Содержание статьи
Любая организация, которая ведёт активную деятельность, обязана вести делопроизводство в соответствии с существующими правилами.
Что это такое
При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:
- Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
- Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.
На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:
- относящиеся к основной деятельности;
- личный состав предприятия.
В нём указаны следующие категории хранения:
- Основная часть деятельности фирмы.
- Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
- Хозяйственные и административные вопросы.
Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.
Указанная классификация используется в качестве основы при работе.
Сроки ознакомления и хранения
Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.
По личному составу
Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести.
Предусмотрено следующие 2 варианта:
- те, которые можно хранить не более 5 лет;
- со сроком хранения, равным 75 лет.
Первая группа включает в себя:
- распоряжения об отпусках;
- о краткосрочных командировках на территории России;
- по предоставлению учебных отпусков;
- относящиеся к дежурствам;
- распоряжения о наложении взысканий.
Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.
Вот несколько примеров таких бумаг:
- о приёме на работу, переводе или увольнении;
- связанные с различными поощрениями сотрудников;
- распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
- о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
- бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
- относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
- Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.
Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.
Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет – «о».
Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.
По основной деятельности
Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности. Приказы, не входящие в указанные разделы считаются относящимися к основной деятельности.
Вот некоторые типичные темы:
- Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
- Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
- Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
- Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
- Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
- Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
- При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
- Относящиеся к материально-техническому снабжению.
- Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
- Некоторые другие вопросы.
Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.
Административно-хозяйственным вопросам
Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.
Выделено 4 группы таких документов:
- Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
- Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
- Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
- Вопросы охраны на данном предприятии.
Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.
Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.
Журналов регистрации
Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:
- Номер по порядку.
- Дата регистрируемого приказа.
- Содержание документа кратко или его заголовок.
- Количество листов и приложений.
- Указание ответственного лица.
- Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.
Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.
Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.
Классификация приказов
В каждом из рассмотренных разделов хранятся приказы, которые относятся к определённым сферам управления предприятием или организацией. Перечни конкретных тем подробно рассмотрены выше в соответствующих разделах.
Нормативная регламентация
Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.
Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.30Общие вопросыКак правильно подать в архив запрос о подтверждении трудового стажа и зарплаты
- 2018.07.26Трудовая дисциплинаГарантии и способы защиты чести, достоинства и деловой репутации
- 2018.07.26Общие вопросыИсточник повышенной опасности: правовые основы и определение понятия
- 2018.07.13Договорные отношенияОбразец договора поручительства по Гражданскому кодексу РФ