Как перевести сотрудников на электронные трудовые книжки

Пошаговая инструкция, как правильно перейти на электронную трудовую книжку:

1. Получить заявление на ЭТК от работника.
2. Выдать закрытую бумажную ТК на руки.
3. Отправить сведения в ПФР.

Новые правила работы с трудовыми

Введение электронных трудовых книжек (ЭТК) началось 01.01.2020. Срок подачи заявлений о переходе на ЭТК установили до 31.12.2020. Если сотрудники не предоставили заявления до установленной даты, работодатели оставят им бумажную книжку, но закон дает возможность перейти на электронный формат в любое время.

ПФР не раз подробно разъяснял, как сделать электронную трудовую книжку: это указано и в приказе Минтруда № 23н от 20.01.2020, которым утверждена форма СТД-Р. Электронный вариант представляет собой не копию бумажного, а специальный документ, в котором отражается информация о работнике, его стаже, трудовой функции и т. д. В законе термина «электронная трудовая книжка» нет, под ним подразумевается форма СТД-Р.

В форме СТД-Р указывается следующая информация:

• полные данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС);
• данные о работодателе (регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП);
• сведения о приеме и увольнении;
• данные о выполняемых функциях (должность, профессия, квалификация, структурное подразделение).

Работодатель обязан обо всех кадровых изменениях сообщить в ПФР по форме, которая утверждена постановлением правления ПФР № 730п от 25.12.2019. О приеме и увольнении в ПФР сообщается в течение суток, об остальных событиях — не позднее 15-го числа следующего месяца. ЭТК выдается при увольнении выбранным работником способом (на бумаге, на носителе) и всегда доступна в личном кабинете на портале Госуслуги и на сайте ПФР. Вот как выглядит электронная трудовая книжка по форме СТД-Р:

С электронной книжкой работники получают возможность:

• минимизировать количество ошибок и получить оперативный доступ к данным;
• использовать данные при получении госуслуг;
• отслеживать, отчисляет ли работодатель страховые взносы с вашей зарплаты;
• избежать сложностей с выдачей книжки при увольнении;
• оформлять пенсию дистанционно и без дополнительных подтверждений.

Обязательно ли переводить работников

С 01.01.2020 все наниматели обязаны фиксировать сведения о трудовой деятельности своих работников в электронном виде и сдавать соответствующую отчетность в Пенсионный фонд. Такой порядок устанавливает Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Работники переводятся на ЭТК только с их согласия: для этого подается форма заявления о переходе на электронную трудовую книжку или заявка на ведение трудкнижки в бумажном виде. Но отчетность в ПФР работодатель предоставляет в любом случае.

До 31.10.2020 работодатели в обязательном порядке письменно извещали каждого работника об изменениях в законодательстве и его праве выбрать формат ведения книжки. О своем решении работники сообщали в заявлениях на имя работодателя. Единой формы и общих правил, как написать заявление на электронную трудовую книжку директору, нет: обращение составляют в произвольном виде или по форме, которая установлена в конкретной организации. Сотрудник письменно указывает решение о формате ТК, заверяет его подписью и ставит дату заполнения.

Актуальный образец заявления на электронную трудовую книжку в 2021 году:

Если сотрудник предпочел цифровой формат, работодатель обязан выдать ему под подпись бумажную книжку, в которую внесена запись: «Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Это следует сделать в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления на переход (приказ Минтруда № 320н). Возврат к бумажному варианту законодательством не предусмотрен.

Если работник выбрал бумажный формат книжки или не сообщил о своем решении, работодатель продолжает вести документ на бумаге и дублирует вносимые сведения в электронной версии. Когда такой сотрудник сменит работу, новый работодатель обязан вести его бумажный учетный документ и хранить его у себя. Возможность сохранить бумажную книжку есть только у тех, кто ее уже имеет. Для трудоустроенных впервые в 2021 году автоматически будут заводить только электронные ТК.

Вносить записи в ЭТК о месте работы и должности, датах приема и увольнения вправе только Пенсионный фонд — на основании сведений, которые передает работодатель.

Пенсионный фонд теперь принимает данные по новой форме СЗВ-ТД из постановления правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019. Бланк СЗВ-ТД обновили 01.07.2021 (постановление правления ПФ РФ № 769п от 27.10.2020).

В эту форму заносится информация о приеме на работу, переводах, увольнении и решении сотрудника выбрать переход на ЭТК или отказаться от него. При переходе на цифровой формат работодатели сообщают в ПФР только о последнем месте работы каждого сотрудника. Более ранняя информация уже есть в базах Фонда.

Работодатель передает в ПФР информацию о приеме на работу и увольнении гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

Как организовать переход

В 2021 году уведомлять сотрудников о переходе не требуется. Работник, который сохранил бумажную трудкнижку, вправе в любой момент отказаться от нее и перейти на электронную. Для этого он пишет заявление. Дальнейший порядок перехода для работодателя очень прост:

Как накажут за нарушения (если ничего не делать)

В статье 27.1 КоАП РФ говорится о санкциях для нанимателей, не соблюдающих порядок предоставления сведений о трудовой деятельности, — предупреждение или штраф:

Чтобы избежать ошибок и штрафов, применяйте нормы ТК РФ и разъяснения Минтруда.

Об авторе

Ольга Кутанина

Свежие публикации

• 2021.09.08Кадровая документацияКак перевести сотрудников на электронные трудовые книжки