Компенсация расходов дистанционному работнику

Автор:Александра Задорожнева

Компенсация дистанционному работнику — это дополнительные выплаты за использование личного оборудования, интернета, мобильной связи, электричества и материалов в рабочих целях.

Обязан ли работодатель что-то возмещать дистанционному работнику

В ст. 188 ТК РФ указано, нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику: да, платят за износ оборудования и других технических средств, но при условии, что такое оборудование используется с согласия работодателя и в его интересах. Для получения компенсации необходимо согласие работодателя. Если соглашений нет, работнику ничего не компенсируют.

Возможность возмещения издержек удаленным сотрудникам и размеры таких расходов указываются в трудовом договоре о дистанционной работе (ст. 188, ст. 312.3 ТК РФ). Сейчас в Государственной думе готовят новый законопроект об удаленной работе, после принятия которого дистанционные работники укрепятся в рабочих правах.

Законопроект 973264-7

Какие расходы компенсируют

Вот какая компенсация расходов при дистанционной работе положена сотруднику (ст. 312.3 ТК РФ):

  • за использование и износ технического оборудования и инструментов;
  • при возникновении иных затрат, связанных с использованием личных технических средств и материалов в рабочих целях;
  • за покупку бумаги, картриджей, канцтоваров.

Удаленному работнику компенсируют использование компьютерной техники и расходы на интернет, телефон и электроэнергию. Но работодатель оплатит только ту часть, которая использовалась исключительно для рабочих целей.

По итогам месяца сотрудник предоставляет не только отчеты о проделанной работе, но и счета за телефон, интернет и электроэнергию. Бухгалтер вычисляет из общего счета долю затрат на выполнение трудовых обязанностей.

Рассчитаем, сколько денег компенсировать удаленному работнику за июль 2020 года:

  1. Вычисляем количество отработанных часов. В июле 2020 года 31 день, из них 22 рабочих и 9 выходных. В трудовом договоре о дистанционной работе закрепляют продолжительность трудовой недели и дня. Если у сотрудника пятидневная неделя и восьмичасовой день, отработанное время за месяц составит 22 дня * 8 часов = 176 часов.
  2. Определяем долю отработанного времени за месяц. Общее время: 31 день * 24 часа = 744 часа. Доля отработанного времени: 176 : 744 = 0,24.
  3. Высчитываем затраты на интернет, телефон и электричество. Счет за интернет — 500 руб., компенсируют 500 * 0,24 = 120 руб. Счет за свет — 800 руб., возместят 800 * 0,24 = 192 руб. Счет за телефон — 300 руб., вернут 300 * 0,24 = 72 руб. Итого сотруднику компенсируют 384 руб.

Аналогично рассчитывается компенсация за использование оргтехники. Определяется стоимость компьютера и ежемесячная амортизация. Сумма амортизации умножается на коэффициент отработанного времени за отчетный месяц. Покупку бумаги и канцтоваров компенсируют по факту — на основании платежных документов и товарных чеков.

Другой вариант — определить фиксированную сумму возмещения. Порядок расчета или фиксированный размер компенсации необходимо указать в трудовом договоре об удаленной работе.

Надо ли платить НДФЛ и страховые взносы с компенсаций

Когда возмещение затрат сотрудника связано с выполнением трудовых обязанностей, компенсация расходов при удаленной работе не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если в трудовом договоре о дистанционной работе указано компенсирование затрат, возникших при выполнении рабочих функций, НДФЛ не начисляют (письмо Минфина №03-04-06/69014 от 27.11.2015). Если же в трудовом соглашении отсутствует пункт о компенсации расходов удаленному работнику, НДФЛ придется заплатить.

Это же правило распространяется и на страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Их не начисляют, если расходы связаны с непосредственным выполнением сотрудником трудовых обязанностей. Если работнику возмещают использование личного имущества, интернета, телефона, электричества по работе, сумма компенсаций не облагается страховыми взносами (письма Минфина №03-04-05/3235 от 23.01.2018, 03-04-06/65168 от 12.09.2018, письмо ФНС №БС-3-11/[email protected] от 13.11.2018). Главное условие: размер таких затрат необходимо закрепить в трудовом соглашении, экономически обосновать и подтвердить документами.

Компенсация расходов и налог на прибыль

Расходы признают в целях налога на прибыль, если они напрямую связаны с деятельностью, по которой предприятие получает доход (п. 1 ст. 252 НК РФ). Все затраты необходимо экономически обосновать и подтвердить расчетными документами.

Компенсация расходов дистанционному работнику — это выплата, связанная с исполнением трудовых обязанностей. Ее учитывают в составе издержек, снижающих базу налога на прибыль. Для подтверждения затрат используют трудовой договор. В нем необходимо указать, что работодатель:

  • обеспечивает сотрудника оборудованием или допускает использование личных технических средств в рабочих целях;
  • возмещает эксплуатацию личной техники и связанных с этим расходов (интернет, телефония, электричество, материалы и канцтовары).

Кроме соглашения, для подтверждения издержек используют коммунальные счета работника, кассовые чеки и платежные документы, копии технических паспортов на компьютерную технику.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных

Adblock
detector