Z-отчет по онлайн-кассе: как снять и сколько хранить

Что это такое Z отчет (зет отчет) по кассе — это документ, который результирует деятельность по аппаратам с ЭКЛЗ. В регистре отражается суммарная выручка за смену.

Что за отчетность

Зет-отчет — это ежедневная отчетность с гашением, то есть документальный итог, закрывающий кассовую смену и обнуляющий оперативную память кассового аппарата. Сведения за операционный день дублируются в фискальной памяти ККТ и на ЭКЛЗ.

В 54-ФЗ от 22.05.2003 указано, что это, отчет без гашения, — это Х-отчет. Его формируют для проверки наличности, пробитой по кассе за день.

Зет-отчет используют для:

• сведения результатов за рабочий день;
• обнуления операционных сведений за 24 часа;
• учета возвратов, скидок, аннулирований по чекам.

На основании Z-отчета составляется ежедневная отчетная справка кассира-операциониста по форме КМ-6. В нормативах указано, нужно ли пробивать нулевой Z отчет, — нет, если за смену не совершили ни одной операции по кассе. Но если по локальным актам требуется ежедневное открытие и закрытие смены по ККТ, то придется пробить отчетность.

В чем отличие от Х-отчетности

Кратко, чем отличается Х отчет от Z отчета, — гашением. Зет-отчет обнуляет операционную память, а X просто распечатывает сведения о движениях денег без обнуления.

Есть ли он в онлайн-кассах

С появлением онлайн-касс первичные документы по ККТ разрешено не формировать: Z отчеты при использовании онлайн касс составлять не обязательно (письмо Минфина № 03-01-15/3482 от 25.01.2017). Из обязательных регистров остались только приходные и расходные кассовые ордера и кассовая книга.

Как сделать

Перечень обязательных реквизитов регистра утвержден приказом ФНС № ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017. Читайте в инструкции к вашему регистратору, как снять зет отчет на кассовом аппарате по итогам рабочего дня. По сути, снятие отчетности представляет собой процедуру последовательного нажатия кнопок по пользовательской инструкции ККТ.

В каждом зет-отчете, независимо от модели ККТ, отражается:

• название компании или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
• ИНН;
• юридический адрес;
• Ф.И.О. и должность кассира;
• название регистра, его номер;
• итоги по всем проведенным операциям;
• количество пробитых чеков;
• поступления;
• возвраты;
• реквизиты ККТ — регистрационный, заводской, фискальный номера;
• фискальный признак;
• номер смены, дата и время формирования отчетности.

Вот как выглядит Z отчет по кассе:

Сумма выручки — не обязательное поле: оно отражается в зет-отчете не во всех аппаратах. Проверьте возможности ККТ в личном кабинете на официальном сайте оператора фискальных данных.

Инструкция, как посмотреть Z отчет в ОФД за рабочий день:

1. Зайдите в личный кабинет.
2. Перейдите во вкладку с отчетными документами.
3. Выберите посменную отчетность.
4. Нажмите и настройте параметры — дату, время.
5. Укажите адрес электронной почты для отправки файла.
6. Выберите кассы, по которым требуется информация.
7. Отправьте результирующий документ на электронку или проверьте его в разделе готовой отчетности личного кабинета.

Почему не отражается чек коррекции

В правилах использования ККТ закреплено, нужна ли автоматическая инкассация после зет отчета, — нет, если эта функция включена в регистраторе. Под автоматической инкассацией понимается обнуление наличных денег в памяти аппарата.

Корректирующий чек формируют при ошибках в расчетной информации ККТ. Если кассир ошибся и обнаружил нарушение в течение дня, коррективы вносят в этой смене. Если ошибку обнаружили позже, допускается корректировка в другой рабочий день.

Формируют чек коррекции следующим образом:

1. Переходим в «Настройки».
2. Находим блок кассового обслуживания, «Дополнительные операции».
3. Выбираем операцию, необходимую для коррекции.
4. Указываем тип внесенной оплаты и сумму.
5. Выбираем тип и причину коррекции. Нажимаем «ОК».

В зет-отчетности чек коррекции отдельно не отражается, а вносится в раздел выплат или возвратов.

Где и сколько хранить

В разделе положения о документообороте Минфина указано, нужно ли хранить Z отчеты онлайн кассы, — да, его обязательно хранят в учреждении. Отчетность прикрепляют к справке КМ-6 или складывают в отдельной тетрадке или конверте.

В п. 11 положения по применению ККМ № 745 от 30.07.1993 закреплено, сколько хранить Z отчет по кассе, — минимум 5 лет, как и все другие первичные документы по кассе. Ответственность за хранение лежит на руководителе или сотруднике, назначенном приказом по организации.

Что будет, если не снять или потерять данные

В ст. 19.7 КоАП РФ указано, что делать, если не снят Z отчет, — платить штраф за непредоставление налоговой обязательных сведений.

Если не снять отчетность в течение суток (24 часов) с начала смены, касса блокируется.

Об авторе

Александра Задорожнева

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Свежие публикации

• 2022.03.23Бухгалтерский учетСтроки 210 и 220 декларации по налогу на прибыль: как заполнить и проверить
• 2022.03.11ОтчетностьФорма 4-инновация по сведениям об инновационной деятельности предприятия на 2022 год
• 2022.03.11ОтчетностьИнструкция по заполнению формы П-2 (инвест)
• 2022.02.28ОтчетностьИнструкция: заполняем декларацию по акцизам