Среднесписочная численность работников: как рассчитать в 2021 году, формула и онлайн-калькулятор

Содержание статьи

Определение и необходимость
Нормативные акты
Что включается и не включается в состав
Где и когда используются данные
Как рассчитать средний показатель за месяц
Исчисление за отчетный период
Учет неполного рабочего времени
Для ФСС с примерами и формулами
Популярные сервисы
Особенность в отчетности вновь созданных организаций
На что обратить особое внимание

Среди обязательных отчетных документов отчет о среднесписочной численности работников организаций или индивидуальных предпринимателей является одним из основных.

Статьей 80 Налогового кодекса РФ утверждены сроки сдачи, они ограничены. До 20 числа первого месяца нового года должна поступить отчетная документация по форме КНД 1110018, утвержденной ФНС. Эти показатели используются для предоставления налоговых льгот тем предприятиям, где трудоустроены инвалиды.

Расчетные материалы вносятся также в статистическую форму 4-ФСС. Форма РСВ-1 подается для государственной службы статистики.

Определение и необходимость

Термин «Среднесписочная численность работников» — это экономическое определение. Находится такая величина (по упрощенной схеме) довольно просто – посредством действия деления.

Берется сумма по списку численности работников предприятия и делится на количество дней по календарю (за определенный период).

Такая процедура определения показателя средней численности нужна для:

налоговых мероприятий (регулируется ст. 346.12 НК РФ);
статистической отчетности по форме П-4;
квартальных отчетов о показателях действий малых предприятий.

На основании отчетных данных рассчитывается размер налоговых удержаний, ведется статистический учет на местном и государственном уровне.

Узнать списочный состав сотрудников помогает проверенная практикой методика ведения учетного табеля, в котором нужно отмечать фамилии людей, явившихся на работу. На этом фоне выявляются прогульщики, рабочие, отсутствующие по разным причинам. Имеются многофункциональные варианты учета, в том числе и турникеты.

В табелях заполняются уточняющие обстоятельства:

когда человек работал, в какое время суток;
какой продолжительности была работа.

Причины отсутствия:

командировки;
отпуска;
по болезни;
по неизвестным причинам.

Основываясь на материалах табеля, просто посчитать средний показатель численности работников на протяжении месяца.

С 21 ноября 2017 года государственная статистическая отчетность будет вестись по новой форме 1-МП, называется документ «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности малой организации».

Нормативные акты

Государственные органы имеют полномочия издавать правовую информацию с целью регулирования отношений в обществе. Центральной частью является нормативная информация, то есть комплекс нормативных правовых актов (НПА).

Нормативный акт представляет собой официальный документ, изданный в письменном виде органом, образующим права в рамках данных ему полномочий. НПА нацелены на констатирование, изменение и упразднение норм права.

Нормативный акт может быть действующим на постоянной основе, а также быть предусмотрен на определенный срок, с указанием точной даты. Правовые нормы имеют особенности:

постоянность использования в силу наступления обстоятельств, которые данная норма регулирует;
без рассмотрения персоналий, а действие распространяется на общность людей, объединенных по роду занятий, по полу, проживанию на конкретной территории и т.п.

К числу НПА относится документ под названием «Указания» (в 2017 г. – это новые Указания) по Приказу Росстата №498 от 26 октября 2015 года. Пункты 78-83 этого нормативного акта излагают основы исчисления среднесуточной численности работников.

Что включается и не включается в состав

Учетная деятельность регулируется нормативным документом: «Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях» (утверждена Госкомстатом СССР 17.09.1987 № 17-10-0370) (ред.от 20.04.1993).

В состав списков включаются:

владельцы компаний, получающие здесь заработную плату;
граждане, проработавшие на предприятии с официальным трудоустройством более одного дня;
все сотрудники, прибывшие на работу;
работники, командированные по производственным целям;
лица, получившие в медучреждении больничные листки;
сотрудники, выполняющие поручения от работодателя;
граждане, работающие менее 15 часов в неделю (в эту группу не включены работники, имеющие право на ненормированный день (до 18-тилетия, труд на вредных производствах, с малолетними детьми));
люди, работающие по испытательному сроку;
надомники, устроенные по трудовому договору;
учащиеся ПТУ на балансе организации;
лица, временно привлеченные на сезонный труд;
лица, командированные по производственной необходимости на иные объекты;
отбывшие на учебу, повышение квалификации, стажировку;
люди, работающие по нарядам, вахтовым методом;
учащиеся на производственной практике;
студенты, занятые в строительных отрядах;
отдыхающие в оплачиваемых отпусках, получившие выходной день или отгул;
женщины в декретном отпуске или присматривающие за малолетними детьми;
работники, оформленные временно взамен отсутствующих кадров;
пенсионеры работающие;
работники Крайнего Севера, находящиеся в отпуске перед увольнением;
больные, попавшие на лечение в наркологические и психиатрические лечебницы;
принятые на работу на особых условиях престарелые жильцы домов-интернатов;
инвалиды военных действий;
специалисты других государств, работающие по приглашению;
отсутствующие работники, под следствием.

В списки для учета не вносятся:

временные работники, не зачисленные в штат предприятия;
лица, работающие по совместительству;
работники, направленные на учебу и получающие стипендию;
школьники, проходящие практику по профессиональной ориентации;
специалисты после учебного заведения, получившие пособие за отпуск;
покинувшие рабочие места до наступления срока увольнения по собственному желанию.

Особенности учета сотрудников при расчете ССЧ описаны на видео.

Где и когда используются данные

Подобные материалы представляют собой ценные показатели.

Средняя величина по списочному составу сотрудников необходима, чтобы решить жизненно важные вопросы, связанные с нормами НК РФ:

по предоставлению льгот;
по расчету части дохода отделения и участников этого экономического объединения;
для применения специального режима в налоговой системе (упрощенного налога).

Поэтому ежегодные отчеты в Налоговую инспекцию, расчеты поквартально в ФСС, ПФР и статистическая отчетность в обязательном порядке содержат пункты со среднесписочными показателями.

Если организации, компании или частные предприниматели в течение года использовали труд наемных кадров, то по истечении этого периода они обязаны отчитаться перед налоговой инспекцией согласно п. 3 ст. 80 НК РФ.

Установленное законодательством отчетное время заканчивается 20 января нынешнего года.

В Российское статистическое управление отчеты нужно сдать до апреля текущего года. Нарушения отчетности наказываются штрафами. В законодательство периодически вносят изменения, о которых информируются все заинтересованные инстанции.

Каждый работодатель или управленец должен знать правила и исключения НК РФ.

Предоставление льгот:

Освобождение от НДС для компаний, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов подп. 2 п. 3 ст. 149.
Освобождение от НДС для ГУП и МУП, в штате которых не менее половины инвалидов – подп. 2 п. 3 ст. 149.
Право IT-компаний относить на расходы стоимость ЭВМ – п. 6 ст. 259.
Право списать расходы на социальную защиту инвалидов для компаний, в штате которых не менее половины инвалидов – подп. 38 п. 1 ст. 264.

Часть прибыли подразделения и участника созданной рабочей группы:

Расчет доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет) – п.2 ст. 288.
Расчет доли прибыли, приходящейся на участника консолидированной группы (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет) – п. 6 ст. 288.

Применение специальных режимов:

Право на применение УСН организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов – подп. 2 п.2 ст. 346.
Право на применение ЕНВД организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов – подп. 2 п. 2 ст. 346.

Как рассчитать средний показатель за месяц

Чтобы найти среднее значение, необходимо найти сумму ежедневной численности и разделить на число 30 или 31 (февраль – 28 или 29) календарных дней. Получившееся частное округляется до целого значения в соответствии с правилами округления.

К примеру, в какой-то отвлеченной компании организована пятидневная рабочая неделя с нормальной сорокачасовой нагрузкой. За основу берем число ежедневно работающих людей. К примеру, получается месячная сумма 230 человек. Средняя величина по списку находится делением 230 / 31 день (или30), получается 7,66, округляется до 8.

Если организация приступила к работе с середины или в конце месяца или при сезонном бизнесе, то расчет ведется по следующей схеме.

Среднесписочные данные находятся аналогично:

суммируется количество работников за все отработанные дни;
производится деление полученного итога на число дней в этом месяце.

Расчет производится по определенной формуле:

Среднесписочная численность сотрудников за 2020 год = Показатели ССЧ сотрудников за каждый месяц 2020 года / Количество месяце в 2020 году

Исчисление за отчетный период

При работе в полноценном рабочем режиме расчет выполняется таким образом:

исходным материалом являются среднесписочные данные за месяц;
опираясь на них, находится значение за требуемый промежуток времени, за любой квартал или предыдущий год.

По форме 4-ФСС служба статистики требует указания среднесписочного значения на дату отчета. Это означает, что вводятся показатели за период от начала года, включая отчетный срок. К примеру, в отчете на 31 августа нужно указывать данные за время с 1 января по 31 августа. И так необходимо делать за любой отчетный период:

суммировать средние данные по спискам помесячно за отчетное время;
полученное итоговое значение разделить на число месяцев этого промежутка.

В годовом отчете делится на 12, в квартальном – на 3. Результат всегда нужно округлять.

Учет неполного рабочего времени

Таким режимом является распорядок работы, когда установленная норма рабочего времени для определенного участка снижена по разным причинам. Случается, что работодатель или компания по определенным причинам прекращают деятельность, не доработав до конца года, не отработав отчетный срок.

Расчетный алгоритм сохраняется по-прежнему: сложить и разделить.

Например, в одной организации сотрудник работает по 4 часа в смену, а второй – по 3 часа. За 20 дней они вдвоем отработали 140 часов. При 40-часовом режиме у них получается

140 / 8 = 17,5, округлив, получаем 18 человеко-дней

Теперь нужно это число разделить на 20, чтобы узнать средний показатель:

18/ 20 = 0,9, округляем до 1

Для ФСС с примерами и формулами

Например, зарегистрированная в июле 2016 года компания функционирует по принципу 40-часовой календарной недели. Средний контингент в июле равен 7, в августе – 9, в сентябре – 11, октябре – 11, ноябре -9 и в декабре – 9.

Средние показатели за 2016 год составили 56 (7 + 9 + 11 + 11 + 9 + 9). Это число делится на 12 (годовой), округленное значение – 5.

Приведем пример отчетности ИП, ведущего бизнес, связанный с сезонными изменениями в природе. Взяли для рассмотрения период 5 месяцев с 1 июня до конца октября (31 число).

В это время ежедневно трудились 6 человек с полной занятостью. В другое время года наемников не было. Необходимо найти число рабочих в среднем на этом предприятии за 9 месяцев. Для этого выполняются действия сложения и деления:

30 (6 + 6 + 6 + 6 + 6) / 9 = 3,3, округленно – 3

При неполной занятости средняя величина рассчитывается несколько иначе. Работников, которых перевели по договору на этот режим работы или трудоустроенных на особых условиях, нужно просчитать обособленно.

Для инвалидов, лиц, не достигших совершеннолетия, которые трудятся по сокращенному рабочему времени на законном основании, учет ведется на общих основаниях. Также на общих основаниях учитываются специалисты, переведенные на неполный рабочий день работодателем.

Относительно обособленного учета существует такой алгоритм расчета. Для определения месячного показателя берется количество фактически отработанного времени, из отработанных всем коллективом неполностью занятых сотрудников в конкретном месяце. В день отсутствия человека по уважительным причинам засчитывается сумма времени за предыдущий рабочий день.

В 2017 году введена новая форма отчетности в ФСС, добавлены 2 строчки.

Особенность в отчетности вновь созданных организаций

Организации и компании, прошедшие процедуры реорганизации, должны представлять в контролирующие органы отчеты о среднесписочной численности работников. Это требование действует со дня регистрации организации.

По срокам предоставления отчетности для реорганизованных и вновь созданных организаций исключений не существует – до 20 числа следующего месяца после регистрации.

Отчеты о среднесписочном количестве необходимо подавать по месту функционирования главного офиса. В документе указывается общая информация обо всех работниках, в том числе и сотрудниках филиалов, если таковые имеются. Отдельно отчитываться по филиалам не нужно

На что обратить особое внимание

Каждый день ведется учет числа сотрудников по спискам. Эти показатели должны согласовываться с данными в учетном табеле, сверяться с приказами по предприятию о приеме, увольнении, отпусках, перемещениях по службе. Такая информация фиксируется в учетных кадровых картах, платежных документах.

К расчету среднесписочных данных подключены современные технологические устройства. Технологии самостоятельно справляются с операцией подсчета и занесения статданных в отчетные дела.

Эта важная информация требуется для подсчета размеров налоговых взносов и для статистических учреждений.

Дополнительные подробности по расчету представлены ниже.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Расчет среднесписочной численности работников на 2020 год