Электронный документооборот внутри компании: как все организовать

Правила перехода на ЭДО:

1. Выбрать оператора и программное обеспечение.
2. Оформить ЭЦП для руководителя и должностных лиц.
3. Утвердить внутренние акты для организации документооборота в компании и за ее пределами.
4. Уведомить партнеров.

Современные реалии диктуют правила работы. Ни одна современная организация не обходится без использования электронных документов — они необходимы для взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами, с контрагентами и даже с работниками. В связи с этим внедрение системы электронного документооборота в организации — это необходимость, с которой сталкиваются все руководители. При ведении хозяйственной деятельности нельзя просто перейти на обмен документами в электронном формате, необходимо соблюсти все требования и правила в этой сфере, чтобы документы имели силу. Эти правила отличаются для внутреннего и внешнего ЭДО. Требования к ним зависят от важности передаваемых документов и конечного адресата.

Что такое электронный документооборот и как он должен быть организован

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ работы и обмена документами, формируемыми в цифровом виде. Такие документы имеют равную юридическую силу с бумажными при соблюдении требований, установленных к ним (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

• использование утвержденного формата;
• заверение электронной цифровой подписью (ЭЦП).

ЭЦП бывает разной: неквалифицированной, квалифицированной, усиленной квалифицированной, простой. Для каждого документа установлены специальные требования о подписи. Еще одно важное требование — оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, только в этом случае сформированный в электронном формате приказ, договор или отчет приравнивается к документу на бумажном носителе.

По направлению ЭДО разделяется на:

• внутренний в организации;
• с контрагентами (другими организациями и ИП);
• с государственными органами и структурами.

Для каждого случая действуют отдельные правила организации ЭДО и требования к ЭЦП:

• для обмена документацией в онлайн-формате с государственными органами необходимо соблюдать регламент, установленный соответствующей структурой;
• взаимодействие и ЭДО с другими организациями и ИП определяется условием договора или соглашения между ними;
• внутренний документооборот организации регулируется локальными актами.

На предприятии ЭДО для каждого направления и структурного подразделения имеет особенности. Это связано с разными требованиями к документам. Кадровый документооборот содержит персональные данные, а бухгалтерский — сведения, составляющие коммерческую тайну. Важно соблюдать все требования законодательства к обмену информацией разного рода, защите персональных данных и архивации и хранению документов.

Внедрение электронного документооборота

Руководство каждой компании самостоятельно принимает решение по внедрению ЭДО. В некоторых сферах он необходим для всех юрлиц и ИП, без исключения. Например, многие отчеты сейчас сдают только по интернету, поэтому в бухгалтерии без ЭДО не обойтись. Его применение следует прописать в основных локальных нормативных актах:

• коллективном договоре;
• учетной политике;
• инструкции по делопроизводству;
• должностных инструкциях;
• политике корпоративной безопасности.

ЭДО применяется как целиком в компании, так и в отдельных структурных подразделениях:

• в бухгалтерии;
• в кадрах;
• в складском учете;
• в розничных подразделениях;
• на производстве.

Чтобы начать обмен данными с помощью онлайн-технологий, руководитель организации издает приказ об электронном документообороте. Вот так выглядит его примерная форма:

В приказе определяют порядок технического и документального обеспечения мероприятий. Они не должны противоречить требованиям инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации. Она учитывает особенности ведения хозяйственной деятельности компании. Приказ заверяет личной подписью руководитель компании. В документе указывают ответственных за переход на электронный документооборот лиц в каждом структурном подразделении и в организации в целом. Каждого из них ознакамливают с распоряжением под подпись.

Как предприятию перейти на документооборот по интернету

После издания приказа начинается процесс перехода на ЭДО. Первым делом необходимо выбрать техническое оборудование и программное обеспечение для взаимодействия подразделений и сотрудников, для хранения информации. Этим занимается системный администратор или целый отдел IT в компании. Организованный электронный документооборот на предприятии заключается в обмене документами и информацией между сотрудниками, необходимо организовать работающую внутреннюю сеть с подключением к интернету на ключевых компьютерах. Такая сеть предусматривает защиту от внешнего проникновения для обеспечения безопасности данных. Для хранения документации подключают автономный сервер, доступ к которому закрыт для внешних служб.

Для взаимодействия с государственными структурами требуется оператор ЭДО. С ним заключают отдельный договор. Взаимодействие с органами ФНС России для организаций и ИП наиболее важно, для корректной работы оператора выбирайте аккредитованного налоговиками. Все те, с кем взаимодействуют налоговики, перечислены на официальном сайте. Перечень постоянно меняется, загляните туда обязательно перед заключением договора. От того, как работает электронный документооборот внутри организации, зависит и внешнее взаимодействие с контролирующими органами. Отправка отчетности своевременно и без ошибок избавит от многих проблем и штрафов.