Содержание статьи
Согласно требованиям статьи 62 Трудового кодекса и 7 пункту правил, которые утверждены Постановлением №225, все работодатели обязуются выдать копию трудовой книжки в установленные сроки по заявлению гражданина. Право на это также описано в статье 84.1 и 89 ТК РФ.
Где и как оформить копию
Трудовая книжка – это юридический документ, который важен для любой инстанции, когда гражданин трудоустроен. Она находится в отделе кадров или у руководителя. Если человек нетрудоустроен, то она находится у него на руках.
Заверение и получение копии зависит от того, где именно хранится документ. Если это трудоустроенный человек, то заверение у работодателя, если это нетрудоустроенный, то заверение в нотариальной конторе. Если человеку отказывают в действии, то необходимо потребовать аргументированный отказ.
Оформление копии осуществляется в несколько основных этапов:
- Личное посещение компании. Если это нотариальная организация, то необходимо просто обратиться, если работодатель, то необходимо подать заявление установленного образца.
- Стоит определить количество страниц, необходимых для заверения. Некоторые компании могут требовать предоставить документ с заверением нескольких страниц. Поэтому гражданину необходимо убедиться, какие именно периоды должны быть заверены.
- Получение копии и ожидание ее заверения. После подачи письменного заявления гражданину придется ожидать около 3 рабочих дней. После этого человек сможет получить необходимый готовый документ.
Оформляется копия трудовой книжки на бесплатной основе в течение 3 дней. Правила выдачи регламентируются Постановление Министерства труда №69. Можно оформить копию трудовой книжки у работодателя.
Перед тем как заверить документ, нужно его изготовить. Как правило, это копирование документа через специализированное оборудование. При этом запрещается двухсторонний ксерокс. В обязательном порядке все сведения обязаны проставляться только на одной стороне листа.
В соответствии с действующим законодательством, на каждой странице проставляется надпись должности уполномоченного лица, верность заполнения, а также роспись с расшифровкой. Как правило, это сотрудник отдела кадров. Возможно удостоверение документа любой печатью компании.
Копия выдается на бесплатной основе, как уже говорилось, в трехдневный срок. Работодатель не вправе потребовать от работника какого–либо вознаграждения за такое действие. Работник не обязан отвечать на вопросы относительно того, зачем именно нужна копия. Право на доступ к своим данным оговаривается статьей 89 Трудового кодекса Российской Федерации.
Порядок совершения действий следующий:
- Заявитель составляет письменное обращение к работодателю. Здесь происходит адресация самому руководителю, проставляется должность работника, документ обозначается как «Заявление». В содержательную часть прописывается просьба с ссылкой на законодательную базу вопроса.
- Руководство рассматривает заявление в указанные период, а затем издает указ о выдаче копии трудовой книжки.
- Уполномоченный сотрудник на бесплатной основе изготавливает копию всех страниц документа, проставляет печать и подпись. Заполнение происходит в соответствии со всеми правилами Государственного стандарта.
- На последней странице проставляется надпись, что работает по настоящее время, если работник еще трудоустроен.
- Все листы подлежат нумерации и скреплению.
Составление заявления
Копия трудовой книжки может потребоваться в различные инстанции. Как правило, это государственные инстанции социального или административного типа, а также банковские организации. Копия трудовой необходима для трудоустройства, особенно по совместительству.
Стандартного или унифицированного заявления нет. Поэтому гражданин вправе в свободной форме подать заявление на получение заверенной копии документа.
Но здесь в обязательном порядке должны быть представлены сведения:
- информация о работодателе, если подается именно по месту трудоустройства;
- должность обращающегося и его фамилия, имя и отчество;
- информация с просьбой выдачи копии;
- дата составления и подпись с расшифровкой.
Документ можно создать на формате А4 как письменно, так и на компьютере. Главное – иметь оригинал подписи заявителя. Заявление составляется в двух экземплярах:
- первый остается в отделе кадров и регистрируется;
- второй передается представителю компании.
[docs]
Особенности
Для каждого отдельного учреждения, куда предоставляется документ, имеются свои особенности заверения трудовой книжки. И любой кадровик должен их знать, иначе придется снова инициировать данный процесс.
Для кредита в банке
Трудовая книжка – это неотъемлемый продукт для получения кредитных обязательств в банке. Именно потенциальный заемщик обязуется предоставить документ.
Оформление здесь представляет собой следующие нюансы:
- надпись «Копия верна» и штамп проставляются на каждой странице в документе;
- на каждой странице указывается должность уполномоченного сотрудника и подпись с расшифровкой;
- под записью о последнем месте трудоустройства в графе номера записи проставляется порядковый номер, дата и фраза «Работает по настоящее время».
Для ПФР
Для Пенсионного фонда сейчас не требуется предоставление ни копии, ни оригинала документа. Ранее эта потребность существовала и имела следующие особенности:
- заверялись все страницы без исключения с проставлением штампа;
- в обязательном порядке все страницы имели подпись и расшифровку уполномоченного сотрудника;
- проставлялась отметка об увольнении по причине пенсионного возраста или отметка о трудоустройстве в настоящее время.
Если не работаешь или трудовая на руках
Если трудовая книжка на руках, то необходимо прийти в нотариальную компанию и оформить просьбу на получение услуги. Для этого необходимо уточнить, какие именно страницы в ту или иную инстанцию нужны для заверения.
Как правило, в течение дня этот документ заверяется и проставляется отметка о выдаче.
Последняя страница
Последняя станица заполняется в зависимости от трудоустройства граждан. Если это нетрудоустроенный гражданин, то проставляется подпись, дата и штамп уполномоченного лица.
После ознакомления с документом гражданин самостоятельно проставляет свою подпись в виде согласия с корректным оформлением бумаг. Затем документ прошивается. На обратной стороне нитки связываются и заклеиваются листом. Размер листа 5 на 5 сантиметров, далее проставляется отметка «Пронумеровано и прошито» с подписью уполномоченного сотрудника и датой изготовления. Проставляется и штамп компании.
Запись «Работает по настоящее время»
Действующее законодательство предусматривает несколько методов внесения записи. Практически в каждой компании имеется свой алгоритм действий, но не каждая такая запись становится корректной. Варианты следующие:
- Официально возможный вариант выглядит следующим образом – «Осуществляет трудовую деятельность в должности аналитика по настоящее время».
- Лаконичным вариантом становится – «Работает по настоящее время».
Чаще используют последний метод.
Правила оформления
Многие работодатели не знают, как правильно оформляется такой документ. Чтобы он был признан корректным, нужно осуществлять следующий порядок:
- «Копия верна» – проставляется собственноручно или штампом;
- расшифровка фамилии в обязательном порядке;
- под надписями проставляется печать компании, фамилия, имя и отчество уполномоченного сотрудника;
- каждый лист в обязательном порядке заверяется надписью о верности;
- каждый ксерокс производится на новом листе бумаги, двухсторонняя печать не приветствуется (не стоит забывать и о титульном листе);
- печать проставляется, не задевая основной текст.
Обязательные реквизиты, подпись и печать
Из обязательных реквизитов стоит выделить:
- наименование организации;
- любую печать или штамп;
- подпись уполномоченного сотрудника и ее расшифровку;
- подпись заявителя и расшифровку;
- должность уполномоченного.
Что запрещено
Многие кадровики совершают ошибки, которые впоследствии признают документ недействительным. Недопустимым здесь становится следующее:
- нельзя сканировать;
- нельзя изменять масштаб при создании копии;
- на текущих страницах ни в коем случае не вносить исправления или пометки;
- цифры и буквы должны быть различимыми (требование к качеству документа);
- соблюдение сроков предоставления в инстанцию;
- если в оригинале документа вносились изменения, а в копии этого не указано, то документ также признается недействительным.
Сроки действия
Копия трудовой книжки действует только 1 месяц со дня создания. После этого необходимо совершать действие еще раз.
Как было сказано ранее, создание документа – несложная процедура. Главное – соблюдать все особенности при оформлении.
Подробности по оформлению дубликата трудовой книжки представлены в данном видео.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются