Содержание статьи
Канцелярия – самостоятельное внутреннее структурное подразделение (или отдел блока административно-хозяйственного управления).
Она выполняет ряд управленческих функций в сфере документооборота, делопроизводства, ведения архивной работы и регистрации/доставки корреспонденции компании.
По усмотрению высшего руководителя организации функционал ее может быть скорректирован: часть функций вверяется другим подразделениям, другая часть – делегируется дополнительно.
Главная задача специалиста
Заведующий канцелярией – должностное лицо, руководящее указанным отделом, обеспечивающее системное, непрерывное и полномасштабное его функционирование.
Помимо основной организационно-управленческой функции, заведующий канцелярией выполняет ряд функциональных обязанностей, зафиксированных в должностной инструкции, а также установленных приказами и прочими распорядительными документами фирмы.
В ходе работы для решения задач отдела руководитель канцелярии использует законодательство Российской Федерации, Устав предприятия, должностную инструкцию, иные документы и строго соблюдает их исполнение.
Требования к квалификации, знаниям и навыкам
По усмотрению директора (руководителя) организации на вакантную должность заведующего канцелярией зачисляются сотрудники, имеющие профильное высшее образование (без обязательных требований к стажу) либо со средним профессиональным образованием и опытом аналогичной работы от 3-х лет.
Данному специалисту следует знать:
- локальные управленческие документы фирмы;
- административное устройство компании;
- способы систематизации делопроизводства;
- правила ведения архивных документов;
- способы организации мероприятий контрольного характера;
- внутренний трудовой распорядок;
- правила противопожарной и гражданской обороны.
Кроме того, он должен уметь:
- организовать рабочее взаимодействие группы людей;
- планировать деятельность отдела с учетом функций и полномочий;
- контролировать рабочие дела сотрудников вверенного ему подразделения;
- работать в многозадачном режиме;
- уверенно пользоваться оргтехникой.
Служебные обязанности
Заведующий канцелярией как руководящее должностное лицо, а именно глава вверенного ему отдела (структурного подразделения), выполняет указанные функции и решает следующие задачи:
- организует процесс труда внутри отдела (канцелярии);
- координирует исполнение задач сотрудниками вверенного отдела;
- контролирует сроки исполнения задач и их полноту;
- проверяет корректность документов на предмет стандартов их оформления;
- регистрирует и отправляет входящую и исходящую корреспонденцию, контролирует сроки выполнения задач;
- организует мероприятия по своевременному ознакомлению сотрудников организации с текущими управленческими документами, занимается мониторингом их применения в работе;
- лично участвует в написании инструкций по профильному направлению деятельности, инициирует их ввод в эксплуатацию;
- обеспечивает сотрудникам вверенного отдела надлежащие условия труда, в том числе наличие необходимых материалов, механических и информационных инструментов труда (оборудование, оргтехника и проч.);
- дает методические консультации прочим сотрудникам компании по вопросам деятельности канцелярии;
- лично тестирует и внедряет новые системы работы с документами фирмы;
- организует и контролирует хранение дел на основании принятого в организации порядка организации архивной работы;
- защищает информационные системы компании.
Виды ответственности
Заведующий канцелярией ответственен как за результаты своего труда, так и за функционирование канцелярии внутри системной структуры предприятия.
Указанное лицо лично отвечает за:
- неисполнение или нарушение порядка исполнения обязанностей сотрудников канцелярии;
- правонарушения в деятельности подразделения;
- ущерб, нанесенный сотрудниками организации при исполнении служебных обязанностей.
К самым распространенным видам ответственности относятся следующие:
- дисциплинарная (штраф, выговор, увольнение);
- административная, гражданская, уголовная (за правонарушения, выявленные в деятельности должностного лица);
- материальная (за нанесенный компанией ущерб).
Набор имеющихся прав
Заведующий канцелярией для полноценной реализации полномочий вправе:
- взаимодействовать с иными отделами, управлениями, департаментами, внутренними подразделениями в части вопросов, касающихся работы канцелярии;
- предлагать директору (высшему руководителю) или общему собранию компании решения по вопросам, относящимся к ведению канцелярии;
- предлагать способы повышения эффективности работы вверенного отдела или организационно связанных подразделений, в том числе улучшенные схемы их взаимодействия;
- требовать эффективного надлежащего выполнения обязанностей сотрудниками;
- при необходимости отправлять на доработку документы, поступившие из прочих отделов;
- подписывать документы, поступившие в канцелярию, визировать их для дальнейшего исполнения;
- предлагать способы и размеры материального и нематериального поощрения лучших работников канцелярии, включая иные методы мотивации;
- докладывать руководителю о выявленных фактах нарушения трудовой дисциплины, совершения правонарушений и несоответствия занимаемой должности сотрудниками отдела.
[docs]
Востребованность и уровень оплаты труда
Профессия заведующего канцелярией является востребованной в современных компаниях, особенно в крупных, где канцелярия выделена в независимое структурное подразделение, а не входит в состав административно-управленческого или хозяйственного блока.
Большой потребности в руководителях данного направления рынок труда не испытывает, поскольку предложение потенциальных кандидатов значительно превышает спрос.
Практически каждый опытный специалист-делопроизводитель в перспективе видит себя руководителем выбранного направления.
Компетентному, опытному и грамотному кандидату на должность заведующего канцелярией рабочее место найти несложно.
Средняя оплата труда заведующего канцелярией варьируется в зависимости от региона и размера компании-работодателя и составляет 20 тыс. руб.
При этом наиболее высоко оплачивается эта работа в Ленинградской области – в среднем, в размере 50 тыс. руб. В Москве предложения работодателей стартуют с 36 тыс. руб. в месяц. В регионах велика доля предложений с зарплатой 10 тыс. – 15 тыс. руб.
Наибольшая доля вакансий зарегистрирована в Самарской, Нижегородской и Челябинской, Новосибирской и Ленинградской областях.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2018.12.04НДФЛПравила проставления печати на 2-НДФЛ в 2020 году
- 2018.12.04Уставные документыЧто означает ОГРН и как его узнать по ИНН
- 2018.11.13Получить или проверить лицензиюПолучение лицензии для медкабинета: какое требуется оснащение
- 2018.11.13Общие вопросыКакие права есть у акционеров: основания для классификации