Акт передачи денежных средств: кому нужен и как составить

Акт приема-передачи денежных средств — это документ, который подписывают две стороны, чтобы зафиксировать переход финансов от одного владельца к другому. Эта бумага является не отдельным документом, а приложением к договору (например, купли-продажи, займа). 

Когда нужен акт передачи денежных средств

Оформление этого документа происходит непосредственно в тот момент, когда одно лицо передает другому наличные денежные средства. В дальнейшем подписанный акт приема-передачи наличных денежных средств является подтверждением выполненных обязательств, предусмотренных в заключенном ранее договоре. Если передача денег происходит безналичным способом, то в такой бумаге нет необходимости. Доказательством передачи становится платежное поручение с отметкой финансового учреждения.

Если наличными оплачивают товары, услуги, выполненные работы, то продавец (организация или ИП) обязан выдать покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности (пункт 1 и 2 ст. 1.2 ФЗ № 54 от 22.05.2003), которые докажут, что деньги переданы от покупателя продавцу. Но для некоторых юрлиц и ИП (с учетом специфики их деятельности) закон допускает наличные расчеты без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 2 ФЗ № 54). В этом случае необходимо оформить акт передачи денег.

Есть другие ситуации, когда наличные передают не с целью оплаты товаров и услуг, а, допустим, с целью займа, выплаты штрафных санкций. Если денежные средства в качестве займа получает юрлицо, то достаточно подтвердить этот факт квитанцией к приходному кассовому ордеру по форме № КО-1 (утв. постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998). Дополнительным доказательством сделки станет документ, фиксирующий передачу наличных.

Физлицам акт передачи денег понадобится в ситуациях:

• при купле-продаже движимого и недвижимого имущества;
• аренде недвижимости, автомобилей;
• для исполнения договоров займа, дарения, выполнения работ или услуг;
• если наличные передают друг другу сотрудники компании — кассиры, бухгалтеры, например, при уходе в отпуск или увольнении одного из них.

Почему нельзя ограничиться распиской

В качестве доказательства получения наличных служит и расписка. Ее составляет человек, получивший на руки деньги. Но не всегда такого одностороннего акта достаточно, поскольку обычно он оформляется в рукописном варианте. И в нем забывают отметить такие важные сведения, как реквизиты документа, обосновывающего их получение (контракты займа, купли-продажи, аренды), срок возврата и др. В таких случаях судебные инстанции вправе не посчитать достаточным доказательством такую расписку (например, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации № 18-КГ15-90 от 23.06.2015).

Предпочтительнее составить акт получения денежных средств, который обладает рядом преимуществ:

• его подписывают две стороны, а не одна, как в расписке;
• он фиксирует внесение наличных непосредственно в момент совершения сделки;
• он становится приложением к подписанному договору;
• каждая сторона вправе внести в него коррективы и собственные требования;
• стороны письменно подтверждают исполнение обязательств друг перед другом в полном объеме и отсутствие претензий.

Кто и по какой форме составляет акт

Не существует унифицированного законодательно утвержденного бланка. Составляется акт приема-передачи денег в произвольной форме, исходя из конкретной ситуации. Есть возможность оформить, написав от руки, подобно расписке, но предпочтительнее напечатать на компьютере — на бланке фирмы или листе формата А4.

Закон не предусматривает, кто конкретно занимается его оформлением. Чаще всего этим занимается сотрудник компании, который отдает деньги: бухгалтер, секретарь, юрисконсульт. Составляют акт в 2-х экземплярах (для обоих участников процедуры), но, если требует ситуация, дополнительно есть возможность сделать копии, заверенные должным образом.

Компания вправе разработать и утвердить собственный шаблон. Но важное требование: чтобы по форме он соответствовал правилам делопроизводства, а по содержанию — включал перечень обязательной информации.

Содержание акта

Из содержания должно быть ясно, кто, кому, сколько и за что передает денежные средства. В него обязательно включают следующие пункты:

• дату и место проведения сделки;
• сведения о том, кто передает и получает деньги (ФИО, паспортные данные — для физлиц и реквизиты — для юрлиц);
• основание передачи денег (ссылку на номер и дату заключенного контракта);
• сумму (обязательно цифрами и прописью) и способ расчетов — банковское перечисление, онлайн-перевод, наличная оплата и т.д.;
• подписи сторон.

Нелишне указать, что обязательства выполнены в полном объеме и между участниками сделки претензий нет. Если сделка совершается между юрлицами, то подписывают бумагу их руководители, и ставятся печати (при наличии). Если документ составлен на нескольких страницах, то подписать следует каждую. Если одного из участников не устраивают некоторые пункты, то он вправе дополнить текст по договоренности с другой стороной.

Вот заполненный образец акта приема-передачи денежных средств по договору займа между организацией и физическим лицом:

А это пример акта приёма-передачи денежных средств по договору купли-продажи между юридическими лицами:

Сколько времени хранить документ

Законом не утвержден срок хранения конкретно для передаточного документа. Но поскольку обычно он является неотъемлемой частью контракта, то и хранить его следует вместе с ним. Чтобы определить этот период, обращаемся к Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердившему специальный Перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Например, акт передачи денег по договору купли-продажи сохраняют постоянно или до ликвидации компании, в зависимости от вида контрактов (пп. 76, 87, 88, 108, 649 вышеназванного Перечня). Контракты по аренде недвижимости хранят 10 лет, по аренде движимого имущества — 5 лет (п. 94). Для договоров займа и других документов, подтверждающих их предоставление, этот срок составляет 5 лет (п. 261).

Об авторе

Анна Ломова

Свежие публикации

• 2022.02.02ОтчетностьСЗВ-СТАЖ: как заполнять, если нет работников и деятельность не велась
• 2022.02.01Трудовой договорИнструкция: как подготовить трудовой договор для несовершеннолетнего
• 2021.12.20Другие документыКак составить письмо об отсутствии печати у ИП
• 2021.11.26Другие документыАкт передачи денежных средств: кому нужен и как составить