приказ о назначении специальной комиссии и подготовить акт о списании БСО. Те же правила действуют и для коммерческих организаций.

Комиссия проверяет целесообразность и надлежащее использование списываемых БСО. Для подтверждения целевого назначения предоставляются:

• корешки БСО;
• копии квитанций;
• информация из книги учета 0504045, обязательно с визами получателей;
• подписи работников, подтверждающие получение пропусков, дипломов, удостоверений;
• журналы выдачи БСО: трудовых книжек, путевых листов и др.

Как оформить приказ о списании

В обновленном приказе 52н указано, как правильно списать неиспользованные бланки строгой отчетности: в первую очередь необходимо составить приказ.

Вот как это сделать:

1. Проставить номер, дату и место выпуска документа.
2. Озаглавить приказ о списании.
3. Перечислить основания для процедуры.
4. Назначить специальную комиссию. Выбрать председателя комиссии. Назначить сотрудника с контрольными полномочиями — руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров.
5. Назначить ответственного за исполнение приказа и подписать распоряжение у руководителя.

Образец приказа о списании БСО:

Как оформить акт

Следующий шаг — составление акта. В вводной части необходимо заполнить номер и дату документа, регистрационные сведения об организации (ИНН, КПП, ОКПО) и перечислить состав комиссии. Здесь же указывается материально ответственное лицо и корреспондентский счет бухучета.

В табличной части указывают:

• серию и номер списываемых документов;
• основание для снятия с учета;
• дату уничтожения.

Неактуальные, испорченные и устаревшие, но не использованные документы уничтожают — их сжигают. Члены комиссии удостоверяют уничтожение своими подписями. Акт о списании подписывает и руководитель организации. Ошибки и исправления в документе не допускаются.

Как поступать с испорченными документами

В ПП РФ № 359 разъясняется, как списать испорченные бланки строгой отчетности: дождаться окончания установленного срока хранения, то есть минимум 5 лет. Сразу же выбросить или уничтожить документ нельзя. Испорченные бланки регистрируют в книгах учета, равно как и действующие документы.

Об авторе

Александра Задорожнева

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Свежие публикации

• 2022.03.23Бухгалтерский учетСтроки 210 и 220 декларации по налогу на прибыль: как заполнить и проверить
• 2022.03.11ОтчетностьФорма 4-инновация по сведениям об инновационной деятельности предприятия на 2022 год
• 2022.03.11ОтчетностьИнструкция по заполнению формы П-2 (инвест)
• 2022.02.28ОтчетностьИнструкция: заполняем декларацию по акцизам