Сроки хранения договоров с поставщиками и контрагентами

Сколько должны храниться договоры в организациях — 5 лет после завершения срока действия соглашения. С 2020 года нормативы и периоды хранения для некоторых типов контрактов изменились.

Для чего хранят

Учреждения заключают следующие соглашения:

• трудовые;
• государственные и муниципальные контракты;
• по финансово-хозяйственной деятельности — с контрагентами, клиентами на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Обязательным является хранение договоров в организации после окончания их срока действия. Хранение соглашений необходимо на случай проверки контролирующих органов, претензионной работы с контрагентами, судебных разбирательств.

К примеру, заказчик в течение гарантийного срока после завершения работ обнаружил неполадки. Он уведомляет об этом подрядчика, направляя ему требование об устранении неполадок (ст. 722 – 724 ГК РФ). В таком требовании заказчик ссылается на контракт и прикладывает копию для подтверждения. Если подрядчик откажется исправлять нарушение, заказчик вправе подать иск и представить соглашение с указанным в нем обязательством об устранении недостатков в течение гарантийного срока как доказательство.

В приказе Росархива №236 от 20.12.2019 указано, сколько лет хранятся договоры с поставщиками товаров, работ и услуг, — 5 лет с даты истечения срока действия контракта.

Кому это поручить

В законодательных нормативах закреплено, где должны храниться договоры в организации после окончания их действия, — в архиве учреждения. Все бумаги по завершении отчетного периода передаются в архив. После того как соглашение зарегистрируют, его передают в отдел или подразделение по назначению.

Укажите в учетной политике, у кого должны храниться договоры в период их действия и после его окончания. Во время их действия соглашения обычно хранятся в том отделе, к которому они относятся, — бухгалтерии, юридическом отделе, отделе продаж. По окончании периода их действия контракты передают в архив. Специальным приказом назначают ответственного сотрудника за ведение архива организации. Его обязанности указывают в должностной инструкции.

Сколько лет хранить по закону

Архивное, бухгалтерское и налоговое законодательство регулирует, сколько хранятся договоры в архиве, — 5 лет для стандартных контрактов. Некоторые виды соглашений необходимо оставлять на постоянный срок или до ликвидации учреждения. Вот основные нормативы, регламентирующие хранение документов в компании:

1. 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» — определяет сроки сохранности первичных бухгалтерских документов (в том числе контрактов): не меньше 5 лет после расчетного отчетного периода (ст. 29).
2. НК РФ — налогоплательщики обязаны сохранять бухгалтерские и налоговые документы, которые используются для исчисления налогов, в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если налогоплательщик понес убыток, необходимо хранить подтверждающие бумаги в течение всего периода его возмещения (п. 2, 4 ст. 283 НК РФ).
3. 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» — закрепляет норму, согласно которой учреждения вправе создавать архивы для сохранения документов, образовавшихся в ходе их деятельности (ст. 13).

Основной документ, который регламентирует, сколько хранить договоры с клиентами и другие соглашения, — приказ Росархива №236 и утвержденный им Перечень типовых архивных документов. На основании Перечня и других законов учреждение разрабатывает собственное положение о документах и документообороте и закрепляет в нем сроки сохранности бумаг.

Представим в таблице сроки хранения соглашений по закону:

Тип договора	Сколько хранятся договоры на оказание услуг и другие соглашения организации (лет)	Норма в Перечне из приказа №236
Контракты государственных и муниципальных заказчиков	5 лет ЭПК после окончания действия или прекращения обязательства	Ст. 224
Контракты по закупкам для отдельных видов юридических лиц	5 ЭПК после окончания действия или прекращения обязательства	Ст. 225
На оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия	5	Ст. 65
Купли-продажи земли, зданий, сооружений	До ликвидации	Ст. 87
Купли-продажи имущественного комплекса	До ликвидации	Ст. 88
Дарения	До ликвидации	Ст. 90
Аренды: Недвижимости Движимого имущества	10 5	Ст. 94
Лизинга	5	Ст. 96
Мены: Недвижимости Движимого имущества	До ликвидации 5	Ст. 99
Проката	5	Ст. 100
Поручения: Недвижимости Движимого имущества	10 5	Ст. 101
Купли-продажи ценных бумаг	До ликвидации	Ст. 109
Об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности	5 ЭПК	Ст. 135
Лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности	5	Ст. 136
Между участниками информационного взаимодействия	5	Ст. 188
Банковского счета	5	Ст. 259
О материальной ответственности материально ответственного лица	5	Ст. 279
Аудиторских услуг	5	Ст. 286
Трудовые, гражданско-правовые на оказание услуг или о выполнении работ физическими лицами	50/75	Ст. 301
Учредительные	Постоянно	Ст. 29
О реорганизации	Постоянно	Ст. 26

Как определить период, если в перечне нет такого вида договора

В перечне Росархива указано, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, — 5 с даты окончания действия. При определении срока руководствуйтесь перечнем, а для отдельных групп документов — специальными нормативами.

Если в перечне не закреплен срок хранения конкретного договора, примените такое правило: хранить соглашение 5 лет с правом взять на постоянное хранение после завершения обязательств.

Накажут ли за нарушения

В приказе №236 указано, какой срок хранения договоров в организации, — 5 лет. Если его нарушить, то учреждение привлекут к налоговой ответственности (ст. 120, 126 НК РФ). Штраф за непредставление в ИФНС необходимых документов — 200 рублей за каждый.