Содержание статьи
График отпусков – локальный нормативный акт, регламентирующий последовательность и длительность предоставления отпусков в рамках какого-либо предприятия. Составление подобного документа – трудовая обязанность руководства любой организации. В нем указывается сводная информация обо всех сотрудниках. И, соответственно, каждый работник имеет право потребовать из него выписку для личного пользования.
Необходимость составления графика отпусков на предприятии
Нормативно-правовой основой составления графика является ряд законов и законодательных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 123);
- Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» № 1 от 2004 года;
- Унифицированная форма N Т-7;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность оплачиваемых отпусков в ежегодном порядке (с разбивкой по месяцам). В ней указан обязательный характер формирования расписания ежегодного отдыха для всех трудящихся (и сотрудников, и работодателя). Наниматель должен не просто утвердить годовой план трудового отдыха, но и учесть мнение самих работников и профсоюза. Причем сделать это, минимум, за две недели до наступления календарного года (установлено ст. 372 ТК РФ).
Поскольку Постановление Госкомстата № 1 с 2013 года утратило силу обязательного для коммерческих организаций, использовать описанные в нем формы можно только по усмотрению самого субъекта хозяйствования. Тем не менее, большинство предприятий руководствуются данным постановлением и сегодня, переработав под себя различные формы учета документации:
- приказы/распоряжения;
- личные карточки;
- табели;
- ведомости;
- журналы;
- записки-расчеты;
- пр.
График отпусков составляется по форме N Т-7. Является сводной таблицей с графами: ФИО, должность, дата отпуска. Обязательные элементы документа – шапка с реквизитами и подпись начальника отдела кадров. Утверждает график руководитель предприятия.
Форма N Т-7 допускает внесение изменений по дате трудового отдыха. Основанием является соответствующий документ-заявление, написанный в произвольной форме.
Назначение выписки из графика
График отпусков – громоздкая отчетность. И содержит сведения обо всем персонале организации. Случается, что какому-либо трудящемуся необходимо документальное подтверждение сроков его личного трудового отдыха. В таком случае предоставляется выписка из графика.
Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи бумаг, связанных с работой. Работодатель обязан предоставить работнику необходимые ему свидетельства или их копии. Происходит это не позднее 3-х дней после подачи письменного заявления.
Перечень причин, по которым сотруднику предприятия может понадобиться справка о длительности отдыха:
- совместный отпуск обоих супругов, если один из них военнослужащий (ст. 11 ФЗ № 76 «О статусе военнослужащего»);
- одновременный отпуск сотрудника, работающего в нескольких местах (по совместительству);
- предоставление подтверждения слов стороны в суде, в случае спора между работодателем и служащим;
- перерасчет выплат отпускных;
- служебные цели (для бухгалтера или руководителя).
По какой бы причине не потребовался документ, оформить ее нужно правильно в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016: форма обращения, способ заверения, его обязательные реквизиты.
Оформление выписки
Правильно составленная справка имеет юридическую силу. При этом нет никаких специальных требований к оформлению на законодательном уровне. Если лишь общие рекомендации:
- основание выдачи – заявление работника;
- используется фирменный бланк предприятия/фирмы/организации;
- информация о заявителе дублируется из графика отпусков, данные других сотрудников опускаются;
- документ должен быть заверен.
[docs]
Способ обращения в кадровую службу и основание для выдачи
Статья 62 ТК РФ четко указывает, что работодатель должен представить своему работнику любые документы, связанные с его работой, после письменного заявления последнего. То есть, никакое устное обращение коллег-сотрудников основанием для выдачи не является. Документальным обоснованием можно считать только письменное заявление.
Обращение составляется в произвольной форме, может быть написано от руки или напечатано на компьютере. Структура обращения схожа с другими аналогичными заявками:
- ФИО запрашивающего;
- Указание должности/подразделения/табельного номера при необходимости (например, если предприятие большое, либо в нем есть полные тезки);
- временной отрезок, который интересует сотрудника;
- краткое описание цели запроса (для чего именно нужна справка, куда будет представляться – суд, личное пользование и пр.);
- дата заявления;
- подпись работника (от руки).
Даже если запрашивающее лицо – начальник участка или подразделения, от него также требуется письменное обращение. В таком случае документ будет иметь форму служебной записки, где указывается обоснование запроса.
После получения заявления кадровик составляет справку. Срок оформления – три рабочих дня (ст.62 ТК РФ).
При этом закон не запрещает работодателю отреагировать на устное требование от коллеги. И выдать любую справку на этом основании. Но, если этого не происходит, работник не сможет доказать, что его трудовые права нарушены, и наниматель игнорирует правила, изложенные в ст. 62 ТК РФ.
Обязательные реквизиты
Поскольку нет особенных требований к выписке графика, этот документ составляется по общим стандартам, прописанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (требования к оформлению документов). Согласно общему правилу, в ней должны быть обязательные реквизиты:
- название с указанием даты и номера исходящего документа;
- наименование организации, ее ОГРН;
- ФИО и должность лица, утвердившего оригинал;
- дата утверждения;
- фрагмент сводной таблицы из графика (в той части, которая касается отпуска обратившегося работника);
- ФИО, должность руководителя отдела кадров, а также слово «подпись» вместо оригинальной, написанной от руки;
- Пометка «ВЕРНО»;
- ФИО, должность и роспись сотрудника, который составлял выписку.
Если бумагу готовил рядовой сотрудник кадровой службы, начальник кадров свою подпись на справке не ставит.
В середине документа расположена таблица, куда переносятся все данные из графика. В нее входит информация:
- структурное подразделение;
- должность;
- ФИО работника;
- табельный номер;
- сведения об отпуске;
- примечание.
Если в основном документе есть пометки и замечания, они также переносятся в выписку.
Все реквизиты должны соответствовать официальным данным организации, именно поэтому выписка составляется на фирменном бланке (в шапке которой указаны общие сведения о компании).
Состав данных, включаемых в выписку
Все чаще отдел кадров ссылается на ФЗ № 152 «О персональных данных» в вопросе предоставления информации о трудовом отдыхе другого сотрудника. В этом законе четко не прописано, относятся данные сведения к персональным или нет, поэтому каждая организация отвечает на этот вопрос самостоятельно.
Чаще всего, заявителю выписываются сведения только о его отпуске, поскольку другие работники не давали разрешения на распространение информации о них (ст. 7 ФЗ № 152).
В случае если начальник подразделения этой же организации укажет в служебной записке, что ему нужны данные об отпуске нескольких человек, то кадровик такие сведения предоставляет в виде служебной записки.
Формы и способы заверения документа
Юридическую силу выписке дает правильное заверение. Для этого кадровик, составляющий бумагу, должен:
- прописать слово «ВЕРНО» на бланке;
- проставить свои ФИО, должность и подпись;
- указать дату составления документа;
- поставить печать («мокрый» оттиск, если таковая имеется у организации).
Приведенный пример является приблизительным. Некоторые крупные компании разрабатывают внутренние правила документооборота, включая выписки из каждой формы или бланка. Однако обязательными условиями являются:
- подача письменного заявления на выдачу справки;
- обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- юридически грамотно заверение.
Порядок работы с графиком отпусков, от составления до практического применения, описан в следующем сюжете.
https://www.youtube.com/watch?v=VDRL9EvYhgE
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2019.01.23Налог на имущество организацийОплата налога на имущество физических лиц через Сбербанк Онлайн
- 2019.01.22Каталог франшизУсловия и цена открытия ресторана по франшизе Макдональдс в России в 2020 году
- 2019.01.22Кредитование малого бизнесаОсобенности и «подводные камни» банковской карты с овердрафтом
- 2019.01.22ПСНПравила заполнения и образец заявления на патент для ИП на 2020 год