Как составить письмо об уточнении платежа контрагенту

Письмо об уточнении платежа — это документ, в котором организация просит согласовать изменения в назначении банковского поручения. Контрагент принимает или отказывается подтверждать новые условия.

В каких случаях пишут письмо

Обращение формируют, если плательщик обнаружил ошибку в назначении платежки. Составители периодически допускают механические ошибки — проставляют неправильный номер договора или счета, некорректно исчисляют НДС, допускают орфографические неточности в названии товаров, работ и услуг. Но это не критично.

Иногда плательщики отправляют обращение с особым запросом — письменно подтвердить согласие на уточнение. Это не обязательное требование, но вам придется подать заявку на корректировку платежки в банк. Письменное согласие от партнера станет дополнительным подтверждением для кредитного учреждения.

Как его оформить

Унифицированного бланка и особых требований к составлению не предусмотрено. Обращение оформляет плательщик — в свободной форме или на фирменном бланке организации.

Ответственным за оформление назначают сотрудника бухгалтерии: он формирует платежки и знает, какие реквизиты в описательной части документа являются корректными.

Инструкция, как составить письменный запрос на корректировку формулировки в платежке:

1. Обозначаем адресата — наименование партнерской компании.
2. Указываем название и юридический адрес плательщика.
3. Вежливо обращаемся к руководителю контрагента.
4. Описываем основание для обращения. Ссылаемся на платежку (номер, дата) и пишем корректное описание в поле 24. Суммы указываем цифрами и дублируем прописью. Если составитель допустил не одну, а несколько ошибок, перечисляем их по пунктам и в конце указываем верную формулировку.
5. Подписать у руководителя и главного бухгалтера (если он есть в компании). Поставить печать, если организация ее использует.

Запрос передают контрагенту лично или через курьера, отправляют обычной или электронной почтой. Если отправляете по почте, оформите заказное письмо с уведомлением о вручении. Если же выбрали электронный вариант, подпишите обращение ЭЦП и сделайте скриншот отправленного запроса, с указанием даты и времени отправки.

Образец

Так выглядит образец письма контрагенту об уточнении назначения платежа — используйте шаблон в работе:

КОМУ____________________________________ __________________________________________ __________________________________________ ОТ КОГО_________________________________ _________________________________________ _________________________________________ Письмо об уточнении назначения платежа «___»______________20___г. №___ Уважаемый___________________________________ В платежном поручении от «___»______________20___г. №___ в назначении платежа найдена небольшая неточность. Прошу вас считать правильным следующее назначение платежа: ________________________________________________________________________________________________________________ _____________________/_______________/ _________________20____г.

А это — пример такого обращения: