Документы для заключения договора: список для ООО и ИП

Документы для заключения договора:

• учредительные (для юридических лиц);
• регистрационные (свидетельство о госрегистрации либо лист записи из ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
• подтверждающие полномочия лица, которое подписывает контракт;
• лицензия (при осуществлении деятельности, которая подлежит лицензированию);
• правоустанавливающие (при сделках с имуществом, продаже товаров);
• подтверждающие применение специального налогового режима.

Учредительные и регистрационные данные ООО

Любой контрагент вправе запросить документы от ООО для заключения договора в рамках предполагаемого сотрудничества. Проверка статуса делового партнера, информации о его деятельности является предусмотрительным и добросовестным поведением, которое позволяет минимизировать неблагоприятные последствия в дальнейшем.

Перечень формируется в зависимости от предмета сделки, при подготовке документов для заключения договоров в него обязательно включаются:

• устав и/или учредительный договор;
• свидетельство о государственной регистрации; с 2017 года свидетельства ИФНС не выдаются, вместо них предоставляются листы записи из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на учет;
• подтверждение полномочий лица, которое подписывает соглашение.

Это необходимый минимум, но могут потребоваться иные бумаги, например, что нужно, чтобы заключить договор о покупке юридическому лицу, — дополнительно представить доказательства подтверждения прав на имущество.

Что предоставляет налоговая

Обязательной бумагой, которую следует получить в ИФНС самостоятельно, является выписка из ЕГРЮЛ. Любое лицо вправе бесплатно получить ее в электронном виде в режиме онлайн на сайте ФНС либо заказать в бумажном виде, уплатив госпошлину. По выписке контрагент сможет сверить представленные копии документов от ООО для договора поставки, как и для иной сделки, с основными реквизитами организации, данными о руководителе, информацией об изменениях, внесенных в устав.

Кроме этого, из налоговой службы у организации присутствуют свидетельства о госрегистрации и постановке на учет. С 01.01.2017 выдаются листы записи из ЕГРЮЛ.

Нельзя сказать, что есть требования налоговой по документам для заключения договора, но если речь идет о специальных налоговых режимах, например возник вопрос об уплате НДС, то предусмотрительно запросить у контрагента письмо с информацией о применяемой им системе налогообложения.

Подтверждение полномочий и доверенности

Контракт вправе подписывать уполномоченное на это лицо:

1. Если им является руководитель, то следует приложить решение или протокол о его назначении. Информацию о руководителе сверьте с данными ЕГРЮЛ.
2. Если им является представитель, то прикладывают доверенность. При проверке доверенности обращайте внимание на срок ее действия, наличие даты, требуемых полномочий и подписи доверителя (печати организации при наличии).

При поставке товаров список предоставляемых документов для заключения договора на поставку с другой компанией выглядит следующим образом:

• устав или учредительный договор (в зависимости от вида организации) в последней актуальной редакции;
• свидетельство о госрегистрации или лист записи из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на учет;
• решение (протокол) о назначении руководителя или доверенность на представителя;
• бумаги, которые подтверждают право собственности на поставляемый товар;
• письмо о применяемой системе налогообложения при работе с НДС.

Лицензии и разрешения

По действующему законодательству некоторые виды деятельности осуществляются только при наличии специального разрешения — лицензии. В таком случае при заключении соглашений дополнительно представляют ее заверенную копию.

Что просить при заключении сделки с ИП

Ряд бумаг, которые предусмотрены для юридических лиц, не требуются в отношении индивидуальных предпринимателей. Один из примеров: список учредительных документов при заключении договора с ИП с НДС — такого списка нет, так как у ИП нет учредительных документов, он действует на основании паспорта и свидетельства о регистрации в качестве ИП.

Представленную информацию контрагент сможет сверить с данными ЕГРИП. Порядок и способы получения выписки из ЕГРИП аналогичны для выписки в отношении организаций.

В общем виде перечень документов, необходимый для заключения договора с ИП, выглядит так:

• свидетельство ОГРНИП или лист записи из ЕГРИП;
• документ, удостоверяющий личность физического лица;
• доверенность, если предприниматель действует через представителя.

Вот какие документы нужны ИП для заключения договора — те же самые, что и для юридических лиц, которые подтверждают:

• права на отчуждаемое имущество, товар;
• применяемый налоговый режим;
• право заниматься определенной деятельностью.