Журнал учета трудовых книжек: скачать образец

Содержание статьи

Что это за документ и зачем он нужен
Какие требования по хранению
Правила заполнения с фиксацией данных
Опломбирование, шнуровка, порядок исправлений
Ответственность за невыполнение требований
Особенности реестра
Выдача на руки

По-прежнему, несмотря на споры о бесполезности подобного ведения, в отделе кадров предприятий находятся документы на каждого сотрудника, в которых тщательно осуществляется учет должностных перемещений, записывается увольнение на основании статьи ТК, указывается на отдельной странице всевозможные внутренние поощрения. Это трудовая книжка и бланк строгой отчетности, записи в ней подтверждаются номерами приказов, а заверяются печатью.

Что это за документ и зачем он нужен

Для устройства на работу потенциальный претендент на должность приходит на предприятие на собеседование с работодателем. Он предоставляет, кроме прочей документации, трудовую книжку, по которой происходит ознакомление с будущим работником, там сообщается опыт работы по специальности.

Если все критерии убедили руководителя в профессионализме гражданина, он будет включен в штат, а личностный документ – передан на хранение в отдел кадров.

Кроме бережного отношения к бланкам их регистрируют в отдельной книге, предназначенной только для учета движений трудовых и вкладышей. Подобная регистрация необходима в компаниях любого статуса. Заполняют журнал по определенным законодательством правилам, исключающим произвольную форму.

В производственном выпуске книга состоит из множества страниц, каждая разделена на графы, а формат прошел через утверждение Минтрудом РФ. Для бланка строгой отчетности выделяют место в бухгалтерском сейфе, так как это работа материально ответственных финансистов, на которых возложена обязанность проведения данной процедуры.

Руководитель назначает любого сотрудника из штата бухгалтерии, в должностной инструкции прописывают данную обязанность. Хотя на небольших по численности предприятиях начальством может быть назначено любое должностное лицо в приказном порядке для ведения журнала, будь то ответственный за кадровую службу, секретарь или экономист.

Какие требования по хранению

Бумаги, принадлежащие к строгому учету, хранят в специальном сейфе, защищенном от порчи, потерь и хищений, с ограниченной доступностью, изъять может фискальный орган, руководитель, ответственный за оформление.

По закону на предприятиях должен быть организован порядок:

трудовая передаётся только сотруднику с полномочиями делать записи в ней;
кадровик подает заявку на получение книжек;
документацию инвентаризируют ежемесячно.

На практике в отделе кадров установлен сейф, там хранит начальник этой службы трудовые, делает записи об их передвижении в учетной книге.

Любые действия сотрудников, правильные и ошибочные, накладывают ответственность на руководителя компании или ИП.

Кадровик обязан отчитываться перед директором фирмы или ответственным бухгалтером о:

наличии оформленных книжек, их поступлении и убытии;
количестве новых неиспользованных бланков;
суммах, потраченных на образцы;
авансовых отчетах с приложенными кассовыми чеками, подтверждающими затраты;
правильной регистрации каждой книжки, грамотном ведении журнала.

Главами предприятий самостоятельно ведётся расчет эффективного кадрового распределения, занятость сотрудников. У законодателей есть ограничения по ведению журналов для бумаг строгой отчетности, в каждой организации вводятся свои дополнительные условия, которым ответственные сотрудники следуют.

Правила заполнения с фиксацией данных

На основании первичных документов служащий с полномочиями выполняет операции в книге регистрации по трудовым книжкам:

поступление нового бланка фиксируется накладной, товарным чеком, любым расходным документом;
выбытие из баланса предприятия трудовой подтверждается заявлением об увольнении работника, актом на порчу документа;
оформленные бумаги другими организациями поступают на основании приказов об утверждении сотрудника на должности и передачи на хранение в отдел кадров или подразделение, ответственное за подобные действия.

Журнал оформляют с указанием:

номеров и серий трудовых;
даты поступления документа и выбытия из учетной книги;
имен лиц, которым выписан новый документ, или владельцев уже заполненных бланков.

Утверждены нововведения для предприятий, обязывающих ведение журналов на двух носителях электронном и бумажном.

Четко обозначено предназначение каждой графы на страницах книги:

в 1 ставят номера сданных сотрудниками трудовых;
с 2 по 4 записывают даты поступления на работу гражданина и принятия на оформление трудовой;
5 нужна для заполнения ФИО работника;
в 6 строчке фиксируют серию, номер документа;
7 ячейка предназначена для специальности и профессии служащего;
в 8 отделении указывают наименование учреждения, там выполняют оформление;
9 требуется для записей приказов, они являются основанием для выполнения обязанностей сотрудником на рабочем месте;
в 10 разделе ставит подпись кадровик, который принял на хранение документ;
11 служит для денежных поступлений относительно новых трудовых книжек или вкладышей, если этого не было ставят прочерк;
12 и 13 графы предназначены для уволенных из компании рабочих (в одной пишут дату выдачи документа, в другой сотрудник ставит подпись о его получении).

Когда уволенный не приходит за получением трудовой книжки, его уведомляют о подобной необходимости, последние разделы в регистрационном журнале используют, чтобы зафиксировать существование подобных сообщений.

[docs]

Опломбирование, шнуровка, порядок исправлений

Журнал предполагает ведение записей, которые не могут быть уничтожены, листы вырваны. Для этого их опечатывают сургучным веществом. Регистрационный журнал используется долго, поэтому нужно предусмотреть заранее его устойчивость к порче. Обложку производят твердую и плотную, каждая страница подвергается прошивкой нитками.

Их нумеруют, проводят шнуровку, концы ниток крепят внутри обложки, на которые приклеивают лист бумаги. Требуется правильно оформить лицевую часть журнала, для этого приклеивают этикетку, пишут наименование компании и предназначение данной книги.

На видном месте указывают начало оформления, после заключительного учета ставят дату закрытия с подписью ответственного за учет сотрудника. Запись в журнале выполняют ручкой с синими или фиолетовыми чернилами.

Пломбу устанавливают номерную или индикаторную с устройством для однократного применения. Она укажет на законную доступность к книге. Нумерацию опломбирования записывают в титуле, без этого обозначения действительность документа окажется сомнительной при проверке контролирующим органом.

Следует предусмотреть правильность внесения записей. Не допускается просто без пояснений зачеркивать или исправлять ошибки, затемнять неправильную информацию жидкостью для корректировки.

Нужно сделать дополнительную графу, которая будет предназначена для сведений о непредвиденных ситуациях. Неточности, ошибочные данные перечеркивают с объяснением и подписью ответственного лица, этим удостоверяют, что исправлениям нужно верить.

Книгу по учету передвижения трудовых должен утвердить глава фирмы с простановкой постраничного количества и датой её открытия. Данные содержатся на отдельном листе, крепко зафиксированном клеем к внутренней обложке.

Подобные учетные журналы заполняются до полного окончания, которое утверждают датой завершения, после чего документ передаётся в архивное помещение на хранение в течение 75 лет.

Из всего следует:

бланки готовят типографским способом, их закупают или заказывают;
самодельный экземпляр, распечатанный на принтере, оформляется твердым переплетом для большей устойчивости от порчи;
необходимо соответствие по внешнему виду с форматом А4 и титульным листом, на котором располагается наименование предприятия;
каждый лист представляет определенную правилами форму с разлиновкой на 14 основных пунктов, с нумерацией страниц и порядковыми номерами учтенных предметов;
все страницы книги прошивают, концы нитей связывают в узел, проводят пломбирование специальным веществом с простановкой печати;
приклеивают специальный лист для указания на нем количества страниц в цифровом и прописном виде, датой открытия книги с полным именем директора компании, заверяет документ ответственный представитель за его ведение.

Как организовать хранение и учет трудовых книжек? Ответ на вопрос – на видео.

Ответственность за невыполнение требований

Если имеются бланки строгой отчетности, значит, закон разработал последствия за неисполнение положений. Возможно, руководитель организации посчитал, что необязательно вести учет трудовых книжек, их выдачу или списание.

Первая проверка со стороны контролирующего органа обнаружит несоответствие с нормами ведения подобной документации, накажет штрафными санкциями, повторная – ужесточит предписания.

Отсутствие журнала, учитывающего документацию с записями занятости человека на производстве, приравнено к проступкам по отношению к трудовому законодательству.

Особенности реестра

Важность учетной книги, предоставляющей полный перечень трудящихся, прошедших через компанию за все время её существования, заключена в системной регистрации строгих отчетных бланков.

Законодатели определили в обязательном порядке вести подобный реестр, и, если вновь принятый на работу начальник кадров обнаружит отсутствие ведения, он обязан исправить подобное нарушение.

С первого дня исполнения обязанностей он становится ответственным за все действия, описанные в должностной инструкции, так как с этого времени происходит начисление заработной платы за исполнение всех трудовых процессов.

Вначале нужно составить сообщение руководству в виде докладной записки с описанием конкретной ситуации. Только подробным изложением сути с последующим восстановлением информации, обозначением всех обнаруженных фактов можно избежать в дальнейшем штрафных санкций, потому что незнание закона со стороны виновников не приведёт к избавлению от наказаний за его нарушение.

Выдача на руки

Кадровики уступают просьбам трудящихся, если им нужна трудовая книжка по различным причинам. Для этого требуется обратиться в отдел с заявлением, обозначить в ходатайстве подробности. В свою очередь, сотрудник зафиксирует временную выдачу документа в 12 пункте, возвращение его тоже будет отмечено новой записью о продолжающемся хранении трудовой.

Иногда работнику необходима выписка из учетного журнала. По статье 62 Трудового кодекса РФ он имеет право, на основании письменного заявления, получать документацию, информирующую о собственных обязанностях на производстве.

Регистрационные действия по трудовым книжкам служат документооборотом внутри организации. Если работодатель посчитает нужным, он выдаст необходимую справку. Обычно её запрашивают судебные инстанции.

Учет и ведение книг не требуют особых знаний от служащих, на которых возложен подробный труд. Достаточно скрупулёзно соблюдать несложные правила делопроизводства по регистрации документов в журнале.

Дополнительная информация представлена на видео.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Образец журнала учета трудовых книжек