Содержание статьи
Гарантийное письмо – одна из форм деловой переписки между юридическими лицами, подтверждающая наличие обязательств одной стороны перед другой, когда недостаточно обычных договоренностей.
Обязательства могут возникнуть при заключении сделок купли-продажи, при отгрузке продукции, осуществлении подрядных работ и проч.
Нормативных актов, регулирующих форму гарантийного письма, не существует, поэтому требования к нему те же, что и к оформлению других видов деловой корреспонденции.
Следует помнить, что гарантийное письмо – это не коммерческий документ, а одна из форм деловой переписки, в письменной форме подтверждающая обязательства сторон. При его оформлении следует руководствоваться стандартными нормами делопроизводства.
Гарантийное письмо сродни договору, поэтому приобретает юридическую силу только при правильном составлении.
Подробнее о видах гарантийных писем, правилах их составления расскажет данная публикация. В качестве примеров будут рассмотрены некоторые из них.
Какие бывают письма
В зависимости от цели составления гарантийные письма подразделяются на следующие разновидности:
- о предоставлении нежилого помещения в аренду (организация должна находиться по юридическому адресу, то есть по месту регистрации);
- об оплате задолженности (письмо содержит намерение отвечать по финансовым обязательствам в полном объеме без просрочек и задержек или погашать долг согласно графику);
- об обязательствах по договору (данная бумага гарантирует оплату товаров или услуг в определенные сроки, выполнение каких-либо работ, подтверждает качество товара по ГОСТу и другим стандартам);
- о приеме на работу (гарантирует прием на работу и оплату согласно штатному расписанию).
Этот документ необходим иностранному специалисту для трудоустройства в нашей стране и получения визы, а также студенту во время стажировки.
Последний вид гарантийных писем также очень востребован и требуется повсеместно.
Так, в некоторых учебных заведениях дипломы об окончании выдаются только после предоставления справки о трудоустройстве. Освободившимся заключенным необходимо отчитываться о приеме на работу перед надзорными органами. Иностранные сотрудники доставляют гарантийное письмо в миграционную службу.
Как оформляются и что содержат
Поскольку конкретной формы гарантийного письма, которая предусмотрена законом, нет, оно должно соответствовать общим рекомендациям:
- стиль написания – официально-деловой, так как это документ;
- краткое, четкое и конкретное изложение сути вопроса;
- понятное и простое содержание документа;
- грамотное оформление без орфографических и синтаксических ошибок.
Гарантийное письмо от имени юридического лица заполняется на бланке учреждения и обязательно содержит нужные реквизиты.
На фирменном бланке обязательно ставится штамп, указываются название организации и форма собственности. В верхнем правом углу указываются реквизиты адресата.
Гарантийное письмо следует обязательно регистрировать в журнале исходящих документов.
В нем должны быть указаны следующие реквизиты:
- кому адресовано, от кого отправлено;
- контакты и адреса сторон;
- исходящий номер, срок отправления;
- кто и что гарантирует, сроки;
- ФИО, должность подписавшего письмо лица;
- доверенность, сведения о доверенном лице, заверенные печатью организации;
- контакты, данные исполнителя;
- ОГРН и ИНН организации.
Оформляется гарантийное письмо на листе формата А4, печатается на фирменном бланке, подписывается ответственными лицами и скрепляется печатью.
Все страницы должны быть сшиты как один документ и оформлены опечатывающей наклейкой с подписью, печатью и указанием количества прошитых страниц. Если оно не прошито, страницы необходимо пронумеровать и на каждой поставить подпись ответственного лица.
Если гарантийное письмо составлял индивидуальный предприниматель, к документу прилагаются копии всех страниц листа записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).
Значение и сила гарантийных обязательств
Гарантийное письмо является одним из способов заключения договора.
Это значит, что автор письма вносит предложение по тому или иному вопросу, четко декларируя свои намерения.
Предложение обязательно содержит предмет договора (оферта – товар, услугу, виды работ), описанный конкретно и подробно. Кроме того, в гарантийном письме указываются сроки предоставления перечисленных услуг.
Ответ лица, которому было направлено предложение, является второй частью договора. К нему требования не так строги. Он может быть развернутым или однозначным (согласие или несогласие с предложенными условиями).
Однако в любом случае все деловые письма должны иметь подлинные подписи, в противном случае документ не имеет юридической силы.
Если ответ отзывается, сделать это надо быстро, пока не совершено какого-либо действия.
Особого внимания заслуживают гарантийные письма, касающиеся финансовых обязательств, так как они составляют немалую долю исходящей документации предприятий.
Бывают случаи, когда выполнить условия соглашения или своевременно рассчитаться нет возможности.
Поэтому надо обязательно предупредить партнера о возникновении непредвиденных обстоятельств и попросить его отодвинуть срок платежа.
Сделать это лучше в форме гарантийное письма с указанием реквизитов участников договора и платежных обязательств по нему.
При этом обязательно указывается процент за просрочку, в противном случае по умолчанию будут начисляться 0,036% от суммы ежедневно.
Кроме того, надо описать причину, по которой срок обязательств должен быть перенесен.
Такой вид гарантийного письма должен содержать прошение не применять штрафные санкции или согласие выплатить неустойку. В конце документа следует указать срок полного расчета.
[docs]
Если вышеупомянутая форма не допускается, следует оформлять извещение в порядке, предусмотренном статьей 450 Гражданского кодекса РФ (“Основания изменения и расторжения договора”).
Извещение составляется и в случае, если денежные средства не перечислены заказчику или появился новый ассортимент товара.
Резюме
Делая вывод вышесказанному, можно отметить плюсы и минусы гарантийных писем.
К недостаткам гарантийного письма относится его малый объем, который не позволяет подробно описать условия гарантийных обязательств, определить полностью все права и обязанности сторон, меру их ответственности друг перед другом.
Не оговаривается и сама процедура предоставления услуг, в связи с чем не исключаются конфликтные ситуации, разрешать которые приходится в суде.
Несмотря на перечисленные недостатки, к положительным моментам относится то, что гарантийное письмо можно не оформлять как договор, так как оно имеет достаточную юридическую силу при соблюдении требований к его оформлению.
При рассматривании судебных исков письмо принимается наравне с договором.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2018.12.04НДФЛПравила проставления печати на 2-НДФЛ в 2020 году
- 2018.12.04Уставные документыЧто означает ОГРН и как его узнать по ИНН
- 2018.11.13Получить или проверить лицензиюПолучение лицензии для медкабинета: какое требуется оснащение
- 2018.11.13Общие вопросыКакие права есть у акционеров: основания для классификации
