Содержание статьи
В ходе осуществления поездок сотрудников в командировки одними из подтверждающих документов такого факта являются специальные командировочные листы, до недавнего времени обязательные к заполнению.
Как же сейчас обстоят дела с их оформлением – является ли оно строго обязательным, чем можно заменить подобные бумаги, какие предъявляются требования к их написанию?
Обязательность составления
Не так давно, всего лишь три года назад командировочное удостоверение являлось одним из строго обязательных документов, которые должны были составляться среди всех прочих бумаг, необходимых при направлении сотрудника в рабочую поездку.
Основным назначением такого документа являлось следующее:
- Определение сроков пребывания в самой рабочей поездке.
- Правомерность начисления определенной оплаты в качестве положенных суточных и прочих расходов, которые понес работник.
- Подтверждение факта нахождения работника в командировке.
В настоящее время заполнение такого документа осуществляется только в том случае, если подобное требование указано непосредственно во внутреннем распорядке организации или компании, где официально трудоустроен работающий. Также на необходимость такого действия могут указывать положения о командировках или какие-то другие акты компании.
В том случае, если командировочный лист будет отсутствовать, вместо него вполне можно использовать билеты (на поезд, автобус, самолет и т.д.), чеки из мест, где проживал работник (гостиница, хостел и т.д.).
На данный момент удостоверение заполняется в том случае, если имеется отдельный приказ по поводу его оформления.
Кроме командировочного удостоверения работнику при выполнении поездки, сопряженной с расходами, могут оформляться такие документы:
- Служебное задание – те функции, которые должен непосредственно выполнять сотрудник при своей поездке.
- Отчет о работе, которая была проделана. Такой документ не является обязательным для бухгалтерского учета, он больше требуется для непосредственных начальников или руководителей лица, чтобы можно было судить о том, выполнил ли работник возложенное на него задание или нет.
- Авансовый отчет – приложение, подтверждающее израсходование денег на определенные нужды.
- Подтверждающие документы по найму помещения и проживания в гостиницах.
- Билеты, подтверждающие суммы, затраченные на проезд.
- Служебная записка и чеки, подтверждающие затраты по ГСМ, если сотрудник ездил на собственном транспорте.
- Чеки за услуги такси (если политикой предприятия разрешено возмещать подобные расходы).
Форма и особенности оформления
Командировочный лист состоит из двух сторон – лицевой и оборотной. Заполнение каждой из них имеет свои особенности и правила.
Лицевая сторона
Заполнение сведений лицевой стороны начинается с момента направления сотрудника в командировку – указывается название компании – оно может быть полным или сокращенным. Также указывается код по справочнику ОКПО.
Кроме того, лицевой стороне содержится также такая информация:
- Номер командировочного удостоверения – он назначается в соответствии со своим порядковым номером.
- Фамилия, имя и отчество сотрудника.
- Табельный номер работника.
- При необходимости могут указывать данные документа, подтверждающего личность – его дата выдачи, серия и номер. В большинстве случаев в качестве него используют паспорт.
- Должность направляемого в командировку, наименование отдела или подразделения, где он работает.
- Информация о той стороне, которая фактически является принимающей. Сюда может заноситься название города или другого населенного пункта, а также организации, государственного органа или компании, в которой работает лицо. В том случае, если на момент направления сотрудника не известно точное название (когда он командируется для налаживания новых связей или поиска клиентов), разрешается указание исключительно страны и населенного пункта.
- Непосредственная цель поездки (участие в командировке, заключение договора, обмен опытом и т.д.).
- Количество дней, которое отведено работнику для самой поездки.
- Подпись руководителя компании, печать организации, если таковая имеется.
Оборотная
Оборотная сторона командировочного удостоверения должна содержать в себе следующие данные:
- Отметка о том, что сотрудник прибыл по непосредственному месту своего назначения – она ставится в той организации, куда он и был направлен в ходе поездки.
- Также ставится отметка о том, что работник выбыл – таким образом фактически подтверждается факт того, что он определенное количество дней на самом деле провел, выполняя свои рабочие обязанности. Обязательно указывается город, в котором был сотрудник (не зависимо от того, что он отмечается и на лицевой стороне бланка), заново дублируются данные о ФИО.
- Подпись руководителя компании и печать организации (аналогично, как и в случае с лицевой стороной, если только она имеется в наличии).
Содержание и образец
Стоит отметить, что при заполнении командировочного удостоверения очень важно соблюдать определенные правила как по самому содержанию лицевого и оборотного листов, так и по написанию всей необходимой информации.
В том случае, если по роду своей поездки работник направляется не в одно, а несколько мест – это могут быть как отдельные места в черте одного города, так и различные населенные пункты, то обязательно все они отображаются в строго хронологическом порядке. То есть сначала те, которые сотрудник посещает в первую очередь и так последовательно все остальные.
Такое требование связано с тем, чтобы работники бухгалтерии впоследствии могли проследить цепочку событий и начислить верную оплату.
[docs]
Принцип заполнения командировочного удостоверения запрещает наличие каких-либо ошибок. Поскольку особенность оформления заключается в занесении данных несколькими организациями, то переписать бланк вряд ли представится возможным.
Поскольку в настоящее время создание и оформление командировочных удостоверений не является обязательным, то организация имеет право использовать другие перечисленные документы, которые могут подтвердить факт присутствия сотрудника или работника в той или иной поездке, связанной с выполнением рабочих обязанностей.
Стоит отметить, что на практике оформление такого документа гораздо удобнее во всех планах, поскольку даже подтверждающие документы не всегда легко упорядочить и привести к единой оплате средств за поездку сотрудника. При наличии командировочного листа все остальные бумаги служат как бы приложением к нему – такой документооборот значительно облегчает порядок хранения и обобщения бумаг организации.
При вынесении решения о ведении учета при помощи командировочных листов организация может использовать как свою разработанную форму, так и воспользоваться типовым бланком такого документа, которая является наиболее удобной – Т-10.
Как оформить командировку в 1С, можно узнать из данного видео.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются