Содержание статьи
Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей. Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника, и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.
Структура инструкции
В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы, прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.
Общие положения
В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет.
Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации.
Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков:
- быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
- иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
- знать структурную классификацию компании по подразделениям;
- владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
- иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
- обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
- проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
- уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
- знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
- иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
- владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.
Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения.
Функции и должностные права
Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению:
- вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
- принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
- принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
- готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
- проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
- обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
- по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
- проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
- ведет регистрационную деятельность;
- контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
- создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
- формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
- выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.
Основные права:
- выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
- не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
- требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
- иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
- выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
- ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
- требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.
Ответственность
На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:
- осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
- собственные решения и поступки;
- несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
- несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
- некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
- причинение материальных убытков организации;
- несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
- пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.
Условия работы
Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.
Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.
Право подписи
В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное.
Прочее
На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.
Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.
Образец типовой инструкции
Несмотря на тот факт, что каждая инструкция, содержащая функциональные обязанности секретаря, имеет стандартную форму оформления, составляется она все-таки с учетом специфики компании и рода ее деятельности.
[docs]
Особенности
В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.
Референт
Секретарь-референт более глубоко вникает в производственные процессы, поэтому должен обладать определенными базовыми знаниями и иметь высшее образование. Его основные задачи:
- подготавливать бумаги, обеспечивающие полноценное ведение трудовой деятельности организации;
- проверять правильность оформления документов, поступающих на рассмотрение к начальнику;
- принимать посетителей;
- вести кадровую работу – составлять внутренние приказы по сотрудникам, оформлять трудовые книжки, табелировать, оформлять командировочные, больничные листы, выдавать справки штатным работникам для предъявления по месту требования;
- оперативно выполнять текущие поручения руководящего состава.
Судебного заседания
Профессия относится к категории государственной исполнительной службы. Функционирует лишь в судебных инстанциях. Сотрудник помогает в судебной работе, участвует в заседаниях, обеспечивает ведение документооборота. На него возложены следующие функции:
- подборка и оформление материалов для изучения дела в судебном заседании;
- ведение письменного протокола;
- составление и отправка повесток, вызывающих прибыть в суд всех участников процесса;
- оформление дел, руководствуясь нормативно-правовыми и законодательными актами.
Делопроизводитель
Сотрудник, состоящий на данной должности, отвечает за весь оборот документов на предприятии. Его основные обязанности:
- ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
- контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
- обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
- выполнение иностранных переводов;
- частичное совмещение функций архивариуса.
Офис-менеджер
Офис-менеджер – это секретарь более широкого профиля. Помимо стандартных обязанностей он должен:
- тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
- распределять входящие бумаги и документы;
- отправлять исходящие распоряжения;
- вести протоколы собраний и заседаний;
- оформлять доверенности о материальной ответственности;
- принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
- координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.
Руководителя
Основные особенности с учетом специфики занимаемой должности:
- проводит мероприятий по административной и организационной деятельности;
- принимает личную документацию, предназначенную непосредственному руководителю;
- предоставляет всю необходимую директору информацию по производственным, служебным, кадровым вопросам;
- по заданию начальника составляет письма, запросы, требования и претензии в сторонние организации и отвечает за их отправку;
- обеспечивает поддержание рабочего места руководителя на надлежащем уровне, создает комфортные условия для выполнения им прямых обязанностей;
- организует процесс приема посетителей;
- формирует внутренние дела компании;
- в совершенстве владеет персональной оргтехникой.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются