Списание дебиторской задолженности: как составить акт

Наличие дебиторской задолженности на предприятии – это обычная практика взаимоотношений с контрагентами.

Ее списание происходит по истечении положенного законом срока с целью дальнейшего учета долга на балансе предприятия.

Данный процесс является неотъемлемой обязанностью бухгалтера, которому необходимо составить соответствующий акт.

Подробнее об основных понятиях

Дебиторская задолженность – это долги контрагентов перед организацией, которые не являются погашенными на текущий момент.

Иными словами это все то, что контрагентам необходимо вернуть организации как в финансовом, так и в товарном виде.

Активами, которые компания получила от контрагента,  она в будущем сможет распорядиться по своему усмотрению.

Такая отсрочка и является причиной возникновения задолженности – в результате разницы между датами отгрузки и возврата средств.

Что такое безнадежный долг, обозначено в п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ.

Если речь идет о частном предпринимателе, тогда списание долгов невозможно по причине того, что такое лицо несет ответственность всем своим имуществом на основании Письма Минфина РФ от 16.09.2015 № 03-03-06/53157.

Нереальной для взыскания считается задолженность, образовавшаяся после 1 сентября 2014 года. Ее списание допустимо согласно п. 77 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

Таким образом, безнадежными признают долги при следующих обстоятельствах:

• с истекшим периодом давности (на основании ст. 196 Гражданского кодекса РФ);
• при ликвидации предприятия.

При этом следует помнить, что период исковой давности может прерваться на основании причин, обозначенных в ст. 203 ГК РФ.

Случаи списания безнадежных долгов

Списание дебиторской задолженности происходит в нескольких случаях.

Во-первых, такое возможно, когда истекает срок давности для взыскания. Согласно законодательству, он составляет 3 года с момента уведомления должника о наличии задолженности.

При этом в договоре не должно быть прописано иное. Также не следует приводить указание на обязательство контрагента уплатить долг в течение года.

Государственные налоговые органы при списании задолженности по дебету могут затребовать доказательства активности уполномоченных лиц по возврату долга.

По их мнению, списанные долги, в отношении которых не было попыток возврата, списать нельзя, хотя они и являются основанием для снижения налоговой базы.

Но для суда нет разницы, были попытки по возврату долга или нет, и являются ли требования налоговой безосновательными.

Во-вторых, на невозможность погасить задолженность указывают причины, названные в ст. 416–418 ГК РФ, а именно:

• непреодолимые препятствия (техногенные и природные катастрофы, а также смерть должника);
• наличие акта государственного органа, в том числе и органа самоуправления (за исключением случаев формирования документа по вине должника);
• отзыв лицензии у должника не по его вине.

В-третьих, списание является единственным выходом из ситуации при полном прекращении деятельности компании-должника.

Обычно это происходит при ликвидации (в том числе и по решению суда) по причине ведения незаконной деятельности.

Правила составления акта

Акт, сопровождающий процесс списания дебиторской задолженности, – необходимая часть мероприятий по возврату долга, когда все попытки в данном направлении, уже исчерпаны.

Порядок действий

Прежде чем списать задолженность, необходимо провести ревизию, по итогам которой будет составлен акт с указанием реальной суммы задолженности.

Весь процесс выглядит примерно следующим образом:

1. Издается приказ руководителя о списании задолженности.
2. Проводится ревизия, и ее результаты заносятся в форму ИНВ-17.
3. Далее издается приказ руководителя о списании долга на основании данных из акта и бухгалтерской справки.

Налоговые органы особенно тщательно проверяют такое списание, так что следует сохранить и приложить к акту любые существующие и имеющие отношение к долгу документы.

Содержание документа

Ревизионный акт не имеет унифицированной формы, но при его составлении следует соблюдать общие правила составления хозяйственной документации.

В число его пунктов следует включить:

• название компании и ее реквизиты;
• заголовок с подробным обоснованием формирования документа («о списании дебиторской задолженности»);
• полная информация об образовании дебиторской задолженности и оснований ее списания;
• подпись уполномоченного лица (например, главного бухгалтера).

В процессе описания самой задолженности и обоснования данного действия используются следующие сведения:

• реквизиты приказов о проведении инвентаризации;
• реквизиты всех документов, имеющих отношение к задолженности (договора, накладные с указанием сумм и сроков возврата средств);
• краткое описание взаимоотношений с дебитором (перечисление сумм, направление требований по возврату денег и проч.);
• основания для списания долга (ликвидация предприятия, истечение срока требования через суд и др.).

Наряду с формированием инвентаризационного акта нужно составить приказ руководителя о списании долга.

Сопутствующие бумаги

Акт следует максимально сопроводить документальными доказательствами невозможности возврата средств:

• первичные документы (по отгрузке товара должнику, договор о сотрудничестве);
• платежные документы по выплате аванса поставщику, не исполнившему свои обязательства и не отгрузившему товар (если долг числится за поставщиком);
• акты сверки о размере задолженности;
• решение суда о ликвидации, выписка из ЕГРЮЛ об удалении записи из реестра, уведомление ликвидационной комиссии и акт судебных приставов о невозможности взыскания долга (если должник ликвидирован).

Если у организации отсутствуют документы-основания для списания долга, она не вправе выполнять данный процесс.

[docs]

Важно!

После списания задолженности организация обязана хранить документы-основания в течение 5-ти лет согласно п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

При этом данный отсчет необходимо проводить не с момента возникновения задолженности или составления документов, а с момента списания долга.

Такое требование является следствием того, что предприятие обязано соблюдать 5-летний срок хранения актов инвентаризации задолженности, письменных обоснований и приказов руководителя.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2018.12.04НДФЛПравила проставления печати на 2-НДФЛ в 2020 году
• 2018.12.04Уставные документыЧто означает ОГРН и как его узнать по ИНН
• 2018.11.13Получить или проверить лицензиюПолучение лицензии для медкабинета: какое требуется оснащение
• 2018.11.13Общие вопросыКакие права есть у акционеров: основания для классификации