Как написать сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Сопроводительное письмо в налоговый орган является документом, применяемым в деловой переписке, и употребляется в качестве пояснительной записки к представляемой документации либо как ответ, направленный в виде запроса. Необходимость его представления обуславливается тем, что часто бумаги не содержат сведений о плательщике налога и его контактов, идентифицирующих субъекта, их направившего, и цель такого обращения. При этом письмо является единственным носителем требуемой информации.

Когда нужно направлять сопроводительное письмо

Официальный обмен документацией между ИФНС и налогоплательщиками регламентирован следующими правовыми актами:

• Приказом Минфина РФ от 02.07.12г. №99н;
• Методическими рекомендациями, регламентированными приказом ФНС РФ от 13.06.13 №ММВ-7-6/196@.

В них сторонами информационного обмена считаются налоговая служба и плательщики налоговых взносов.

Информация может направляться в службу по различным причинам. Это могут быть случаи:

1. Направления ответа на требование ФНС о подаче пояснений для осуществления камеральной проверки.
2. Сообщения плательщика о предоставлении уточненной декларации из-за недостоверно указанных сведений, например КБК.
3. Отправления реестра документов с целью выполнения полученного требования.

Но не вся документация, направляемая в налоговую службу, требует объяснительной записки. Она не составляется в ситуации, когда:

1. Отправляется первичная отчетность, содержащая основную информацию, идентифицирующую отправителя. Если декларация направляется вместе с подтверждающей документацией, то письмо готовится. Формируется оно и при представлении повторной декларации, поясняя цель её вторичной отправки.
2. Опротестовываются решения сотрудников ИФНС, направляемые в вышестоящие контролирующие инстанции, отправляются иски в суд.

Как подготовить письмо по требованию ИФНС

Формируя письмо, нужно определить, как оно будет отправляться – в бумажном или электронном виде. Последний формат разъяснений начал действовать с 24.01.2017г. В электронном виде отправления направляются совместно с документами по ТКС. В обязательном порядке прикладываются пояснения по НДС. Приказом ФНС РФ от 16.12.2016. №ММВ-7-15/682 устанавливается специальный формат для электронных писем. От вида отправления будет зависеть дальнейший порядок действий и сама форма документов.

Бланк письма

При формировании письма необходимо придерживаться таких правил:

1. Записка печатается на бланке формата А4. Если в компании существуют фирменные бланки, письмо распечатывается на них.
2. Содержание письма должно излагаться официальным языком и не включать лишнюю информацию.
3. Текст начинается с формулировок «Направляем…» или «Представляем…». Возможно использование фразы «на Ваш запрос отправляем…». Не стоит писать слова «Вам» или «Ваш» с большой буквы, когда документ не предназначен конкретному субъекту.
4. Текст должен содержать список направляемой документации, её название, количество экземпляров и страниц.
5. Письмо должно включать причину, послужившую основанием для представления документации.

Требования к форме

Документ должен соответствовать правилам, установленным ГОСТом Р 7.0.97-2016. Он предусматривает перечень сведений, которые должны быть использованы в обязательном порядке:

• Реквизиты направляющего лица, включая организационно-правовую форму организации, адрес её места нахождения, ИНН, контактный телефон. Если письмо составляется на бланке компании, то указываются данные банковского счета, название банковской организации, его БИК и корсчет;
• Данные получателя – налоговой инспекции, в том числе название и код ИФНС, адрес места нахождения;
• Номер и дата требования налогового органа;
• Основное содержание, которое может начинаться со слов «Во исполнение требования ИФНС от «__» ______ 201_г. №__ о направлении документов, сообщаем________», и далее указывается информация;
• Прилагаемая документация в форме пронумерованного списка с указанием количества экземпляров и листов. Если отправляется большое количество бумаг, то указывается опись, прикладываемая к письму;
• Подпись руководителя компании либо уполномоченного субъекта;
• Данные исполнившего запрос лица, его ФИО, телефон, e-mail, иные контакты.

Учитывая, что форма пояснительной записки не имеет четко установленного бланка, указанные реквизиты могут использоваться в произвольном порядке.

Образец документа

 

Перечень прикладываемых документов

Опись документации, представляемой в налоговую, является важной составляющей самой процедуры. Она служит подтверждением передачи бумаг в государственный орган и в дальнейшем позволит исключить повторный их запрос и утерю.

При направлении документов, обосновывающих полученные доходы и понесенные расходы, необходимо составить их опись. Сам формат описи ничем не регламентирован и каждый для себя самостоятельно определяет её вид.

Образец реестра может выглядеть следующим образом:

Правила оформления

Финансовые бумаги включают важные данные и представляют особую ценность для организаций.

Представляться может только удостоверенная документация, все копии должны быть точными копиями оригинала и иметь заверяющие атрибуты, придающие им правовую силу. Они обязательно прошиваются, некорректно соединенные бумаги не будут приняты для проверки.

Количество листов не может превышать 150. Нумеровать их нужно с первой страницы и не прерывать до конца документа. Он прошивается ниткой в 4 или 2 слоя, затем связанные нитки скрепляются куском бумаги на задней стороне листа, прикрывающий узел и отверстия для прошивания. Наклеивается небольшой лист, величиной примерно 5х5 см. На нем проставляются удостоверяющая роспись, число листов, ФИО директора и печать учреждения.

Корректность оформления финансовой документации зависит от правильности поведения процесса сшивания. Для их соединения потребуется капроновая нитка, шило и игла. Наиболее используемой является технология, при которой используются три отверстия.

Сначала проделываются дырки дыроколом или шилом. Они должны отступать от левого края примерно на два сантиметра. После этого игла вводится с заднего листа в среднее отверстие. Оставляется нить длиной около 10 см, чтобы в дальнейшем связать её. Затем иголку выводят на лицевую страницу и втыкают в верхний прокол, выводя нитку обратно. Далее иголка вставляется в нижний прокол и выводится на лицевой лист, где игла прокалывает отверстие по середине. С тыльной стороны связываются оба конца, на узел наклеивается заготовленная форма.

Многостраничная документация должна хорошо читаться, с неё легко делаются светокопии. Сшивка не разрушается при его чтении, все страницы пронумерованы в последовательном порядке, а на последнем из них проставлены необходимые подпись и печать. При подготовке бумаг должна соблюдаться неизменность и вертикальность, а прошивка закрепляться крепким узлом. Свободные края нужно подклеить.