Компенсация за использование личного автомобиля в 2021 году. Компенсация ГСМ

Содержание статьи

Возмещение расходов при использовании личного транспорта в рабочих целях
Заключение договора аренды
Размер выплаты за использование собственного ТС на работе
Компенсация за бензин
Как отразить выплаты работнику в учете

Компенсация ГСМ — возмещение работнику расходов, связанных с использованием личного автотранспорта в служебных целях. Для налогообложения размер выплат нормируется правительством.

Возмещение расходов при использовании личного транспорта в рабочих целях

Работа некоторых сотрудников связана с частыми поездками. Если у человека есть собственный автомобиль, он вправе использовать его для работы по договоренности с руководством. Работодатель обязуется выплачивать компенсацию за использование личного транспорта работника.

Компенсируются расходы работника, связанные:

с износом авто;
с эксплуатацией авто (ГСМ).

Описанные договоренности следует закрепить в соглашении к трудовому договору между работодателем и работником по нормам статьи 188 Трудового кодекса РФ. Целесообразно отразить в составляемом документе следующие данные:

техническую информацию о транспортном средстве (марка, год выпуска, регистрационный номер);
размер и способ расчета компенсации работнику за использование личного автомобиля.

Приведенная информация обезопасит организацию от претензий контролирующих органов.

Для заключения соглашения требуется копия свидетельства регистрации ТС и полис ОСАГО.

Заключение договора аренды

Есть еще один способ оформить эксплуатацию собственного транспорта на работе — заключить договор аренды. В этом случае работник-арендодатель предоставляет организации-арендатору личный автомобиль во временное пользование за установленную плату. По договору арендодатель оказывает своими силами услуги по управлению автомобилем и по его техническому обслуживанию (статья 632 ГК РФ). Но управлять таким арендованным ТС вправе любой сотрудник организации. При условии, что в полисе ОСАГО указано неограниченное число водителей.

Дополнительный договор компенсации затрат за использование личного транспорта при аренде не заключается, все условия прописывают в договоре аренды. При аренде выплачивается не возмещение расходов, а арендная плата. Этот вариант оформления выгоден для сторон, но не всегда удобен при разовых поездках.

Сумма арендной платы выше, чем возмещение расходов, но она облагается НДФЛ по ставке 13%.

Размер выплаты за использование собственного ТС на работе

Размер выплаты и ее периодичность самостоятельно определяются договаривающимися сторонами — работником и работодателем. Трудовое законодательство не устанавливает требований к величине компенсации личного транспорта в служебных целях работнику. Работодатель вправе установить любую сумму возмещения и не прописывать в соглашении методику ее расчета. Но такой подход вызовет вопросы у контролирующих органов. ФНС рекомендует учитывать при расчете суммы:

срок полезного использования и степень износа транспортного средства;
интенсивность его эксплуатации.

Безопаснее для предотвращения налоговых рисков указывать в дополнительном соглашении способ расчета компенсации с учетом перечисленных показателей. Но сколько бы стороны ни указали в соглашении, для налогообложения постановлением правительства РФ от 08.02.2002 № 92 установлены нормы компенсации за автомобиль сотруднику организации в 2021 году:

для транспортных средств с объемом двигателя до 2000 куб. см (легковых) — 1200 рублей;
для транспортных средств с объемом двигателя более 2000 куб. см (легковых) — 1500 рублей;
для мотоциклов — 600 рублей.

Эти лимиты для отнесения на расходы в целях налогообложения прибыли, УСН и других налогов.

Для федеральных государственных гражданских служащих, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками, постановлением правительства РФ от 02.07.2013 № 563 установлены повышенные нормы — компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в 2021 году в служебных целях, выплачивается в размере:

для мотоциклов — 1200 руб.;
для легковых транспортных средств с объемом до 2000 куб. см — 2400 руб.
для легковых авто с объемом более 2000 куб. см — 3000 руб.

Если выплаты превышают лимит, разница компенсируется за счет прибыли и не уменьшает ее.

Компенсация за бензин

Законодательством не установлено, как учесть сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта, — на практике возмещение расходов осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным документами:

кассовыми чеками;
квитанциями;
счетами.

Но в ФНС и Минфине считают, что расходы на ГСМ уже заложены в нормативы. При превышении суммы разницу запрещено включать в налоговые расходы (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Расходы на ГСМ при проезде к месту командировки и обратно на личном транспорте разрешается учесть по лимитам, установленным постановлением правительства РФ № 92.

Как отразить выплаты работнику в учете

Способ учета зависит от выбранного способа оформления эксплуатации личного автомобиля:

соглашение в рамках трудового договора;
договор аренды.

Отличается налогообложение компенсации за использование личного автомобиля:

в случае аренды на работодателя возлагается обязанность уплачивать НДФЛ с арендной платы (п. 1 статьи 226 НК РФ). Арендную плату перечисляют арендодателю за вычетом удержанного НДФЛ (письмо Минфина России от 01.12.2016 № 03-04-05/71165);
при выплате компенсации она не облагается НДФЛ.

Для арендной платы лимиты не установлены.

Вот как отразить компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете — применяется проводка:

Дт счета 26 (20, 44) Кт счета 73.

Об авторе

Юлия Дидух

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года.

Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт