Компенсация расходов дистанционному работнику

Компенсация дистанционному работнику — это дополнительные выплаты за использование личного оборудования, интернета, мобильной связи, электричества и материалов в рабочих целях.

Обязан ли работодатель что-то возмещать дистанционному работнику

В ст. 188 ТК РФ указано, нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику: да, платят за износ оборудования и других технических средств, но при условии, что такое оборудование используется с согласия работодателя и в его интересах. Для получения компенсации необходимо согласие работодателя. Если соглашений нет, работнику ничего не компенсируют.

Возможность возмещения издержек удаленным сотрудникам и размеры таких расходов указываются в трудовом договоре о дистанционной работе (ст. 188, ст. 312.3 ТК РФ). Сейчас в Государственной думе готовят новый законопроект об удаленной работе, после принятия которого дистанционные работники укрепятся в рабочих правах.

Какие расходы компенсируют

Вот какая компенсация расходов при дистанционной работе положена сотруднику (ст. 312.3 ТК РФ):

• за использование и износ технического оборудования и инструментов;
• при возникновении иных затрат, связанных с использованием личных технических средств и материалов в рабочих целях;
• за покупку бумаги, картриджей, канцтоваров.

Удаленному работнику компенсируют использование компьютерной техники и расходы на интернет, телефон и электроэнергию. Но работодатель оплатит только ту часть, которая использовалась исключительно для рабочих целей.

По итогам месяца сотрудник предоставляет не только отчеты о проделанной работе, но и счета за телефон, интернет и электроэнергию. Бухгалтер вычисляет из общего счета долю затрат на выполнение трудовых обязанностей.

Аналогично рассчитывается компенсация за использование оргтехники. Определяется стоимость компьютера и ежемесячная амортизация. Сумма амортизации умножается на коэффициент отработанного времени за отчетный месяц. Покупку бумаги и канцтоваров компенсируют по факту — на основании платежных документов и товарных чеков.

Другой вариант — определить фиксированную сумму возмещения. Порядок расчета или фиксированный размер компенсации необходимо указать в трудовом договоре об удаленной работе.

Надо ли платить НДФЛ и страховые взносы с компенсаций

Когда возмещение затрат сотрудника связано с выполнением трудовых обязанностей, компенсация расходов при удаленной работе не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если в трудовом договоре о дистанционной работе указано компенсирование затрат, возникших при выполнении рабочих функций, НДФЛ не начисляют (письмо Минфина №03-04-06/69014 от 27.11.2015). Если же в трудовом соглашении отсутствует пункт о компенсации расходов удаленному работнику, НДФЛ придется заплатить.

Это же правило распространяется и на страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Их не начисляют, если расходы связаны с непосредственным выполнением сотрудником трудовых обязанностей. Если работнику возмещают использование личного имущества, интернета, телефона, электричества по работе, сумма компенсаций не облагается страховыми взносами (письма Минфина №03-04-05/3235 от 23.01.2018, 03-04-06/65168 от 12.09.2018, письмо ФНС №БС-3-11/8304@ от 13.11.2018). Главное условие: размер таких затрат необходимо закрепить в трудовом соглашении, экономически обосновать и подтвердить документами.

Компенсация расходов и налог на прибыль

Расходы признают в целях налога на прибыль, если они напрямую связаны с деятельностью, по которой предприятие получает доход (п. 1 ст. 252 НК РФ). Все затраты необходимо экономически обосновать и подтвердить расчетными документами.

Компенсация расходов дистанционному работнику — это выплата, связанная с исполнением трудовых обязанностей. Ее учитывают в составе издержек, снижающих базу налога на прибыль. Для подтверждения затрат используют трудовой договор. В нем необходимо указать, что работодатель:

• обеспечивает сотрудника оборудованием или допускает использование личных технических средств в рабочих целях;
• возмещает эксплуатацию личной техники и связанных с этим расходов (интернет, телефония, электричество, материалы и канцтовары).

Кроме соглашения, для подтверждения издержек используют коммунальные счета работника, кассовые чеки и платежные документы, копии технических паспортов на компьютерную технику.