Списываем бланки строгой отчетности

Автор:Александра Задорожнева

Списание бланков строгой отчетности — это процедура уничтожения БСО после окончания установленного срока хранения. Этот период составляет 5 лет.  

Когда списывать БСО

Формы строгой отчетности — это унифицированные формы, которые используют как фискальные документы. Они хранятся в учреждении минимум 5 лет. К такой документации относятся:

  • трудовые книжки и вкладыши к ним;
  • удостоверения;
  • дипломы;
  • больничные листы;
  • путевые листы и путевки;
  • квитанции и абонементы;
  • билеты.

После окончания срока хранения организации списывают бумаги строгой отчетности. В ПП РФ № 359 от 06.05.2008 и приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 указано, как списать БСО в оперативном управлении, — испорченные, устаревшие и неактуальные формы списывают и уничтожают минимум через 5 лет.

Приказ 52н обновили в 2020 году. При списании БСО руководствуйтесь нормативом в редакции приказа Минфина № 103н от 15.06.2020.

Если обнаружили ошибку при составлении или брак в документе, его нельзя просто выбросить или списать одномоментно. Необходимо дождаться окончания срока хранения. Вот когда списывают БСО:

  1. После завершения срока хранения, установленного в организации.
  2. При наступлении чрезвычайных обстоятельств — утере, хищении, порче.

Списывать бланк необходимо таким образом, чтобы после гашения читались его название, серия и номер, реквизиты организации.

Периодическое списание БСО в бюджете после уничтожения производится по унифицированной форме ОКУД 0504816. Государственные и муниципальные учреждения списывают бумаги только по этому бланку. Коммерческие предприятия вправе взять за основу форму 0504816 или использовать самостоятельно разработанный бланк, утвердив его в учетной политике. Закрепите в учетной политике организации и периодичность списания.

Как их списывают

В ПП РФ № 359 закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2020 году, — издать приказ о назначении специальной комиссии и подготовить акт о списании БСО. Те же правила действуют и для коммерческих организаций.

Комиссия проверяет целесообразность и надлежащее использование списываемых БСО. Для подтверждения целевого назначения предоставляются:

  • корешки БСО;
  • копии квитанций;
  • информация из книги учета 0504045, обязательно с визами получателей;
  • подписи работников, подтверждающие получение пропусков, дипломов, удостоверений;
  • журналы выдачи БСО: трудовых книжек, путевых листов и др.

Как оформить приказ о списании

В обновленном приказе 52н указано, как правильно списать неиспользованные бланки строгой отчетности: в первую очередь необходимо составить приказ.

Вот как это сделать:

  1. Проставить номер, дату и место выпуска документа.
  2. Озаглавить приказ о списании.
  3. Перечислить основания для процедуры.
  4. Назначить специальную комиссию. Выбрать председателя комиссии. Назначить сотрудника с контрольными полномочиями — руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров.
  5. Назначить ответственного за исполнение приказа и подписать распоряжение у руководителя.

Образец приказа о списании БСО:

ООО «Znaybiz.ru»

Приказ № 155

от 10 ноября 2020 года

О списании бланков строгой отчетности

На основании истечения срока давности хранения бланков строгой отчетности, составляющего 5 лет,

ПРИКАЗЫВАЮ

  1. Создать комиссию для списания бланков строгой отчетности в составе:

Председатель: Иванов Иван Иванович (генеральный директор),

Участники комиссии: Викторова Виктория Викторовна (главный бухгалтер), Алексеева Алина Алексеевна (секретарь).

  1. Провести списание бланков строгой отчетности в срок до 31 декабря 2020 года.
  2. Списанные бланки уничтожить.
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

И.И. Иванов (генеральный директор) Иванов

С приказом ознакомлены:

В.В. Викторова (главный бухгалтер) Викторова

А.А. Алексеева (секретарь) Алексеева

Как оформить акт

Следующий шаг — составление акта. В вводной части необходимо заполнить номер и дату документа, регистрационные сведения об организации (ИНН, КПП, ОКПО) и перечислить состав комиссии. Здесь же указывается материально ответственное лицо и корреспондентский счет бухучета.

В табличной части указывают:

  • серию и номер списываемых документов;
  • основание для снятия с учета;
  • дату уничтожения.

Неактуальные, испорченные и устаревшие, но не использованные документы уничтожают — их сжигают. Члены комиссии удостоверяют уничтожение своими подписями. Акт о списании подписывает и руководитель организации. Ошибки и исправления в документе не допускаются.

Акт о списании БСО

Как поступать с испорченными документами

В ПП РФ № 359 разъясняется, как списать испорченные бланки строгой отчетности: дождаться окончания установленного срока хранения, то есть минимум 5 лет. Сразу же выбросить или уничтожить документ нельзя. Испорченные бланки регистрируют в книгах учета, равно как и действующие документы.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных

Adblock
detector