Инструкции, образцы новости для бухгалтеров, кадровиков, юристов и руководителей ООО и ИП
 

Период предоставления отдыха по графику: как получить выписку?

График отпусков4График отпусков – локальный нормативный акт, регламентирующий последовательность и длительность предоставления отпусков в рамках какого-либо предприятия. Составление подобного документа – трудовая обязанность руководства любой организации. В нем указывается сводная информация обо всех сотрудниках. И, соответственно, каждый работник имеет право потребовать из него выписку для личного пользования.

Необходимость составления графика отпусков на предприятии

Нормативно-правовой основой составления графика является ряд законов и законодательных актов:

Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность оплачиваемых отпусков в ежегодном порядке (с разбивкой по месяцам). В ней указан обязательный характер формирования расписания ежегодного отдыха для всех трудящихся (и сотрудников, и работодателя). Наниматель должен не просто утвердить годовой план трудового отдыха, но и учесть мнение самих работников и профсоюза. Причем сделать это, минимум, за две недели до наступления календарного года (установлено ст. 372 ТК РФ).

Поскольку Постановление Госкомстата № 1 с 2013 года утратило силу обязательного для коммерческих организаций, использовать описанные в нем формы можно только по усмотрению самого субъекта хозяйствования. Тем не менее, большинство предприятий руководствуются данным постановлением и сегодня, переработав под себя различные формы учета документации:

  • приказы/распоряжения;
  • личные карточки;
  • табели;
  • ведомости;
  • журналы;
  • записки-расчеты;
  • пр.

График отпусков составляется по форме N Т-7. Является сводной таблицей с графами: ФИО, должность, дата отпуска. Обязательные элементы документа – шапка с реквизитами и подпись начальника отдела кадров. Утверждает график руководитель предприятия.

Форма N Т-7 допускает внесение изменений по дате трудового отдыха. Основанием является соответствующий документ-заявление, написанный в произвольной форме.

Назначение выписки из графика

График отпусков – громоздкая отчетность. И содержит сведения обо всем персонале организации. Случается, что какому-либо трудящемуся необходимо документальное подтверждение сроков его личного трудового отдыха. В таком случае предоставляется выписка из графика.

Выписка – официальная справка с данными о дате начала и продолжительности отпуска конкретного работника.

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи бумаг, связанных с работой. Работодатель обязан предоставить работнику необходимые ему свидетельства или их копии. Происходит это не позднее 3-х дней после подачи письменного заявления.

Перечень причин, по которым сотруднику предприятия может понадобиться справка о длительности отдыха:

  • График отпусков3совместный отпуск обоих супругов, если один из них военнослужащий (ст. 11 ФЗ № 76 «О статусе военнослужащего»);
  • одновременный отпуск сотрудника, работающего в нескольких местах (по совместительству);
  • предоставление подтверждения слов стороны в суде, в случае спора между работодателем и служащим;
  • перерасчет выплат отпускных;
  • служебные цели (для бухгалтера или руководителя).

По какой бы причине не потребовался документ, оформить ее нужно правильно в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016: форма обращения, способ заверения, его обязательные реквизиты.

Оформление выписки

Правильно составленная справка имеет юридическую силу. При этом нет никаких специальных требований к оформлению на законодательном уровне. Если лишь общие рекомендации:

  • основание выдачи – заявление работника;
  • используется фирменный бланк предприятия/фирмы/организации;
  • информация о заявителе дублируется из графика отпусков, данные других сотрудников опускаются;
  • документ должен быть заверен.

[docs]

Способ обращения в кадровую службу и основание для выдачи

Статья 62 ТК РФ четко указывает, что работодатель должен представить своему работнику любые документы, связанные с его работой, после письменного заявления последнего. То есть, никакое устное обращение коллег-сотрудников основанием для выдачи не является. Документальным обоснованием можно считать только письменное заявление.

Обращение составляется в произвольной форме, может быть написано от руки или напечатано на компьютере. Структура обращения схожа с другими аналогичными заявками:

  • ФИО запрашивающего;
  • Указание должности/подразделения/табельного номера при необходимости (например, если предприятие большое, либо в нем есть полные тезки);
  • временной отрезок, который интересует сотрудника;
  • краткое описание цели запроса (для чего именно нужна справка, куда будет представляться – суд, личное пользование и пр.);
  • дата заявления;
  • подпись работника (от руки).
Запрос пишется только от своего имени. Потребовать выписку для друга/родственника/коллеги нельзя.

Даже если запрашивающее лицо – начальник участка или подразделения, от него также требуется письменное обращение. В таком случае документ будет иметь форму служебной записки, где указывается обоснование запроса.

Читайте также:   Как учитываются праздничные дни в ежегодном отпуске

После получения заявления кадровик составляет справку. Срок оформления – три рабочих дня (ст.62 ТК РФ).

При этом закон не запрещает работодателю отреагировать на устное требование от коллеги. И выдать любую справку на этом основании. Но, если этого не происходит, работник не сможет доказать, что его трудовые права нарушены, и наниматель игнорирует правила, изложенные в ст. 62 ТК РФ.

Обязательные реквизиты

Поскольку нет особенных требований к выписке графика, этот документ составляется по общим стандартам, прописанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (требования к оформлению документов). Согласно общему правилу, в ней должны быть обязательные реквизиты:

  • название с указанием даты и номера исходящего документа;
  • наименование организации, ее ОГРН;
  • ФИО и должность лица, утвердившего оригинал;
  • дата утверждения;
  • фрагмент сводной таблицы из графика (в той части, которая касается отпуска обратившегося работника);
  • ФИО, должность руководителя отдела кадров, а также слово «подпись» вместо оригинальной, написанной от руки;
  • Пометка «ВЕРНО»;
  • ФИО, должность и роспись сотрудника, который составлял выписку.

Если бумагу готовил рядовой сотрудник кадровой службы, начальник кадров свою подпись на справке не ставит.

В середине документа расположена таблица, куда переносятся все данные из графика. В нее входит информация:

  • структурное подразделение;
  • должность;
  • ФИО работника;
  • табельный номер;
  • сведения об отпуске;
  • примечание.

Если в основном документе есть пометки и замечания, они также переносятся в выписку.

Все реквизиты должны соответствовать официальным данным организации, именно поэтому выписка составляется на фирменном бланке (в шапке которой указаны общие сведения о компании).

Состав данных, включаемых в выписку

Все чаще отдел кадров ссылается на ФЗ № 152 «О персональных данных» в вопросе предоставления информации о трудовом отдыхе другого сотрудника. В этом законе четко не прописано, относятся данные сведения к персональным или нет, поэтому каждая организация отвечает на этот вопрос самостоятельно.

Чаще всего, заявителю выписываются сведения только о его отпуске, поскольку другие работники не давали разрешения на распространение информации о них (ст. 7 ФЗ № 152).

В случае если начальник подразделения этой же организации укажет в служебной записке, что ему нужны данные об отпуске нескольких человек, то кадровик такие сведения предоставляет в виде служебной записки.

Формы и способы заверения документа

Юридическую силу выписке дает правильное заверение. Для этого кадровик, составляющий бумагу, должен:

  • прописать слово «ВЕРНО» на бланке;
  • проставить свои ФИО, должность и подпись;
  • указать дату составления документа;
  • поставить печать («мокрый» оттиск, если таковая имеется у организации).

Приведенный пример является приблизительным. Некоторые крупные компании разрабатывают внутренние правила документооборота, включая выписки из каждой формы или бланка. Однако обязательными условиями являются:

  • подача письменного заявления на выдачу справки;
  • обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • юридически грамотно заверение.

Порядок работы с графиком отпусков, от составления до практического применения, описан в следующем сюжете.

https://www.youtube.com/watch?v=VDRL9EvYhgE

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector