Как перевести сотрудников на электронные трудовые книжки

Пошаговая инструкция, как перейти на электронные трудовые книжки:

  1. Примите или измените локальные нормативные акты.
  2. Назначьте ответственных лиц за ведение и передачу в ПФР сведений в цифровом формате.
  3. Уведомите сотрудников об их праве выбрать форму документа — цифровую или бумажную.

Новые правила работы с трудовыми

Формирование и введение электронных трудовых книжек началось с 1 января 2020 года. Срок подачи заявлений о переходе на электронный формат продлен до 31 декабря 2020 г. Если сотрудники не напишут заявления до установленной даты, работодатели оставят им бумажную трудовую книжку, но закон дает возможность перейти на электронный формат в любое время.

образец электронной трудовой книжки

С электронной книжкой работники получают возможность:

  • минимизировать количество ошибок и получить оперативный доступ к внесенным данным;
  • использовать данные при получении госуслуг;
  • отслеживать, отчисляет ли работодатель страховые взносы с вашей зарплаты;
  • избежать сложностей с выдачей трудовой книжки при увольнении;
  • использовать цифровые данные для получения госуслуг;
  • оформлять пенсию дистанционно и без дополнительных подтверждений.

Обязательно ли переводить работников

С 1 января 2020 года все наниматели обязаны фиксировать сведения о трудовой деятельности своих работников в электронном виде и сдавать соответствующую отчетность в Пенсионный фонд. Такой порядок устанавливает федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ.

Работники переводятся на ЭТК только с их согласия, но электронную отчетность в ПФР работодатель предоставляет в любом случае.

Работодатель обязан письменно известить в срок до 31.10.2020 г. каждого работника об изменениях в законодательства и его праве выбрать формат ведения книжки. О своем решении работники сообщают в заявлениях, которые передают работодателю.

Работодатели часто спрашивают, можно ли уведомление о переходе на электронные трудовые книжки сделать одно для всех — единый документ, в котором предусматриваются подписи всех работников об ознакомлении. Этого делать не разрешается. Каждого работника следует оповещать персонально.

образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Если сотрудник предпочел компьютерный формат, работодатель обязательно выдает ему под подпись бумажную книжку, в которую внесена запись: «Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если работник выбрал бумажный формат книжки или не сообщил о своем решении, работодатель продолжает вести рукописный документ и дублирует вносимые сведения в электронной версии. Когда такой сотрудник сменит работу, то новый работодатель будет обязан вести его бумажный учетный документ и хранить его у себя. Возможность сохранить рукописную книжку есть только у тех, кто ее уже имеет. Для трудоустроенных впервые в 2021 году автоматически будут заводить только электронные формуляры.

Вносить записи в ЭТК о месте работы и должности, датах приема и увольнения вправе только Пенсионный фонд — на основании сведений, которые передает работодатель.

Подробное объяснение пошагово для работодателя про переход на электронные трудовые книжки размещено на сайте ПФР.

Пенсионный фонд теперь принимает данные по новой форме СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-ТД

В эту форму заносится информация о приеме на работу, переводах, увольнении и решении сотрудника выбрать переход на ЭТК или отказаться от него. При переходе на цифровой формат работодатели сообщают ПФР только о последнем месте работы каждого сотрудника. Более ранняя информация уже есть в базах Фонда.

Работодатель передает в ПФР информацию о приеме на работу и увольнении гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

Как организовать переход

В таблице пошаговая инструкция, как вести электронные трудовые книжки с 2020 года:

Шаг 1 Назначьте работника, отвечающего за внесение в книжки сведений о профессиональной деятельности работников и подготовку к сдаче отчетности и регламентируйте порядок работы.
Шаг 2 Проверьте техническую готовность компании: установите или обновите компьютерную программу для передачи сведений, чтобы передавать сведения в ПФР в электронном виде.
Шаг 3 Измените действующие локальные нормативные акты: ПВТР, Положение об оплате труда, трудовые договоры, коллективный договор, регламент работы кадровой службы, иные документы. Объясните сотрудникам, как будут внедрять в кадровую практику электронные трудовые книжки в ПФР.
Шаг 4 В срок до 31.10.2020 г. письменно уведомите сотрудников о предстоящих изменениях и об их праве оставить физический носитель данных (бумажную ТК) или выбрать цифровой формат в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Шаг 5 Соберите заявления о переходе или отказе от него с сотрудников, изъявивших желание их подать.
Шаг 6 Передайте бумажные ТК с соответствующей записью работникам, которые выбрали цифровую форму документа вместе с формой СТД-Р (не позднее трех дней с даты подачи заявления) и подайте на них форму СЗВ-ТД в ПФР (не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем выбора).

Как накажут за нарушения (если ничего не делать)

В статье 27.1 КоАП РФ говорится о санкциях для нанимателей, не соблюдающих порядок предоставления сведений о трудовой деятельности — предупреждение или штраф:

Для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб.
Для юрлиц от 30 000 до 50 000 руб.

Внимательно изучите инструкцию, как правильно перейти на электронную трудовую книжку, чтобы избежать ошибок и штрафных санкций.

Если работодателя уже привлекали за аналогичное нарушение, штрафы увеличиваются вдвое, а должностным лицам грозит дисквалификация на срок до 1 года.
Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных

Adblock
detector