Готовим письмо с предложением о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве — это документ, который призван заинтересовать потенциальных и текущих клиентов в совместной работе, проведении сделок на выгодных для обеих сторон условиях. Это послание часто становится первым шагом к заключению долгосрочных контрактов.

Кто и на чье имя готовит письмо

Приглашение к совместной деятельности от одной компании к другой чаще всего направлено на участие в общих проектах, освоение новых рынков сбыта, расширение производства, долгосрочные поставки товаров или услуг. В современных условиях любой серьезный контракт сопровождает официальное письмо о сотрудничестве с компанией на взаимовыгодных условиях. Чтобы взаимоотношения между партнерами закрепились на высоком уровне, необходимо правильно вести переговоры и деловую переписку.

Обычно корреспонденцию разрабатывают отделы маркетинга и менеджмента, которые занимаются продвижением товаров и услуг. Типовые бланки коммерческих предложений и оферт, которые являются элементами таких посланий, составляют заранее. Но тексты и формулировки готовят для конкретного адресата индивидуально. Чаще всего директор поручает подготовку письма о партнерстве тому специалисту, который курирует конкретные предприятия или отрасль.

Цель — расположить партнеров к предлагаемым услугам, товарам и побудить заключить контракт. Для этого необходимо рассказать о преимуществах компании, выгодах, приобретаемых от сделки и др. Если специалист знаком со спецификой потенциального клиента, то ему проще уловить, чем привлечь к совместным проектам, составить индивидуальные предложения, акции и скидки. Предложение составляется на имя директора. К нему следует обратиться по имени и отчеству, что работает гораздо эффективнее, чем обезличенные послания. Если вы перед этим созванивались, нелишне напомнить о разговоре.

Какие правила соблюдать при составлении и оформлении письма

Правильное оформление письма — половина успеха. Расположите текст на официальном бланке компании с указанием реквизитов, адреса и контактов. Допускается написать и на обычном листе А4, но придется вносить реквизиты отдельно, а выглядит это не так солидно.

Стандартов нет, но есть правила, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, которых стоит придерживаться:

1. Писать следует кратко и лаконично, уместив суть вопроса в несколько абзацев. Если текста неоправданно много, есть риск, что его не прочтут.
2. Используйте крупный шрифт, важную информацию выделите списком или таблицей.
3. Кратко сообщите главные выгоды от работы с вашей фирмой (подчеркните надежность, платежеспособность, отличие от конкурентов).
4. Обязательно отметьте, что получит компания от совместной деятельности (скидки, экономия, расширение сфер деятельности и др.).

Суть письма — на усмотрение руководителя, но главная цель — побудить к постоянным деловым отношениям. Содержание не следует загромождать рекламными лозунгами, чтобы не отпугнуть партнера. Об услугах расскажите сжато и конкретно.

Структура соответствует правилам делопроизводства:

• в правом верхнем углу — кому и от кого;
• по центру — название документа;
• под ним — обращение к директору;
• далее краткое содержание с информацией о предприятии;
• суть главных предложений;
• дата и подпись.

Внизу укажите имя, фамилию и контакты специалиста, который готов ответить на вопросы и связаться с адресатом в любой удобный момент.

Образец

Обратите внимание на типовой пример письма о сотрудничестве и заполните его, ориентируясь на потребности вашей компании.

В ________________________ Руководителю _____________ __________________________ От ________________________ __________________________ Предложение о сотрудничестве Уважаемый Ф.И.О.! Предлагаем вам работать с нами, наша компания _______________ занимается поставкой оборудования с ______года. Преимущества работы с нами: _______________________________________. Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном взаимодействии на следующих условиях (суть предложения) _____________________________. Будем рады сотрудничать. По любым вопросам обращайтесь к _______. Координаты _____________. Руководитель ______________ _______________/___________ М.П. «__»__________ ____ г.

Посмотрите, как выглядит образец приглашения к сотрудничеству от компании в сфере логистики.

Как отправить письмо

Чтобы будущий партнер получил корреспонденцию быстро и надежно, выберите подходящий способ доставки. Самые популярные следующие:

• электронная почта. Это удобно, оперативно. Но сообщения иногда теряются среди массовых рассылок, так и не дойдя до руководителя. Этот вариант подходит для постоянных клиентов;
• Почта России. Это проверенный годами способ. Но он неудобен, если предстоит отправить много сообщений одновременно. Зато для индивидуальной работы с клиентами незаменим;
• передача с курьером. Часто так поступают, чтобы передать важные послания конкретному партнеру. Иногда менеджеры по маркетингу отдают такие предложения при личной встрече и одновременно договариваются о сотрудничестве;
• факс, хоть и несколько устаревший, но еще актуальный для ряда руководителей.

Отвечать на такую корреспонденцию не обязательно, например, если она относится к массовой рекламной рассылке. Иной вопрос, если предложение поступает к конкретному руководителю от серьезных деловых партнеров — будущих или настоящих. В этом случае есть простой совет, как ответить на письмо о сотрудничестве, — корректно, аккуратно и в деловом стиле, даже если приходится отказать. Обязательно поблагодарите за предложение и подробно расскажите о причинах решения.