Исправляем ошибки при начислении заработной платы

Счетная ошибка при начислении заработной платы — недочет, который образовался в результате неправильных арифметических действий. Такую переплату можно удерживать у работника.

Какие ошибки относятся к счетным

Счетные — это ошибки в расчетах, то есть все, что связано с неверным арифметическим или математическим подсчетом. Запомните: если бухгалтер по ошибке переплатил зарплату, удержать ее получится только на основании счетных нарушений (ст. 137 ТК РФ).

Если работодатель переплатил зарплату и требует вернуть деньги, уточните характер нарушения, прежде чем сделать возврат. Проблема в том, что сейчас бухгалтерские процессы автоматизированы — зарплату рассчитывает специализированная программа. Расчетные ошибки программного обеспечения суды не всегда определяют как счетные. Но есть и исключения: если бухгалтер ошибся при внесении сведений в ПО, и это привело к неправильным расчетам и выплатам, то нарушение квалифицируют как счетное (Определение Московского городского суда № 33-5026/2019 от 08.02.2019).

Как удержать ошибочные суммы

По правилам Трудового кодекса РФ, удержание излишне выплаченной заработной платы проводят, только если (абз. 4 ст. 137 ТК РФ):

• бухгалтер нарушил порядок расчета;
• орган, который занимается трудовыми спорами, признал вину сотрудника в несоблюдении трудовых нормативов, простое (абз. 3 ст. 155, абз. 3 ст. 157 ТК РФ);
• суд доказал неправомерные действия работника, из-за которых ему переплатили заработную плату.

Других оснований для удержания нет. Более того, работодателю запрещено требовать взыскание переплаты по причине необоснованного обогащения: по ГК РФ, возвращать зарплату, пенсию, пособия при отсутствии недобросовестности сотрудника и нарушений в расчетах нельзя (ст. 1109 ГК РФ, Определение ВС РФ № 18-В10-16 от 28.05.2010).

Пошаговая инструкция, как вернуть излишне выплаченную зарплату сотруднику:

Шаг 1. Определить размер удержания. Работодатель не вправе удерживать сумму свыше 20% от величины зарплаты (абз. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производят только по результатам ошибок в расчете, и только если его размер не превышает 20% от заработной платы. Кроме того, следует соблюдать и предельный срок — 1 месяц для возвращения ошибочно начисленного вознаграждения (ст. 137 ТК РФ).

Шаг 2. А вот что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату, — составить докладную записку на имя директора и указать причины такого нарушения. Это не обязательное требование, но наличие пояснительных документов — дополнительное преимущество организации в случае возможных судебных разбирательств.

Шаг 3. Обязательно издать приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007). Единой формы такого распоряжения нет, организации самостоятельно разрабатывают такой приказ.

Шаг 4. Получить письменное согласие работника для последующего удержания. Без заявления о том, что сотрудник согласен или не возражает против корректировки, удержать переплату не получится.

Шаг 5. Отразить операцию в бухучете. Обычно переплату удерживают из текущей заработной платы, не нарушая месячный срок.

Как отразить в учете удержание

После оформления необходимых документов составляем проводки возврата излишне выплаченной заработной платы работнику. Корректировку переплаты отражаем так:

• Дт 20 (23, 25, 26 и др.) Кт 70 — сторнирование переплаты по заработной плате;
• Дт 73 Кт 70 — списание переплаты.

Если переплату удержать нельзя, ее признают долгом, невозможным для взыскания, — безнадежной дебиторской задолженностью. Списывают ее следующим образом (п. 11, 14.3 ПБУ 10/99):

• через резерв по сомнительным долгам;
• на финансовый результат — в составе прочих расходов (если нет резерва).

Для списания задолженности формируем такие бухгалтерские записи:

Что делать с несчетными ошибками

Если арифметических ошибок при начислении заработной платы нет, удержать ее нельзя. В этом случае не поможет даже суд. Единственный законный вариант — добровольный возврат денег по инициативе работника.

Об авторе

Александра Задорожнева

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Свежие публикации

• 2022.03.23Бухгалтерский учетСтроки 210 и 220 декларации по налогу на прибыль: как заполнить и проверить
• 2022.03.11ОтчетностьФорма 4-инновация по сведениям об инновационной деятельности предприятия на 2022 год
• 2022.03.11ОтчетностьИнструкция по заполнению формы П-2 (инвест)
• 2022.02.28ОтчетностьИнструкция: заполняем декларацию по акцизам