Как перевести сотрудников на электронные трудовые книжки

Автор:Ольга Кутанина

Пошаговая инструкция, как перейти на электронные трудовые книжки:

  1. Уведомить сотрудников.
  2. Дождаться заявлений работников о выборе формата.
  3. Выдать бумажный вариант тем, кто выбрал цифровую форму.

Новые правила работы с трудовыми

Формирование и постепенное введение электронных трудовых книжек (ЭТК) началось 1 января 2020 года. Срок подачи заявлений о переходе на ЭТК продлен до 31 декабря 2020 г. Если сотрудники не напишут заявления до установленной даты, работодатели оставят им бумажную книжку, но закон дает возможность перейти на электронный формат в любое время.

ПФР не раз подробно разъяснял, как оформить электронную трудовую книжку, это указано и в приказе Минтруда №23н от 20.01.2020, которым утверждена форма СТД-Р. Электронный вариант представляет собой не копию бумажного, а специальный документ, в котором отражается информация о работнике, его стаже, трудовой функции и т. д. В законе термина «электронная трудовая книжка» нет, под ним подразумевается форма СТД-Р.

В форме СТД-Р указывается следующая информация:

  • полные данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС);
  • данные о работодателе (регномер в ПФР, ИНН, КПП);
  • сведения о приеме и увольнении;
  • данные о выполняемых функциях (должность, профессия, квалификация, структурное подразделение).

Работодатель обязан обо всех кадровых изменениях сообщить в ПФР по форме, которая утверждена постановлением Правления ПФР №730п от 25.12.2019. О приеме и увольнении в ПФР сообщается в течение суток, об остальных событиях — не позднее 15 числа следующего месяца. ЭТК выдается при увольнении выбранным работником способом (на бумаге, на носителе) и всегда доступна в личном кабинете на портале «Госуслуги» и на сайте ПФР.

образец электронной трудовой книжки

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить СТД-Р. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить пробный доступ и читать

С электронной книжкой работники получают возможность:

  • минимизировать количество ошибок и получить оперативный доступ к данным;
  • использовать данные при получении госуслуг;
  • отслеживать, отчисляет ли работодатель страховые взносы с вашей зарплаты;
  • избежать сложностей с выдачей книжки при увольнении;
  • оформлять пенсию дистанционно и без дополнительных подтверждений.

Обязательно ли переводить работников

С 1 января 2020 года все наниматели обязаны фиксировать сведения о трудовой деятельности своих работников в электронном виде и сдавать соответствующую отчетность в Пенсионный фонд. Такой порядок устанавливает федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019.

Работники переводятся на ЭТК только с их согласия, но отчетность в ПФР работодатель предоставляет в любом случае.

Работодатель обязан в срок до 31.10.2020 письменно известить каждого работника об изменениях в законодательстве и его праве выбрать формат ведения книжки. О своем решении работники сообщают в заявлениях, которые передают работодателю.

Сначала срок уведомления был установлен до 30 июня, но позже продлен в связи с пандемией. Общую схему, как будут внедрять в кадровую практику электронные трудовые книжки, чиновники разработали еще в 2019 году, все вопросы постарались осветить в ФЗ и ТК РФ, но некоторые нюансы потребовали разъяснений Минтруда, которые ведомство периодически меняет. Так, изначально министерство поясняло, что книжку при согласии на ведение ЭТК необходимо выдать работнику в день подачи заявления, затем появились другие разъяснения, работодателям дали 3 дня на выдачу, но в августе Минтруд вернулся к изначальной позиции.

Работодателям нужно обратить внимание, что если все сотрудники согласно разъяснениям Минтруда №14-2/ООГ-14696 от 10.09.2020 были уведомлены до 30.06.2020, а потом приняты новые работники, то последним следует сообщить о выборе формата ЭТК отдельно под подпись до 31.10.2020.

Работодатели часто спрашивают, можно ли сделать одно для всех уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — единый документ, в котором предусматриваются подписи всех работников об ознакомлении. Этого делать не разрешается. Каждого работника следует оповещать персонально.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки 2020 г.:

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Работник до 31 декабря 2020 года сообщает работодателю в письменном виде о выборе формы ведения основного документа о стаже. С этой целью пишется обращение на имя руководителя. Если заявление не подано, работодатель продолжает вести бумажный вариант.

Заявление на переход на электронные трудовые книжки:

Если сотрудник предпочел цифровой формат, работодатель обязан выдать ему под подпись бумажную книжку, в которую внесена запись: «Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Это следует сделать согласно письму Минтруда №14-2/ООГ-12933 от 12.08.2020 в тот же день, когда зарегистрировано заявление. Возврат к бумажному варианту законодательством не предусмотрен.

Если работник выбрал бумажный формат книжки или не сообщил о своем решении, работодатель продолжает вести документ на бумаге и дублирует вносимые сведения в электронной версии. Когда такой сотрудник сменит работу, новый работодатель будет обязан вести его бумажный учетный документ и хранить его у себя. Возможность сохранить бумажную книжку есть только у тех, кто ее уже имеет. Для трудоустроенных впервые в 2021 году автоматически будут заводить только электронные формуляры.

Вносить записи в ЭТК о месте работы и должности, датах приема и увольнения вправе только Пенсионный фонд — на основании сведений, которые передает работодатель.

Подробный алгоритм перехода на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года размещен на сайте ПФР.

Пенсионный фонд теперь принимает данные по новой форме СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-ТД

В эту форму заносится информация о приеме на работу, переводах, увольнении и решении сотрудника выбрать переход на ЭТК или отказаться от него. При переходе на цифровой формат работодатели сообщают в ПФР только о последнем месте работы каждого сотрудника. Более ранняя информация уже есть в базах Фонда.

Работодатель передает в ПФР информацию о приеме на работу и увольнении гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

Как организовать переход

В таблице описан пошаговый переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года для работодателя со всеми необходимыми процедурами:

Шаг 1 Назначьте работника, отвечающего за занесение в книжки сведений о профессиональной деятельности работников и подготовку к сдаче отчетности, и регламентируйте порядок работы.
Шаг 2 Проверьте техническую готовность компании: установите или обновите компьютерную программу для передачи сведений, чтобы подавать сведения в ПФР в электронном виде.
Шаг 3 Измените действующие локальные нормативные акты: ПВТР, положение об оплате труда, трудовые договоры, коллективный договор, регламент работы кадровой службы, иные документы. Объясните сотрудникам, как будут внедрять в кадровую практику ЭТК в ПФР.
Шаг 4 В срок до 31.10.2020 письменно уведомите сотрудников о предстоящих изменениях и об их праве оставить физический носитель данных (бумажную ТК) или выбрать цифровой формат в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Шаг 5 Соберите заявления о переходе или отказе от него с сотрудников, изъявивших желание их подать.
Шаг 6 Передайте бумажные ТК с соответствующей записью работникам, которые выбрали цифровую форму документа, вместе с формой СТД-Р в день подачи заявления и подайте на них форму СЗВ-ТД в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем выбора.

Основные этапы перехода на электронные трудовые книжки: уведомление сотрудников, прием заявлений от сотрудников, выдача документов тем, кто выбрал цифровой вариант.

Как накажут за нарушения (если ничего не делать)

В статье 27.1 КоАП РФ говорится о санкциях для нанимателей, не соблюдающих порядок предоставления сведений о трудовой деятельности, — предупреждение или штраф:

Для должностных лиц и ИП от 1000 до 5000 руб.
Для юрлиц от 30 000 до 50 000 руб.

Чтобы избежать ошибок и штрафов, применяйте нормы ТК РФ и разъяснения Минтруда, так как заявления работники подают до 31.12.2020. В середине октября министр труда и соцзащиты А. Котяков сообщил, что сроки уведомления сотрудников и перехода на ЭТК могут продлить из-за введения ограничительных мер по противодействию коронавирусу.

Если работодателя уже привлекали за аналогичное нарушение, штрафы увеличиваются вдвое, а должностным лицам грозит дисквалификация на срок до 1 года.
Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных

Adblock
detector