Порядок заполнения личной карточки работника по унифицированной форме №Т-2 в 2020 году

Под личной карточкой работника, составляемой по форме №Т-2, принято понимать унифицированную форму первичного учета данных о персонале организации.

В состав документа входит 11 разделов. Некоторые из них заполняются в процессе трудоустройства (1, 2, 3, 9), а остальные вносятся в ходе исполнения трудовых обязанностей.

В статье будет рассмотрена структура этого документа, нормативная база по его оформлению, а также пример заполнения.

Что содержит личная карточка Т-2

Личная карточка работника нужна для того, чтобы ознакомиться с записями, внесенными в трудовую книжку, а также учесть военнообязанных лиц. На сегодняшний день большинство процессов, происходящих в компании, автоматизированы. Это говорит о том, что многие работодатели не понимают смысла личной карточки сотрудника и ее функций, задач.

На самом деле, это важный документ, который должен храниться на предприятии на постоянной основе и плюс в течение 75 лет после увольнения работника.

За все время существования личной карточки сотрудник расписывается в ней трижды, как минимум – при трудоустройстве, ознакомлении с записью, связанной с приемом на службу, увольнении.

В процессе перевода на другие должности работодатель вносит в документ соответствующие изменения, и работник под ними подписывается. «Шапка» включает общие сведения о специалисте и выглядит следующим образом:

Над таблицей, в самом начале документа, проставляется название документа и ссылка на законодательную базу. Так и пишется «Унифицированная форма №Т-2», а затем «Утверждена …». Далее следует название предприятия, форма по ОКУД, ОКПО.

Следующий пункт – «Общие сведения». Он составлен в табличной и текстовой форме. Сначала данные прописываются обычными буквами.

1. ФИО.
2. Дата и место рождения.
3. Гражданство.
4. Владение иностранным языком.
5. Образование.

Пункт «Образование» также включает таблицу, которая выглядит следующим образом:

Если образований несколько, данные о них вносятся в таблицу в следующие графы (строки). Далее заполняется информация о профессии (основной и дополнительной), наряду с этим указываются коды по ОКПДТР.

Следующая часть – рабочий стаж. Он включает суммарный, непрерывный стаж, а также стаж, позволяющий получать надбавку за выслугу лет. Особого внимания в документе заслуживает состав семьи, который также составляется в табличной форме.

До таблицы необходимо указать семейное положение. Следующим шагом идет заполнение паспортных и контактных данных в текстовом формате. Необходимо указать серию, номер паспорта, дату выдачи и орган, который выдал удостоверение личности. Что касается адресов, надо указать место прописки и жительства.

В пункте 3 прописываются сведения о воинском учете. В них указывается категория запаса, полученное звание, профиль, обозначение войск, категория пригодности, название комиссариата. Пункт 4 содержит данные о приеме на работу и переводы на иные места службы. Он составляется в форме таблицы.

Пункты 5 и 6 соответственно посвящены аттестации и повышению квалификационного уровня. В пункте 7 речь идет об отпусках, представленных в таблице (это последняя таблица во всем документе).

Все остальные сведения вносятся в текстовой форме. Порядок заполнения документа будет изучен далее.

Нормативно-правовая база

В качестве основного закона, регламентирующего вопрос, связанный с оформлением и хранением личной карточки сотрудника, выступает Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении …». В нем сказано, что заполнение карт производится силами кадрового специалиста в отношении лиц, которые приняты на работу на базе приказа или удостоверения личности, трудовой книжки, страхового свидетельства, документации воинского учета.

Бланк и образец формы

Личная карточка работника представляет базу, необходимую для формирования картотеки всех специалистов учреждения. Ее хранение осуществляется по алфавиту. Если на предприятии работает много специалистов, документы могут быть структурированы по конкретным подразделениям. Строгих законодательных требований к заполнению документации не имеется. Главное, чтобы на каждого работника был заведен документ по форме №Т-2.

[docs]

В составе бумаги – 4 страницы, на которых информация представлена в 11 тематических блоках. Заполнением документа занимается кадровый специалист или руководитель учреждения.

Нюансы заполнения

Форма представляет относительно крупный документ, поэтому порядок заполнения стоит рассматривать для каждого подраздела отдельно.

«Шапка»

В нее включены кодовые значения ОКУД, ОКПО. В первом случае речь ведется о самой карте, во втором – об учреждении. Указание даты в таблице происходит по общепринятому формату «ДД.ММ.ГГГГ».

Под табельным номером принято понимать порядковый номер специалиста. Указывать ИНН необязательно, а номер СНИЛС нужен (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Поле «Алфавит» предназначено для указания первой буквы, взятой из фамилии специалиста. Характер работы указан на базе приказа, составленного работодателем.

«Общие сведения»

Данный раздел включает преимущественно паспортные данные сотрудника. Информация должна быть написана разборчиво без сокращений. Дата рождения сотрудника указывается полностью. Поле «Код» включает в себя ее дублирование в форме «ДД.ММ.ГГГГ».

Запись, посвященная месту рождения, не может превышать 100 символов. Допустимо использование географических сокращений, однако некоторые слова можно писать только целиком.

В случае наличия двойного гражданства необходимо указать название страны, в качестве гражданина которой выступает специалист. Наименование учреждения образования может быть указано сокращенным.

Расчет стажа производится с применением принципов п. 61 Инструкции, утвержденной в рамках Постановления Правления ПФ РФ №192п. Что касается семейного состава, ФИО членов семьи указываются полностью, т. е. сокращения не используются.

Если адрес прописки и фактического проживания одинаков, дублировать его в следующий пункт не нужно. Наибольшую сложность в заполнении представляет пункт «Кодировки». Во избежание ошибок стоит понимать, что «ОКАТО» – кодовое обозначение населенного пункта, а «ОКИН» – гражданства сотрудника. Что касается «ОКСО», это код специальности, в то время как «ОКПДТР» – дополнительная форма этого кода.

«Сведения о воинском учете»

Основаниями для заполнения этого пункта являются документы военного учета. Никаких трудностей в процессе заполнения возникать не должно, но стоит учесть несколько аспектов:

• если новый работник является офицером запаса, первый пункт не заполняется;
• пункт 3 подразумевает внесение сведений без ограничений;
• пункт 7 может меняться, поэтому данные в него вносятся карандашом;
• раздел 2 должен тщательно проверяться и подписываться кадровым служащим.

«Прием на работу»

От того, насколько рационально будет заполнен этот раздел, зависит рабочий стаж специалиста. Поэтому допущения ошибок в данном случае нужно избегать. В качестве базовой бумаги для заполнения формы выступает приказ, изданный руководителем. Все сведения, отображенные в этом разделе, должны быть дублированы в трудовой книжке.

«Аттестация»

Основной пункт, который стоит учитывать в рамках данного раздела – «комиссионное решение». Графа должна содержать официальную формулировку, которая выглядит так: «соответствует занимаемой должности» или «не соответствует …».

Дата, в которую организуется мероприятие и составляется протокол, указывается в классическом формате. В процессе заполнения документа нужно опираться на бумагу, выданную в ходе прохождения аттестации.

«Повышение квалификации»

Заполнение формы происходит на основании документов, представленных новым сотрудником. Можно также задействовать информацию, полученную из отдела кадровой подготовки. Никаких сложностей в заполнении не имеется. Даты указываются в классическом формате, все разделы должны быть заполнены в обязательном порядке.

«Награды»

В этот пункт составитель личной карточки должен внести информацию обо всех видах поощрений, полученных сотрудником за все время рабочей деятельности. Регламентом в этом направлении является ст. 191 ТК РФ, а также локальные нормативные акты организации. Можно сокращать, если сокращения не чреваты потерей смысла описания.

«Отпуск»

В этот раздел вносятся сведения обо всех отпусках, которые были предоставлены специалисту:

• ежегодный очередной отпуск;
• без содержания;
• в связи с уходом за ребенком.

Немаловажную роль играет указание типа отпуска, его временных периодов, длительности, основания для предъявления. Если использование происходило по частям, расчет рабочего года все равно осуществляется полностью.

«Социальные льготы»

В этот раздел включается вся информация, связанная с предоставленными сотруднику льготами по закону.

«Дополнительно»

Если какие-либо дополнения отсутствуют, раздел может остаться незаполненным. Обычно в него вносится информация, связанная с посещением работником обучающих курсов, наличием группы инвалидности и т. д.

«Прекращение трудового договора»

Подписать этот раздел должен не только сам сотрудник, но и кадровый специалист. В качестве даты увольнения выступает день последнего фактического выполнения работы.

Дополнительная информация по заполнению подробно представлена ниже на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются