Компенсация за использование личного автомобиля в 2021 году. Начисление компенсации за использование личного транспорта

Содержание статьи

В каких случаях выплачивают компенсацию за личный автомобиль
Как определить сумму возмещения
Как отразить компенсацию в бухгалтерском учете
Платить ли НДФЛ и страховые взносы с компенсации
Как отразить в налоговом учете

Компенсация за использование личного автомобиля — это выплата возмещения работнику, который применяет собственную машину для выполнения трудовых обязанностей. Учитывать такой платеж в бухучете и налогообложении нужно по особым правилам.

В каких случаях выплачивают компенсацию за личный автомобиль

Служащие периодически используют собственное имущество в рабочих целях — мобильные телефоны, ноутбуки, машины. Работодатели соглашаются с таким использованием и компенсируют работнику расходы по эксплуатации личного оборудования.

По правилам, компенсация за авто сотруднику выплачивается, только если он с согласия работодателя использует собственное транспортное средство в трудовых целях — для поездок по работе (ст. 188 ТК РФ).

Работодатели компенсируют:

износ оборудования, то есть амортизацию автомобиля;
затраты, непосредственно связанные с эксплуатацией, то есть заправка ГСМ, платная парковка в рабочее время, текущий ремонт.

Все расходы требуется подтверждать документально. Для возмещения потребуются чеки с заправочных станций и парковок, результаты ТО, акты выполненных работ и другие платежно-расчетные документы.

Как определить сумму возмещения

Порядок и размер компенсации надлежит закрепить отдельно — в трудовом договоре или дополнительном соглашении (ст. 188 ТК РФ). В договоре в обязательном порядке прописывают марку и номера машины. Работодатель подробно указывает в документах все условия взаиморасчетов с работником и определяет не только сумму, но и сроки перечисления денежных средств (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

Возмещение исчисляют по установленным нормативам. Расчетная норма компенсации за использование личного автомобиля в 2021 году определяется по объему двигателя. Показатели приведены в постановлении правительства № 92 от 08.02.2002.

Эти нормативы расчета используют для признания расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Задача работодателя — определить алгоритм расчета и способ компенсации (фиксированный или расчетный) и закрепить порядок в трудовом соглашении.

Один из вариантов исчисления суммы возмещения — по пройденному километражу. Сотрудник ежемесячно передает в бухгалтерию чеки, квитанции и иные платежные документы. Бухгалтер каждый месяц рассчитывает компенсацию и составляет справку-расчет, прикладывая путевые листы и платежно-расчетные регистры.

С путевыми листами ситуация неоднозначна. С одной стороны, налоговая инспекция требует их вместе с чеками об оплате, приказами на выплату возмещения, должностными инструкциями как подтверждение экономического обоснования расходов — для признания в составе затрат для налога на прибыль (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018). Возмещение за использование личного автомобиля учтут в составе расходов для налога на прибыль, но только при одном условии — если рабочие поездки напрямую связаны с прибыльной деятельностью компании (п. 1 ст. 252 НК РФ). С другой стороны, есть позиция судов. По мнению судебных органов, формирование путевых листов для работника, который совершает рабочие поездки на собственной машине, не является обязанностью организации. Такой сотрудник — не водитель (по официальной должности). А это означает, что путевые листы ему не требуются. Их составляют только для учета поездок служебных транспортных средств. Для поездок на личных автомобилях в рабочих целях путевые листы не используются (постановление ФАС ЦО № А62-5333/2008 от 25.05.2009, постановление ФАС МО № КА-А40/4219-09 от 24.06.2009).

Кроме возмещения, есть еще способ рассчитаться с работником за использование для работы личного автомобиля. С таким сотрудником заключают договор аренды транспортного средства. В спецификации прописывают все услуги, которые оказывает служащий. В результате ему платят не ежемесячное возмещение, а арендную плату за использование машины.

Как отразить компенсацию в бухгалтерском учете

Бухгалтер ежемесячно рассчитывает сумму возмещения, производит выплату сотруднику и формирует проводки компенсации за использование личного транспорта в бухучете. Представим основные бухгалтерские записи в таблице:

ДТ	КТ	Бухгалтерская операция
20, 26, 44	73	Ежемесячное начисление компенсации за использование личного автомобиля — проводки составляют на служащего, в трудовом соглашении которого закреплен порядок служебных разъездов на собственной машине
73	50, 51	Возмещение выплатили сотруднику или перечислили на его расчетный счет
19	73	Учли входной НДС (для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения)

Платить ли НДФЛ и страховые взносы с компенсации

Возмещение за рабочие поездки на личном автомобили освобождается от уплаты подоходного налога и страховых взносов. Это правило касается использования любого личного оборудования в служебных целях — ни НДФЛ, ни взносы на обязательное страхование работодатель с компенсации не платит, если порядок компенсирования расходов прописан в трудовом договоре, и сотрудник предоставил все подтверждающие расходы документы (письма Минфина № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170 от 12.09.2018). В отчете 6-НДФЛ возмещение тоже указывать не требуется (письма Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019, ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

Сумму, с которой не взимается подоходный налог, следует прописать в трудовом соглашении с работником (п. 1 ст. 217 НК РФ). Следовательно, если компенсационные выплаты превысят указанный лимит, то работодателю придется начислить НДФЛ и отразить его в отчетности.

Не начисляют на компенсацию за использование личного авто и страховые взносы. Но сумму возмещения необходимо отразить в отчете РСВ, в разделе персонифицированных сведений о сотруднике (раздел 3). Компенсацию фиксируют и как не облагаемую взносами сумму — по ст. 422 НК РФ.

Как отразить в налоговом учете

Порядок налогообложения компенсации за использование личного автомобиля таков: экономически обоснованное и документально подтвержденное возмещение учитывают в составе затрат для исчисления налога на прибыль (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина № 03-03-06/1/326 от 28.06.2012). Расчет ведется по установленным лимитам объема двигателя:

до 2000 кубических сантиметров — 1200 рублей в месяц;
больше 2000 кубических сантиметров — 1500 рублей в месяц.

В лимитные показателя входит и амортизация, и связанные расходы — заправка, парковка, текущий ремонт. Работодатель вправе возмещать и большую сумму, но выплаты свыше установленных лимитов не учитываются в составе расходов для налога на прибыль (письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2018). Вместе с декларацией необходимо подать и документацию, которая подтверждает экономическую обоснованность потраченных средств (ст. 252 НК РФ). К таким документам относятся (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018):

трудовой договор, дополнительное соглашение;
должностные инструкции;
приказ о выплате компенсации за использование личного авто;
правоустанавливающие документы на машину;
авансовые отчеты с приложением чеков с АЗС, акты выполненных работ и иные платежные документы.

Особый порядок действует для налогообложения компенсации за использование личного транспорта при УСН: доходы на упрощенной системе налогообложения разрешено уменьшить на фактическую сумму возмещения работнику (пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Затраты принимают к налоговому учету в рамках установленных нормативов (ст. 264 НК РФ). Если сумма компенсации выше лимитов из постановления № 92, ее не фиксируют в составе затрат. Налогоплательщики на УСН экономически обосновывают и документально подтверждают расходы на компенсацию за использование личной машины в служебных целях.

Об авторе

Александра Задорожнева: Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Инструкция: выплачиваем компенсацию за использование личного автомобиля