Отчет о закрытии фискального накопителя: когда нужен и как получить

Отчет о закрытии фискального накопителя — это документ, который в обязательном порядке создается в случае снятия ФН с целью сохранения хранимых на нем зашифрованных данных.

Когда необходим отчет о закрытии ФН

Фискальный накопитель — это основная память применяемой онлайн-кассы. Без него регистрация кассы в контролирующих органах и ее дальнейшая работа невозможна. Устройство находится внутри кассового аппарата и выполняет сразу несколько функций:

• хранение сформированных чеков;
• шифрование информации для передачи ОФД.

Во время работы организации нередко случаются ситуации, когда устройство требуется извлечь из ККТ. В этом случае перед снятием необходимо сформировать фискальный отчет по кассе для налоговой.

Изъятие накопителя необходимо в ряде случаев:

• окончание срока использования ФН;
• на устройстве закончилась память для хранения данных;
• онлайн-кассу требуется снять с учета в налоговой инспекции;
• смена владельца кассовой техники;
• поломка или блокировка устройства.

Есть несколько вариантов, как закрыть фискальный накопитель онлайн-кассы предприятия. Наиболее простой — обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием ККТ, и их специалист даст необходимые рекомендации по телефону или сделает все лично на месте установки кассового аппарата. Однако, если для закрытия не требуется установка специализированного ПО, эта процедура не вызовет сложностей у простого пользователя.

Как правильно сформировать чек

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя для различных моделей кассовой техники. Большинство итераций совпадают для всех аппаратов, но есть незначительные отличия.

1. В любом случае перед началом работы необходимо удостовериться, что последняя кассовая смена завершена и все сохраненные данные переданы в ФНС. В противном случае система сообщит об ошибке при архивировании информации с ФН. Чтобы проверить факт закрытия последней смены, достаточно сформировать соответствующий чек и убедиться, что все данные переданы в налоговый орган.
2. После проверки завершения смены кассу следует подключить к компьютеру и выбрать ПО для работы с кассой в зависимости от ее модели.

Вот детальное описание процедуры замены ФН на АТОЛ 30Ф:

Шаг 1. Зайти в приложение для работы с кассой.

Шаг 2. В меню выбрать команду «Закрыть архив».

Шаг 3. Проверить совпадения даты и времени на кассовом аппарате и рабочем компьютере. Если данные не совпадают, нажать кнопку «Синхронизировать».

Шаг 4. Непосредственное исполнение процедуры архивирования накопителя. Важно дождаться сообщения о завершении операции.

Шаг 5. Чек о выполнении формируется автоматически.

Шаг 6. Печать полученного документа на кассовом аппарате.

Вот подробная инструкция, как сделать отчет о закрытии фискального накопителя Эвотор.

Этап 1. Заходим в приложение для работы с кассой и выбираем пункт меню ОФД.

Этап 2. Выбираем строку «Заменить фискальный накопитель» внизу страницы.

Этап 3. Заполняем заявление о закрытии в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Этап 4. Подтверждаем необходимость закрытия архива ФН.

Этап 5. Формирование и печать чека о закрытии архива.

Этап 6. Отправка всех документов оператору фискальных данных.

Такова последовательность действий при замене ФН в ШТРИХ-М:

Действие 1. Подключить онлайн-кассу к компьютеру и открыть программное обеспечение «Тест драйвера».

Действие 2. В меню слева выбрать пункт «ФН», в нем вкладку «ОФД». Перед закрытием необходимо убедиться, что все сообщения для ОФД отправлены.

Действие 3. Зайдите на вкладку «Фискализация ФН» и нажмите клавишу «Запрос итогов фискализации». Эта процедура позволит сохранить основные реквизиты (ИНН, режим налогообложения) и не вводить их заново.

Действие 4. В верхнем меню на вкладке «Состояние ФН» последовательно нажать две клавиши: сначала «Начать закр. фиск. режима», далее «Закрыть фиск. режим». Чек о завершении операции формируется автоматически.

Пока описанная для всех моделей процедура полностью не завершена и не доставлено подтверждение от ОФД о получении им сформированного чека, устройство нельзя извлекать из кассового аппарата. В случае возникновения ошибки все шаги аннулируются и требуется повторное прохождение итераций.

Что делать с полученным отчетом

Во всех случаях процедура завершается печатью чека, в котором указан номер отчета о закрытии устройства памяти, дата и время операции. Эти данные необходимы для дальнейшей работы с кассой, например, при перерегистрации ККТ в личном кабинете налогоплательщика.

Для регистрации нового «фискальника» понадобятся данные из чека:

• дата и время проведения процедуры закрытия;
• номер отчета;
• фискальный признак (ФП).