Содержание статьи
Претензия относится к части диалога между партнерами в пределах правовых взаимоотношений и является одним из способов защитить свои права либо права компании, а также стимулировать противоположную сторону выполнить взявшие на себя обязательства в полном объеме.
Письмо поставщику
Под определением «претензионное письмо» подразумевается требование в письменной форме к той стороне, которая ущемляет права и считается действенным способом в выходе из конфликтной ситуации.
В обязательном порядке документ должен включать в себя:
- аргументированные тезисы, которые официально способны проинформировать о наличии каких-либо нарушений;
- ссылки на нормативно-правовые акты и пункты в соглашении.
Основная цель претензии заключается в передаче всех необходимых сведений о сформировавшейся проблеме, а также предложении своих путей выхода из данной ситуации. Необходимо стараться максимально четко оповестить получателя письма о возможных в дальнейшем последствиях из-за возможного отказа в исправлении ситуации.
Дополнительными целями принято считать:
- Максимальное стимулирование противоположной стороны к действиям, способным удовлетворить требования отправителя.
- Исключение возможного несоблюдения порядка выхода из конфликтной ситуации. Иными словами, при необходимости в будущем обратиться с исковым заявлением в судебный орган, этот документ является основным доказательством в попытке мирного урегулирования сформировавшейся проблемы.
Необходимо отметить, что письменный вариант претензии формируется не сразу – некоторая часть может быть решена «по месту» без какой-либо регистрации письма. По этой причине многие ошибочно считают легким процесс урегулирования спорных моментов.
Предъявление письменной претензии является лишь подтверждением факта наличия оставшихся нерешенных вопросов.
В процессе формирования и подачи этого документа у контрагентов появляется возможность видоизменить подписанное ранее соглашение и избежать искового заявления в суд.
Важные правила
В процессе составления рассматриваемого документа нет необходимости в заполнении стандартной формы либо же осуществлении поиска необходимых бланков.
При получении письма получателем, ему ничего не останется сделать, как ответить на него. На основании этого в будущем может возникнуть одно из нескольких событий:
- все требования будут удовлетворены в полном объеме:
- обращение с исковым заявлением в суд отправителем и начисление на получателя различных штрафных санкций.
Документ составляется в свободной форме, однако его структура выглядит примерно так:
- номер и период формирования документа;
- инициалы отправителя, наименование компании (если от ее имени формируется претензия);
- наименование документа (в данной ситуации, это «Претензия»);
- основное тело документа;
- дата составления и подпись заявителя либо доверенного лица.
В основном теле документа необходимо указывать:
- суть проблемы;
- требование;
- возможные пути решения.
Согласно установленным правилам, к претензии необходимо прикрепить сопровождающие документы. К примеру, акт о расхождении не только по количеству, но и качеству, который был составлен ранее.
Помимо этого, можно приложить иные документы (чеки, квитанции об оплате, накладные и так далее), поскольку они могут в судебном органе быть использованы как доказательная база.
Согласно действующим нормативно-правовым актам, период ожидания ответа составляет не более 30 календарных дней. Если же за этот срок ответа не поступило, единственным выходом из ситуации является обращение в судебный орган.
Одной из наиболее сложных задач в процессе формирования этого документа принято считать обеспечение необходимой проводки. Во многом это связано с тем фактом, что все без исключения бухгалтерские операции должны быть выполнены в полном объеме, в противном случае есть большая вероятность формирования проблем с сотрудниками налоговой инспекции.
Инструкция по заполнению
Рассмотрим алгоритм составления претензионного письма подробней:
Подготовительный этап
Изначально необходимо понять, что конкретно послужило поводом для составления этого документа, а также определить дальнейшую стратегию действий:
- четко определить целевое взаимоотношение и текущее положение дел;
- определить категорию претензии, примеру, замена товара либо его возврат;
- сформулировать суть проблемы.
Кроме того, в обязательном порядке необходимо:
- собрать максимально возможную доказательную базу;
- подсчитать суммарный размер убытка либо иных финансовых затрат (при их наличии);
- изучить законодательную базу решения этого вопроса для дальнейшего их указания в документе.
Обязательно следует ссылать на законы РФ в основном теле документа.
Формирование плана документа
Структура документа включает в себя:
- Основную суть письма. Необходимо указывать все необходимые сведения максимально четко и без каких-либо отклонений от сути претензии. К примеру: «Обращаемся к Вам из-за срывов доставки товара на замену некачественной продукции, которая была отправлена на обмен число/месяц/год».
- Указание конкретных нарушений. Иными словами, нужно будет обосновать свою претензию, сравнивая при этом деловые и реальные обстоятельства (что должно было произойти, а что в итоге получилось). Пример: «В период гарантийного использования оборудования было обнаружено его ненадлежащее качество (подробности в сопровождающем приложении №1, акт № от число/месяц/год)».
- Дополнительно следует указать на вид ущерба, который сформировался из-за невыполнения обязательств по ранее составленному договору.
- Далее следует указать предпринятые отправителем возможные действия для устранения каких-либо ситуаций со своей стороны. Если этому есть место можно написать примерно так: «Специалисты нашей фирмы получили соответствующее оповещение о необходимости заменить оборудование».
- Нужно четко указать свое требование. Необходимо предложить свой вариант выхода из сложившейся ситуации, к примеру, возврат товара и получение своих денежных средств обратно, выплата материальной или моральной компенсации и так далее. Получатель претензии должен осознавать, чем именно можно решить вопрос мирно.
- Допускается возможность указания в документе четких разъяснений сформировавшейся ситуации. Иными словами, пусть получатель даст ответ, по каким-причинам возникла спорная ситуация, была возможность ее избежать или нет и так далее.
- При наличии желания в дальнейшем сотрудничестве (такое нередко случается) необходимо будет выразить надежду на лучшее и оповестить о мерах, которые могут быть приняты в случае неудовлетворения требований. Необходимо понять желание продолжить сотрудничество, но только в случае удовлетворения всех требований. Текст будет примерно таким: «Мы надеемся, что удовлетворение требований осуществиться в максимально сжатые сроки, и не будет нужды в дальнейшем обращаться в Арбитражный суд с исковым заявлением».
Необходимо всегда помнить: данная претензия должна в первую очередь помочь решить данную проблему, а не быть своего рода формальной отпиской.
Оформление претензионного письма
Под оформлением претензионного письма подразумевается указание в документе реквизитов, по которым необходимо будет предоставить письменный ответ, обязательное указание даты отправки заказанного письма с описью, в котором содержится претензия и сопроводительная документация, наименование данного документа, непосредственное обращение к адресату, указание периода на предоставление ответа (по законодательству РФ 30 календарных дней), дата составления и подпись, указание перечня сопровождающей документации.
Подобные рекомендации позволят конкретней изложить суть проблемы и максимально корректно выразить свое недовольство по определенному вопросу.
Пример для испорченного товара
В процессе составления крайне важно придерживаться корректного изложения проблемы. Категорически запрещается оскорблять получателя письма и неуважительно к нему обращаться, поскольку при необходимости в подаче искового заявления это может сыграть против истца, что приведет к отрицательному судебному решению.
[docs]
Различия в договорах
Нередко возникают ситуации, когда по каким-либо причинам договоры между партнерами отличаются. Точнее будет сказать, отличается их содержание.
Согласно законодательству РФ, допускается возможность видоизменять подписанный ранее договор между сторонами.
Сегодня существует несколько вариантов видоизменения соглашения:
- по согласию обеих сторон;
- после написания претензионного письма и возможного обращения в судебный орган.
Первый вариант по праву считается наиболее оптимальным. Для этого достаточно будет заключить дополнительное соглашение, в котором корректируются отличительные в договорах пункты.
Второй вариант более сложный, поскольку необходимо будет составлять претензионное письмо, ждать минимум месяц ответ на него, обсуждать порядок изменения (по сути, заключать новое соглашение) и так далее. Говоря простыми словами, на это уйдет немало времени.
Более того, если противоположная сторона отказывается видоизменять договор, возникает острая необходимость в подаче искового заявления в Арбитражный суд.
При подаче искового заявления необходимо быть готовым не только к длительному судебному процессу, но и к финансовым затратам, поэтому лучше приложить максимум усилий для мирного решения проблемы.
В любой ситуации необходимо стараться решать все мирным путем. Если это ни к чему не приводит, остается только один выход – обращение в судебный орган и попытка через суд заставить выполнить все свои обязательства.
Как потребовать возврат денег за товар, можно узнать из данного видео.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются