Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это избавление от деловых бумаг, потерявших свою ценность. Процесс регулируется законодательно и требует соблюдения ряда правил.

Где прописаны требования к порядку уничтожения документов

Основная масса бумаг на рабочем месте имеет официальный статус. Их ликвидация регламентирована законом. Прежде чем от них избавиться, придется совершить целый ритуал. Эта процедура прощания, т. е. весь порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописан в законе «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Этот объемный текст при внимательном изучении дает четкое представление о порядке действий.

Инструкция по уничтожению бумаг

Вот инструкция, как списать документы, утратившие срок хранения, пошагово, чтобы ничего не нарушить и не списать лишнего:

Шаг 1. Определяем сотрудников, которые установят, что следует ликвидировать.

Находим специалистов, знания и опыт которых помогут определить, от чего допустимо избавиться, потому что истек срок хранения, а от чего нельзя, потому что срок действия еще не закончился. Из этих специалистов будем формировать экспертную комиссию. Часто в нее включают руководителей, поскольку это те люди, которые знают истинную ценность каждого листочка.

Шаг 2. Издаем приказ о создании экспертной комиссии.

Например, такой:

Шаг 3. Проводим инструктаж с экспертами. Объясняем цели и задачи.

Чаще всего члены комиссии — ведущие специалисты отделов. Но они не являются архивариусами и делопроизводителями. Как устранить такое несоответствие? Один из вариантов — пригласить представителя из Росархива. Он и станет дирижировать оркестром, т. е. обучать, подсказывать, направлять и контролировать работу всей экспертной комиссии. Другой способ — разработать и утвердить «Положение о комиссии, проводящей экспертизу ценности документов для передачи их на хранение и уничтожение». Далее сформировать экспертную комиссию и ознакомить их с этим ЛНА. Более эффективный путь — создание постоянно действующей комиссии.

Шаг 4. Работа комиссии. Сортировка.

Самый главный и ответственный этап. При правильной работе внимательно осматривается каждый листочек. Дело кропотливое и ответственное. Понятно, что далеко не всем под силу определить техническую, научную, историческую или культурную ценность какого-нибудь пожелтевшего от времени листочка бумаги. Вот почему приветствуется привлечение к этой работе специалистов. Результат работы комиссии — две бумажные стопки: первая — то, что будем ликвидировать в связи с окончанием срока хранения, вторая — то, что продолжаем хранить.

Отдельно следует коснуться вопроса, как проходит утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, потому что тут есть некоторые нюансы. На бухгалтерские бумаги распространяются общие правила ликвидации. Внимание следует обратить на другое — на сроки их хранения. Здесь при уничтожении архива бухгалтерских документов важно руководствоваться не только основным для нас Федеральным законом № 125-ФЗ, но и ст. 23 НК РФ и ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Потому что сроки хранения бумаг тут иные. Помним об этом. Если деятельность организации была убыточной и убыток переносили на следующие периоды, вся документация, подтверждающая его размер, не подлежит ликвидации в течение всего времени переноса, о чем говорит ст. 283 НК РФ.

Шаг 5. Оформляем протокол.

Это стандартная процедура завершения работы комиссии. Дело сделано. Бумаги разобраны. Обреченное к устранению тоскливо ждет своей участи. Всю работу и ее результаты оформляем протоколом, который подписывают все члены комиссии.

Шаг 6. Составляем акт о выявлении подлежащего ликвидации.

Включаем в него все бумаги с истекшим сроком хранения на 1 января текущего года.

Шаг 7. Утверждаем акт у руководителя.

Руководителю это дает возможность ознакомиться с информацией, а акт приобретает юридическую силу, регистрируется и подшивается.

Шаг 8. Издаем приказ об уничтожении.

Изучив акт, руководитель решает, какой приказ издать для уничтожения документов с истекшим сроком хранения, поскольку от его решения зависит способ утилизации. Немаловажную роль тут играет финансовая составляющая, объем ликвидируемого и степень важности информации на бумажных носителях. Большие объемы и то, что содержит, например, коммерческую тайну, требует более трудозатратных способов утилизации, требующих привлечения специализированных служб. При небольшом количестве допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно, без использования сторонних организаций. Вот один из вариантов такого приказа:

Шаг 9. Утилизируем отобранные документы выбранным способом.

Шаг 10. Актируем уничтожение.

Ликвидировав все, что запланировали, составляем акт.

Если делаем это своими силами, в нем обязательно указываем:

• дату, время, место утилизации;
• способ уничтожения;
• основание проведения процедуры;
• вес уничтожаемых документов;
• подписи должностных лиц, подтверждающих факт утилизации.

В случае привлечения сторонней организации мы не сами избавляемся от ненужных бумаг, а передаем эту обязанность другой организации вместе с самими бумагами. В этом случае создаем не акт об уничтожении, а акт о передаче. В нем указываем:

• что передаем;
• когда, кому и где передаем;
• основание передачи;
• Ф.И.О. и должности лиц — свидетелей передачи, которые подписывают акт в конце.

Шаг 11. Знакомим с актом руководителя, который ставит на нем гриф утверждения.

Шаг 12. Регистрируем акт, подшиваем его в дело.

Какие есть правила при уничтожении секретной документации

К ней отношение особенное. И, конечно, следует закрепить эти особенности в инструкции о порядке уничтожения секретных документов, потому что есть тонкости в работе с такой бумажной информацией. А именно:

1. Экспертов в комиссии — не менее трех. И это только специалисты, имеющие непосредственное отношение к информации, от которой планируем избавляться.
2. Если имеем дело с гостайной или грифом секретности, следим, чтобы просматривать такие материалы могли только те, кто имеет такой доступ.
3. Принятие мер по предотвращению появления третьих лиц — следующий важный момент. Помещение для проведения процедуры хорошо изолируем от посторонних глаз.
4. Лучше выбрать кардинальные способы ликвидации, такие как растворение, сжигание, химобработка. Это самые дорогие, но и самые надежные методы.
5. В случае утилизации в несколько этапов актируем каждый из них.
6. Выполненной работу считаем только в том случае, если уничтоженные документы не подлежат какому-либо, даже частичному, восстановлению. Только в этом случае в акте делаем соответствующую запись.

Более подробно порядок уничтожения секретных документов прописан в постановлении правительства РФ от 05.01.2004 № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации». Обращаем внимание, что постановление имеет гриф «ДСП». Изучить его смогут лишь те, кто получил доступ к гостайне.

Ответственность за нарушения

Она есть. Законодатели позаботились об этом и наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения прописали в ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ. Достаточно их почитать, чтобы к старым пыльным бумагам начать испытывать новые чувства и относиться к ним с должным почтением.