Апостиль документов: что это такое и как получить

Апостилирование документа

Многие россияне, выезжающие за рубеж, сталкиваются с необходимостью легализации своих документов на территории иностранных государств.

Это касается различных справок, свидетельств, дипломов, аттестатов, выданных российскими уполномоченными органами или учреждениями.

Они предъявляются в государственные организации и иные негосударственные структуры иностранных держав.

Что подтверждает подлинность и юридическую силу документов за рубежом? Об этом можно узнать далее.

Что такое апостИль

В зависимости от нормативно-правовой базы того или иного государства и процедур оформления и выдачи официальных документов, в мировой практике предусмотрены такие процедуры, как консульская легализация и оформление апостИля.

Что касается первого метода придания документу юридической силы, он не является универсальным, так как эту процедуру легализации приходится проходить заново каждый раз, когда этого требуют обстоятельства.

АпостИль – небольшой штамп квадратной или прямоугольной формы со сторонами не менее 9-10 см, который проставляется на оригиналах и заверенных нотариусом копиях различных документов. Внутри него находится небольшой по объему текст.

Он подтверждает законную силу официальных бумаг и возможность их использования за границей.

АпостИль вписывается в справки или свидетельства уполномоченными органами страны, выдавшей конкретный документ.

При наличии апостИля необходимость в дополнительных процедурах заверения отпадает.

Если между государствами существуют иные соглашения, упрощающие порядок подтверждения законности официальных бумаг, апостИль в таких случаях не используется.

В различных странах апостИль оформляется по-разному, однако существуют общие моменты.

Согласно международным нормам, заголовок апостИля всегда следует писать на французском языке.

Проставляется штамп только на свободной от текста части листа (чаще всего на обороте) или на отдельном бумажном листе, который прикрепляется к документу. На конкретной справке оттиск можно сделать лишь один раз.

Сам штамп говорит о том, что все условности, связанные с признанием законности официальных бумаг, соблюдены.

Он содержит следующие реквизиты:

  • заголовок — APOSTILLE;
  • место апостилирования (город, страна, наименование организации);
  • информация о должностном лице (ФИО, подпись);
  • порядковый номер;
  • штамп либо печать организации.

Образец апостиля на документах

АпостИль может быть не только штампом или печатью, но и в виде рельефных, резиновых печатей, а также клея, стикеров, цветных лент.

Желательно, чтобы штамп имел стандартную форму, иначе документ будет признан недействительным.

Когда появился

Апостилирование как метод легализации документов было принято Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, значительно упростив международный документооборот. На данный момент к ней присоединились 117 государств.

Советский Союз присоединился к вышеупомянутой конвенции только в 1991 году. В России она вступила в силу 31 мая 1992 года.

Остальные страны, не присоединившиеся к Гаагской конвенции, а это большинство арабских, азиатских, африканских и латиноамериканских стран, а также Канада, используют консульскую легализацию документов.

На территории Российской Федерации подтверждение законности поданной на апостилирование документации проводится на основании вышеупомянутой конвенции, а также Конституции РФ, Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ, Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ), Налогового кодекса и соответствующих распоряжений Правительства РФ.

Читайте так же:   Что такое оффшоры простым языком

Страны СНГ

В мировой практике имеет место заключение двусторонних соглашений, предусматривающих обоюдное признание документов без проставления апостИля или любой иной формы их легализации.

Так, в 1993 году рядом страны СНГ заключили «Конвенцию о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам», еще больше упростившую представление документации.

Минская конвенция от 22 января 1993 года полностью ликвидировала применение апостИля во время внутреннего обмена документов.

Какие документы требуют апостилирования

Прежде чем поставить штамп, уполномоченные государственные органы проверяют подлинность и законность выданных справок и свидетельств.

Для легализации методом апостилирования могут подойти только лишь официальные документы и бумаги, а именно:

  • решения суда;
  • консульские бумаги;
  • выписки из торговых реестров;
  • аттестаты и дипломы;
  • сведения о присвоении квалификации, ученой степени;
  • свидетельства, подтверждающие личность человека (паспорт, пенсионное свидетельство);
  • военные билеты;
  • справки и выписки, заверенные нотариусом;
  • документы, выданные местными госорганами и ЗАГСом (свидетельства о рождении/браке/разводе/смене фамилии);
  • судебные переводы;
  • справки из прокуратуры;
  • выписки из реестров о праве собственности;
  • архивные сведения;
  • справки из медицинских учреждений.

Согласно Гаагской конвенции апостилирование не требуется для:

  • бумаг, заверенных дипломатами или консулами;
  • торговой и экономической документации, необходимой таможенной службе (договоры на поставку или отгрузку продукции, опись перевозимого имущества, первичные бумаги из бухгалтерии);
  • документации без официального статуса;
  • бумаг, которые удостоверяют личность и отношения гражданина к какому-то статусу (студенческие билеты, паспорта, пенсионные удостоверения).

Документы, имеющие отношение к консульским, таможенным и коммерческим соглашениям, легализируются в Торгово-промышленной палате России, а потом – в консульствах иностранных государств.

Как и где можно проставить штамп

АпостИль имеет отношение только к документам, выданным уполномоченными государственными органами или учреждениями.

Он ставится на официальных бумагах путем оттиска штампа или с помощью компьютера (на отдельном бумажном листке). При этом оригинал или заверенная копия должны быть в удовлетворительном состоянии, а текст апостиля — разборчив.

На оригиналы документов, удостоверяющих личность, апостИль не ставится. В этом случае нужно сделать копию с документа, заверить ее нотариально и после этого проставить на нее штамп.

Если апостиль проставляется на оригиналы, то это должны быть официальные документы государственного образца, форма которых строго регламентирована.

АпостИль можно получить только в том государстве, где был выдан оригинал документа.

Чтобы проставить оттиск штампа, нужно обратиться в соответствующие органы, уполномоченные легализировать официальные бумаги. Кроме того, нужно знать, какие документы и где конкретно апостилируются.

Можно это сделать и по месту жительства. Как правило, инстанции расположены в областных центрах.

В Российской Федерации для получения апостИля необходимо обратиться в следующие органы:

  • Генпрокуратуру (для документации, исходящей из этих госорганов);
  • Минюст и его региональные структуры (для документов, выданных или освидетельствованных нотариусами);
  • МВД и региональные органы (для справок о несудимости);
  • Минобороны России (для информации о военной службе);
  • Рособрнадзор и его региональные органы (для дипломов, аттестатов об образовании или учёной степени);
  • Росархив и региональные органы (для архивных выписок);
  • местный ЗАГС (для документов о регистрации гражданских актов).

ЗАГСы и МВД удостоверяют штампом лишь те документы, которые они сами выдали. Минюст легализирует заверенные нотариусом копии любых официальных бумаг.

Для проставления апостИля требуется предоставить следующие документы:

  • заявление;
  • паспорт (с ксерокопиями страниц);
  • оригиналы или заверенные нотариусом копии;
  • квитанцию об оплате госпошлины.

Чтобы сэкономить время можно обратиться в частную юридическую фирму и попросить специалистов помочь проставить на документах оттиски штампов.

За услуги юристов-посредников придется дополнительно заплатить.

Причины отказа в апостилировании

Стоит заметить, что апостилировать можно не любой документ.

Под действие Гаагской конвенции не подпадают документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности или государственной тайне.

Кроме того, отказать в апостилировании могут, если не соблюдено любое из перечисленных условий:

  • в оригинальной документации нет всех необходимых реквизитов;
  • должностное лицо не имело соответствующих полномочий, а значит, и права подписи;
  • оттиск печати не соответствует принятым образцам, содержащимся в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии;
  • документ недействителен (утратил силу или является подделкой);
  • документ порван или заламинирован;
  • в тексте имеются исправления;
  • документ загрязнен или потерял внешний вид;
  • не виден текст или стерта печать;
  • имеются разночтения в фамилии/имени/отчестве;
  • не оплачена госпошлина;
  • документ представлен «не по адресу»;
  • страна предъявления не является участницей Гаагской конвенции.

В таких случаях необходимо сначала привести документ в соответствие с официальными требованиями (внести исправления или полностью заменить) и только после этого повторно подавать заявку на оформление апостИля.

Справедливости ради стоит отметить, что случаи отказа в проставлении апостИля крайне редки.

Обычно отказывают легализовать документы, имеющие неаккуратный внешний вид или содержащие ошибки в личных данных.

В последнем случае необходимо обратиться в организацию и попросить сделать исправление в архивной записи.

Если с документом все в порядке, он будет заверен без каких-либо проблем.

Чтобы избежать лишних переживаний и быть уверенным в благоприятном исходе дела, можно обратиться за помощью в компанию, оказывающую посреднические услуги в получении апостИля.

Помимо апостилирования нередко требуются перевод документа и его нотариальное заверение, поэтому лучше получить все необходимые бумаги «из одних рук», так как весь комплекс услуг оказывают, как правило, именно переводческие агентства.

Стоимость и сроки

Согласно нормам Налогового кодекса России, если гражданин обращается в уполномоченный орган за апостИлем, с него взимается госпошлина в размере 2 500 рублей за каждый документ.

Организация, производящая апостилирование, может брать дополнительную плату за срочность.

От уплаты госпошлины за апостИль освобождаются государственные структуры. Не платят пошлину люди, относящиеся к категории льготников.

Проставление штампа на бумагах длится от 1 до 5 дней. Если документ имеет нестандартную форму, апостилирование может занять несколько недель.

Если понадобится сверить данные о полномочиях лиц, подписавших справку или диплом, получить образец подписи или оттиска печати, срок проставление апостИля может быть продлен до 45 дней.

Штамп ставится на официальные бумаги или копии, заверенные у нотариуса. Если подлинность удостоверения или диплома вызывает сомнение, проверка может занять около одного месяца.

Достоинства и недостатки апостилирования

У апостилирования документов есть свои плюсы и минусы.

Поэтому прежде чем получить заветный штамп на бумаге, нужно сперва определиться, каким способом лучше узаконить справки или свидетельства – проставлением апостИля, консульской легализацией или просто нотариально подтвержденным переводом.

Алгоритм действий при этом следующий:

  • собрать пакет всей необходимой документации;
  • узнать наименование инстанций, в которые нужно обратиться, и адреса учреждений;
  • проконсультироваться, нужно ли предварительно бумаги заверять у нотариуса;
  • узнать, нужны оригиналы или копии документов.

Где поставить апостильСледует отметить достоинства и недостатки проставления апостИля.

К минусам можно отнести:

  • теряется много времени;
  • при ошибках в документах можно получить отказ в апостилировании;
  • приходится переплачивать, если документы подаются повторно.

К минусам относится и тот факт, что документы, заверенные апостИлем, еще нужно перевести. Иначе их текст не поймут за рубежом.

Вначале легализируют только официальный документ. Чтобы его приняли к рассмотрению на территории иностранного государства, текст после заверения переводят с русского, например, на английский.

Плюсами процедуры являются:

  • человек получает информацию о том, как проставляется апостИль и что для этого нужно сделать;
  • приобретает опыт общения с должностными лицами;
  • экономит расходы на посредников.

Выводы

Чтобы выписки и свидетельства приобрели юридическую силу на территории зарубежных стран, их нужно легализировать.

АпостИль — упрощенная процедура легализации документов — был принят Гаагской конвенцией. Он проставляется лишь государственными организациями, имеющими право легализировать документацию.

Легализация официальных бумаг путем проставления на них апостИля – это стандартная процедура, благодаря которой документы приобретают законную силу на территории иностранных держав.

Проставление штампа на документах требует определенной подготовки, профессиональных навыков, знания российского законодательства. Чтобы сэкономить время и уберечь нервы, лучше сразу обратиться к профессионалам.

Юридические компании, предоставляющие услуги в области апостилирования, проконсультируют человека по всем интересующим его вопросам, переведут и нотариально заверят документы, подготовят заявление, скажут, куда следует обратиться или сами выполнят работу в кратчайшие сроки.

Подробнее об апостиле и процедуре легализации документов на территории зарубежных государств можно узнать из видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных