Инструкции, образцы новости для бухгалтеров, кадровиков, юристов и руководителей ООО и ИП
 

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец на 2020 год

Кадровое дело требует соблюдения строгой отчетности. С каждым сотрудником заключается большое количество документов, которое свидетельствует о трудовых взаимоотношениях между работником и организацией.

Образец журнала регистрации

Главный документ – трудовой договор. Он является гарантом прочных взаимоотношений между работником и работодателем. В нем множество моментов, в том числе сроки заключения договора. Упорядочить систему, помочь в отслеживании сроков может журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Нормативная база на 2020 год

На законодательном уровне не установлено обязательное ведение журнала. Организация вправе самостоятельно решать, насколько необходимо ведение документа.

Российский архив ввел обязательный документ к исполнению «Требования к ведению организационно-распорядительной документации». В нем журнал указан в качестве рекомендуемого документа. Ведение его на предприятии не обязательно, по желанию руководителя. В крупных организациях есть документ, он облегчает работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями.

Нормативная база Российской Федерации регламентирует обязательное ведение и заполнение трудовых договоров, книжек, дополнительных соглашений. Регистрация и учет документации ведется в произвольной форме, не требующей обязательных пунктов для заполнения.

Когда требуется журнал и обязателен ли он

Законодательство Российской Федерации не ввело обязательное требование по наличию журнала регистрации в компании. Далеко не все корпорации будут заполнять документ. Если организация только начинает свою работу, тогда лучше позаботиться о его наличии. Его заполнение не занимает много времени, зато впоследствии экономит массу сил при поиске необходимого договора, его срока действия или иных условий.

Крупные организации имеют в нормативной базе журнал регистрации. У них большая текучка, которая связана не столько с условиями труда, сколько с масштабностью предприятия. В таких условиях достаточно сложно отслеживать, у кого из сотрудников постоянный, а у кого срочный трудовой договор.

При последнем варианте необходимо успеть заблаговременно предупредить работника о сроках окончания договора, в противном случае он автоматически продлевается на длительный срок. В отслеживании срока действия трудовых взаимоотношений поможет учет договоров.

Обратите внимание, что журнал регистрации не требует заполнения обязательных граф и пунктов. Это означает, что в последней графе (примечание) можно указать характер работы и результат. Следовательно, открыв документ, можно за короткий срок понять, кто и где трудился, как выполнял свою работу.

Кто занимается ведением

Ведением нормативной кадровой документации занимается специалист отдела кадров. Это сотрудник на предприятии, основная обязанность которого состоит в заключение трудовых договоров и поддержании кадровой документации.

При наличии большого числа сотрудников в отделе кадров, обязанность доверяется кому-то одному. Инспектору или специалисту может быть прописано по приказу вести учетную документацию, или это отмечается в должностной инструкции. Лучше всего назначить письменно одного ответственного, тогда в случае нарушений или недочетов станет понятно, кто виноват в случившейся ситуации.

Журнал регистрации трудовых договоров

Содержание документа

Не смотря на то, что журнал не является ни типовым, ни унифицированным документом, все же существуют основные правила по его ведению.

Важно! Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно купить в типографии или сделать самостоятельно.

В последнем случае, при желании сэкономить, можно сделать точно такой же документ с необходимыми графами. Их можно как убирать, так и добавлять в зависимости от целей.

В обязательном порядке журнал регистрации будет состоять из следующих граф:

  • порядковый номер;
  • номер и дата трудового договора;
  • срок заключения (с… по…, бессрочный);
  • фамилия, имя, отчество;
  • должность;
  • подпись;
  • примечание.

В последней графе работодатель вправе самостоятельно указывать особые данные. Например, что сотрудник справился с выполняемой работой в срок или был уволен по статье. Это должны быть такие сведения, которые помогут при беглом взгляде вспомнить, что за сотрудник работал, на какой должности, в каком подразделении и как он справился с порученными обязанностями.

Журнал учета дополнительных соглашений

При изменении условий труда допускается не переписывать трудовой договор, а ввести дополнительное соглашение. Это такой же юридический документ, имеющий равную силу с трудовым договором. Следует вести отдельный журнал по учету дополнительных соглашений.

Читайте также:   Расторжение срочного трудового договора согласно ТК РФ

При его заполнении обязательно ввести дополнительную графу, в которой отображается имеющийся трудовой договор (его номер и дата), к которому привязано соглашение.

Обратите внимание, что его ведение желательно при частом изменении условий труда, названия предприятия или иных сведения. В противном случае, при наличии 2-3 дополнительных соглашения за год, журнал теряет функциональность. В таком случае в журнал регистрации трудовых договоров специалист отдела кадров в графу примечание вносит данные о новых нормативных документах, заключенных между работодателем и сотрудником предприятия.

Как правильно зарегистрировать

Для того чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Сделать это лучше несколькими способами.

В первую очередь, обязательно пронумеруйте все страницы, прошейте и опломбируйте документ. В конце журнала вклеивается бумага, на которой указывается информация «Прошито и пронумеровано 58 (пятьдесят восемь страниц). Специалист отдела кадров Иванова М.М.» Сотрудник ставит подпись на заверенной и прошитой документации.

Второй шаг – учет журнала в секретариате. Делопроизводитель издает приказ с указанием того, что на предприятии введен в действие журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Контроль над исполнением приказа оставляется за начальником отдела кадров или одним из специалистов. Приказ подписывает руководитель предприятия. Лучше сделать ксерокопию приказа и вклеить его в журнал для того, чтобы было понятно, что это не просто документация, а важный юридический документ в организации.

Нормативная база

Порядок заполнения

Журнал заполняется обязательно не сотрудниками организации, поступающими на работу, а одним из специалистов отдела кадров. Инспектор вносит аккуратным и разборчивым почерком запись в документ.

Обязательно заполнять журнал синей шариковой ручкой. Все графы заполняются постепенно, начиная с первого порядкового номера. Специалист отдела кадров не забывает подписать журнал у сотрудника, вновь принятого на работу. Работник ставит подпись в соответствующей графе напротив своей фамилии.

[docs]

Определение сроков хранения книги

Если журнал закончился, то его нельзя выбрасывать. Необходимо завести новый по всем правилам делопроизводства. Старый журнал относится в архив. Заранее специалист отдела кадров проверяет внимательно его на заполнение всех страниц и граф.

При наличии архива на предприятии документ сдается туда по всем правилам. Если же документация продолжает храниться в кабинете отдела кадров, то для неё выделяют отдельную полку.

По требования Российской Архива журнал регистрации трудовых договоров хранится на предприятии 75 лет.

Как внести изменения

Законодательством Российской Федерации предусмотрены правила касательно заполнения трудовых договоров, книжек и журналов регистрации. Если специалист отдела кадров допустил ошибку при заполнении, тогда потребуется зачеркнуть неверные сведения аккуратной косой линией. Сделать можно как карандашом, так и ручкой. Сверху необходимо внести исправленные изменения.

Рядом с исправлением специалист отдела кадров пишет «Исправлено. Специалист отдела кадров Иванова М.М.». Обязательно после своей фамилии поставить подпись.

Журнал учета в электронном виде

Многие организации в настоящее время оформляют журнал в электронном виде. Это не считается нарушением, лишь приветствуется на многих современных предприятиях.

Можно скачать готовый шаблон журнала и дополнить его необходимыми графами.

При ведении учета регистрации в электронном виде следует помнить, что подписи работника в нем не будет. Если это не имеет принципиального значения, то стоит выбрать максимально удобный формат Word или Excell.

На любом предприятии должны действовать нормативные и уставные документы, которые регламентируют его деятельность. Для того чтобы не было нарушений на законодательном уровне, требуется соблюдать все предписанные правила.

Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить? Отчет на вопрос – ниже на видео.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector